选择公文会签单位简易参考表.docVIP

選擇公文會簽單位簡易參考表 會簽單位適用範圍會簽順序院/系院務/系務活動/會議陳報/教師身分創簽最優先技合處產學案、國際交流、各類研討會暨計畫案、校外實習、技能檢定、校友事宜、實驗室權責管理、審核專業耗材、專業維修、圖儀預算、學生實習費等人事室差假、聘用、考核獎懲、福利、進修、研習、研究等相關業務學務處涉及學生事務(與學生直接或間接關係)教務處有關註冊、學籍、課務安排、出版事宜進修部進修部學生相關事宜電算中心審核電腦耗材、電腦維修、網路資源、軟體購置評估推廣教育中心推廣教育、回流教育軍訓室愛滋病、春輝教育、校安中心（緊急應變）圖書館圖書期刊、資料庫總務處請購、場地租借、財管、驗收、營繕、用印、開立領據/支票、安全衛生督導相關事宜會計室涉及金錢部分(含預算申請、變更、流用、費用、核銷等)最後會簽 會簽原則：以直接關係為優先會簽、依序傳會相關單位後，方送會計室簽註，最後呈校長裁示。 案情分析：（務必檢附相關證明文件或相關會議議決資料，以供判決） 一、核銷出席國際會議費用案－會簽順序：計畫人/系主任/院長/技合處/人事室/會計室。 二、計畫案費用變更（流用/展延）申請-會簽順序：計畫人/系主任/院長/技合處/會計室。 三、計畫案核銷/結案-會簽順序：計畫人/系主任/院長/技合處/總務處（出納組）/會計室。 四、出席國際會議案－會簽順序：計畫人/系主任/院長/技合處/人事室/教務處/會計室。 五、計畫人事案－會簽順序：計畫人/系主任/院長/技合處/人事室/總務處（出納組）/會計室。 六、計畫案簽約－會簽順序：計畫人/系主任/院長/技合處/人事室/總務處（出納組）/會計室。 七、系/院預算（費用）變更（流用）申請-會簽順序：系主任/院長/技合處/會計室。 八、研習案－會簽順序：申請人/系主任/院長/教務處/人事室/會計室。 九、 超連結各單位申請作業流程（ISO作業流程） 電子公文流程 一、排外對象：密件、需檢具單據核銷案與涉及需簽章用印案等，均不上線。 二、電子公文簽創（簽註）人員之角色/責任 身分別 扮演角色 創簽人（教師身分） 簽創稿 系助理 初驗會簽流程正確性/附件齊備與否/表單使用正確否/轉陳單位主管 單位主管 覆核程序/加註意見 院秘書 檢核院務程序/轉陳院長 院長 簽註意見 會簽相關單位 依職責簽表意見 校長裁示 判核 三、電子公文使用者注意事項 1.依 HYPERLINK .tw/gaoffice/使用者操作範本流程 操作範本流程填寫，HYPERLINK .tw/HWSOD/pdf/number.pdf注意公文橫式書寫數字使用原則。 2.注意紅色警示欄位一定要填寫。 3.要確實選定下站主辦人（如確認後呈現黑體字）。 4.檢查檢附附件是否齊備；HYPERLINK .tw/HWSOD/08.htm減少公文橫式書寫常見問題。 5. HYPERLINK .tw/doc/fexplore930629.doc 公文結構說明如下： 【主旨】為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 【說明】當案情必須???事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。 【擬辦】向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時。 四、電子公文主管注意事項 1.保持AIP登入處於行事曆狀態。 2.簽辦公文時，需確認左上角登入身分別。 3.依 HYPERLINK .tw/gaoffice/主管操作範本流程 操作範本流程填寫， HYPERLINK .tw/HWSOD/pdf/number.pdf 注意公文橫式書寫數字使用原則。 4.擬辦意見必須填寫（可加入成為常用意見選項）。 5.如有遺漏會簽單位或因案情需要可隨時增加會辦單位。 6.會辦時，如發現檢附資料不足以判核時，請退回原簽人修正再議。 7.受會者發現前會辦者之會簽意見明顯牴觸或礙難執行時，應詳實簽註原委，呈請校長裁奪。 8.最後一位會辦主管，如會簽核完畢，應按『送校長結案』選項。 五、電子公文結案（核准）後應注意事項 1.創簽人應追蹤相關單位執行情形。 2.會辦單位獲知結案訊息（系統自動回傳結案訊息，mail確認函給所有會簽人）應主動承辦，隨時與創簽人保持聯絡，並將完成結果回覆予創簽人。