96年度專案企劃與管理研習班.docVIP

國立臺北商業技術學院教職員參加校外研習活動心得報告表 報告人所屬單位： 總務處 ；職稱： 專員 ；姓名： 劉碧芬 96年度專案企劃與管理研習班第6期受訓心得報告 一、專案企劃與管理的核心概念 （一）剖析「專案」（Project）內涵，掌握努力方向 『專案』係指一項臨時性且結構化的資源調度，用以完成一套有清楚目標的任務。 （二）掌握「專案管理」（Project Management）的重點 「專案管理」，就是經由『規劃、組織、控管』專案資源，以完成專案目標的具體作法。 籍由推行「專案管理」，組織可獲得以下好處： 1、成功的專案管理，可以使組織如期達成既定目標，大幅降低成本並提升品質。 2、成功的專案管理，可以貫徹合理化、量化指標，有效考核績效成果，積極提升執行力。 3、成功的專案管理，可以落實標準化，促進充分的授權，相關人員能夠在第一時間應變，掌握競爭的優???。 4、成功的專案管理，可以整合成員既有的經驗及技能，快速養成獨當一面的管理人才。 5、成功的專案管理，可以將每項專案管理的經匳與數據，應用於組織運作的持續改善。 （三）掌握專案管理的「知己」與「知彼」 「知己」，係指掌握專案管理的特性，即 1、專案的總體目標十分明確 2、專案的執行過程卻是充滿不確定性，而資訊不足、經驗欠缺、技術能力、規劃能力、執行能力可能都是問題所在。 3、每一個專案或多或少都有其獨特性。 4、衝突容易發生，即命令系統、績效考核都是可能的導火線。 5、相互依存度高。 所謂「知彼」，係指現況檢核，瞭解因應專案管理能力，即是剖析可能或實際上具備的「優點」、「缺點」及「如何改善缺點」。 （四）專案管理的流程概述 專案管理建構（construct）區分為「投入」（Input）與「產出」（Output）兩個問題，即專案投入的內涵為何？透過專案管理，我們期待得到什麼結果？ 專 案 任務 工作包A 工作包B 工作包C 網路設計 績效控制 任務編制 預算編制 時間排程 工作包D 工作細分（WBS） （Work Breakdown Structure） 產出（Output） 投入（Input） 「投入」（Input）與「產出」（Output）的進一步剖析與掌握如下： 投入（Input） 產出（Output） 專案 必須投入哪些資源？ 績效控制（Control） 任務編組（Organization） 預算編列（Cost） 時間排程（Scheduling） 控制哪些績效指標？ 時間、人員、資金、設備品質 任務編組的目的為何？ ＊每項作業都有專人負責 ＊使相關人員能溝通順暢、合作無間 預算編列重點在於？ 把錢花在刀口上 當要提升績效時，知道該把資源砸在什麼地方 透過時間排程可以？ 按部就班，不會手忙腳亂 當發生突發狀況時，能主動出擊，降低風險 二、專案企劃與管理的內涵剖析 （一）認識「工作細分結構」（WBS）。 （二）善用「特性要因圖」，剖析WBS。 （三）善用「80/20法則」（Pareto’s Law），因應專案資源的有限性。 （四）工作網路設計的邏輯分析。 （五）掌握工作網路設計的步驟。 （六）掌握製作「網路圖」的規定以及注意事項。 三、專案企劃與管理的展開 （一）認識「排程」的意義 即專案何時可以大功告成，即繪出專案路徑（path）、緊要路徑（critical path）、匯集節點（merge node）及分裂節點（burst node）。 （二）專案作業時間的估計 1、在確定的情況下： 可以依據過去的經驗或是參考相關的資料來進行估計。 2、不確定的情況下（即專案風险考量）： （1）利用三時估計法，即樂觀時間/悲觀時間/最可能時間，而工作時間計算公式為： 工作時間（t）＝（樂觀時間＋4×最可能時間＋悲觀時間）÷6 （2）善用「力場分析」（Force field analysis）微調，掌握情境，以更客觀地估計符合實際狀況的作業時間。 （三）排程時間的估計 1、時間的推估 （1）從專案發動開始，往「後」方推估。 （2）從專案完成，往「前」推估。 2、寬裕時間（slack time, ST） 係指在不影響整個專案計劃完成的時限下，某項作業可以允許延後的時間。 （四）排程工具的練習及其策略意涵剖析 可利用甘特圖（Gantt Chart）、計畫評核術（PERT）執行。 （五）掌握優質專案管理的七大要素 即「專案管理摘要」（Summary）、「里程碑」（Milestones）、「工作細分結構」（WBS）、「工作網路分析」、「預算與排程」、「控管與回饋」及「負責人員」。 （六）掌握工作編組的方式與重點 1、基本要求 每一項「作業」，都必須要有「專人」負責。 2、專案所需人員的安排方式 （1）由建置內的人員負責。 （2）籍助組織外部的專案顧問。 3、專案推