领导日程管理.docVIP

PAGE  PAGE - 5 - 领导日程管理- 【任务情景】 旁白：张玲芬将接任刘总的专职秘书，正在和前任秘书做交接工作。 张秘书：我想首先了解一下刘总的一周工作安排。 前秘书：刘总这几天日程安排得很满：上午九点半与一家银行经理会谈，下午三点公司内部开会；明天上午九点半在长城饭店与美国ABC公司的代表谈合作，明天下午两点到集团公司开会…… 张秘书：（边听边记录）好的，我了解了。 旁白：上午张秘书跟刘总见面，汇报日程安排。 刘总：我想在下周四或周五拜访一位老客户，请你打电话预约安排一下。 张秘书：好的。 旁白：下午一点刚上班，张玲芬想着和那家老客户联系时，前台值班秘书谢青来电话。 谢青：公司在华南地区的总代理张总来了，正在会客室，他想见总经理。 张秘书：好的，知道了，我会安排。 旁白：刚放下电话，美国ABC公司的代表助理打来电话。 ABC助理：由于特殊原因，我们必须于明天中午乘飞机回国，所以，希望能将谈判合作事宜改在今天下午，否则，会谈将无限期推迟。 张秘书：（查看日程表）因为下午刘总事先有安排，我们将双方会谈安排在明天上午10点钟您看合适吗？ ABC助理：好的。 旁白：张秘书调整好日程表后向上司汇报。 【任务分析】 为上司安排工作日程是秘书一项重要日常工作，为抓住大事和重点，提高工作效率，需要有计划的安排，以免在繁杂的事务中忙乱无序。 知识点：日程表类型及记录内容，制定日程表的原则、注意事项等。 技能点：日程表的制定、调整与管理，有关部门人员进行沟通与协调等。 【任务目标要求】 根据上司近期工作内容，做好日程表的调整、制作及相关工作。 做好上司日程的调整与协调工作； 预约拜访客户； 制定下周日程表； 【任务实施步骤】 1.上司日程变化及协调工作 （1）了解日程变更原因 如会议改期、拜访某客户的时间推迟，秘书应了解变动的原因和影响。 （2）做好调整方案并向上司汇报 秘书应提前拟一个调整方案，（《本周日程变更调整表》）如何调整既满足对方要求，也使己方受到的影响最小，并与有关人员沟通，看其是否与变更后的时间、地点冲突，在向上司汇报日程变更时可告诉对方自己觉得可行调整方案供其参考。 （3）获得上司同意 如果上司有什么要求或安排，应积极帮助其与有关方面联系、确认。 （4）与对方沟通确认 变更方案获准通过后，秘书要进行落实。应及时将变动结果通知对方和己方相应人员，并做好有关准备工作。 （5）在原日程表上进行标注 日程表变更后，秘书可在日程变动的地方用箭头或颜色进行标注，用于提醒自己。如果变动涉及的时间跨度较大，秘书还应在确定变动日期的前一天提醒上司。 2.预约拜访客户 （1）秘书在预约时，可以先就以往的合作表示感谢，之后，说明拜访的目的、合适的时间段、拜访的人数和拜访场所。如果是初次见面的客户，还要告诉对方自己的联络方式。 （2）秘书在说明自己的拜访目的之后，要先告诉对方，自己哪几天可以上门拜访，请对方从这段时间里选择一个时间，（不宜用“您还有其他方便的时间吗？”）这样双方在时间上不会冲突，而且让对方掌握决定权。 （3）当拜访客户预约成功时，秘书要将日期、时间、地点等内容记在下周日程表内，并向上司汇报结果。拜访前一天，秘书要提醒上司做好准备。 3.制定下周日程表 （1）区分常规性工作和突发性工作 日常性工作有些是事先有计划的相对固定的工作，如每周一的公司例会；有些是每段时间的固定会议，如半年工作总结会。突发性工作是指临时安排的事情。通常将已计划好的事情预先填入拟好的日程表中，当突发性工作出现时再进行细致灵活的处理。 （2）了解上司下周内的主要工作 将上司下周之内的主要活动记载在日程表内，这是上司一周之内具体工作安排的基本依据。秘书要有良好的记忆力，上司安排工作往往是有什么事当时就交代给秘书，要将这些安排及时记录在日程表上，这样下周主要工作一目了然。 （3）交上司审阅后确认 下周日程表一般是在周五完成，然后交上司过目，看是否有增删调整，经上司审阅后，下周日程表就确定了。秘书据此做好有关准备工作。日程表给上司本人、秘书部门负责人、（详细）综合部门负责人、有关部门、汽车司机各一份（不详细）。 某公司刘总4月第2周工作日程 日期时间内容地点参加人员备注17日 （周一）9:30~11:00经理例会第一 会议室各部门 经理下午18日 （周二）上午……14:30~18:00会见 华东地区 代理商总经理 办公室19日 （周三）9:00~11:00业务培训第2 会议室下午20日 （周四）上午……晚上宴请 刘司长国鼎酒楼公关经理、市场经理提前预定用1号和3号车21日 （周五）9:30~11:00拜访客户××公司