公文管理制度精讲.docVIP

文件编号：QDMJ-ZJB-016 青岛名嘉集团有限公司 版本：A版  PAGE - 10 - 公文管理制度 1. 目的 为规范公文管理，统一行文处理办法，使公司经营管理类文件、资料处理工作规范化、制度化、科学化，提高工作效率和工作质量，确保公司内部沟通顺畅及时，特制定本办法。 2. 适用范围 2.1 本制度适用于名嘉集团各职能中心和下属各项目公司。包括：各置业公司、各商业公司、各物业公司各职能部门。 3. 职责权限 3.1 总经办负责本制度的制定、修改、解释和实施。 3.2 总经办负责指导检查各部门的公文处理工作执行情况。 3.3 总经理或董事长负责本制度的审批。 3.4 各部门负责本制度的贯彻、执行与实施。 3.5 各部门需指定专人负责公文的收发、分办、传递、用印、立卷和归档工作。 3.5.1 公文处理必须做到准确、及时、安全。 3.5.2 公文处理工作必须严格执行公司保密制度。 4. 公文的种类与应用范围 4.1 决定 适用于公司内部对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，组织变更或人事任免，撤消部门或办事处的决定事项。 4.2 决议 适用于公司内部经董事会或总经理办公会会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 4.3 通告（或公告） 适用于公司内部公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项。 4.4 通知 适用于公司内部公布规章制度、转发外来文件，要求下级单位、部门周知或共同执行的事项。 4.5 通报 适用于公司内部表彰先进、批评错误、传达重要情况。 4.6 请示 适用于公司向上级政府业务主管部门请求批示、批准、批复的事项。 4.7 批复 适用于公司内部答复申请、报告、请示的事项。批复可简化为直接在申请、报告、签呈文件上批复。 4.8 函 4.8.1 适用于公司对外与不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向政府业务主管部门请示批准等。 4.8.2 对内用于各项目公司、部门之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）。 4.9 会议纪要 适用于公司内部记载、督办、传达会议情况和议定事项。 4.10 签呈 适用于公司内部部门向公司领导提出采购申请和行政工作请示，反映情况、答复询问和对重要事项提出建议及处理办法，签呈只在公司内运转、使用，不得转出。 4.11 传真 适用于公司对外双方根据需要提供书面文件时，采用的传真行文。 4.12 工作联络单 适用于公司内部平行部门与部门之间需安排、协调和支持工作。 4.13 工作总结 适用于公司内部各部门或个人做综合性、阶段性的全面工作汇报，用总结行文。 4.14 备忘录 适用于公司对外需对方明悉并有待共同跟进、落实的事项，采用备忘录行文。 5. 公文格式及行文要求 公文主要由标题、发文编号、密级、附件、发文部门、公文字体、正文、发文日期、抄送部门、发文用纸、印章、手签名等行文要求组成。y14g1b8amp;=Nxiedong.blog.chinahrd.netD09CLquot;($M) 5.1 公文标题 公文标题应言简意赅的概括公文主题，一般应标明公文种类；标题中除法规、规定名称加书名号外，一般不使用标点符号。 5.2 发文编号 5.2.1 文件编号：文件编号以“QDMJ(或项目公司代码)-部门代码-行文类别-流水号”方式编定。 5.2.2 公司/部门名称/代码及行文类别代码依下表中规定编写。 公司/部门名称/代码及行文类别代码明细表 公司名称 公司代码公司名称公司代码青岛名嘉QDMJ乳山名嘉RSMJ临沂名嘉LYMJ聊城名嘉LCMJ菏泽名嘉HZMJ赣州名嘉GZMJ泰安名嘉TAMJ兖州名嘉YZMJ新余名嘉XYMJ部门名称 部门代码部门名称部门代码总经办ZJB工程技术管理中心GCJS财务管理中心CW营销管理中心YX采购中心CG招评标管理中心ZPB行政管理中心XZ设计院SJY人力资源中心HR造价部ZJ发展中心FZ工程施工管理中心GCSG行文类别行文代码行文类别行文代码决定JD通报TB决议JY通告TG请示QS通知TZ函H批复PF会议纪要HYJY签呈QC传真CZ备忘录BWL联络单LLD工作总结GZZJ5.2.3 流水号：以三位数码表示，如001表示第一个发文，依次编号，开始排序。 如：青