记录控制程序精讲.doc

XX有限公司 Q/6DG13.402-2003 质 量 记 录 控 制 程 序 2003-04-20发布 2003-05-01实施 XX有限公司 发 布 Q/6DG13.402-2003 质量记录控制程序 第  PAGE 10 页 共 10 页 Q/6DG13.402-2003 质量记录控制程序 第  PAGE 0 页 共  NUMPAGES 12 页 质量记录控制程序 1 目的 确保公司各项记录之完整性，并被妥善保管，需要时能迅速调阅，并作为日后质量追溯的依据，以证明各项生产作业符合公司既定要求和/或顾客规定要求，保证公司质量管理体系得到有效运作。 2 范围 适用于有限公司质量体系有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的记录（包括顾客指定的记录和供应商提供的记录及以硬拷贝或电子媒体等形式存在的记录）。 3 引用文件 Q/6DG13.401-2003《文件和资料控制程序》 4 术语和定义 质量记录：是指公司按照质量体系文件实施过程的文件化的证据和记录的结果。 日历年：指从一年的1月1日到年底的12月31日共365天 5 职责 各单位负责相关质量记录的标识、收集、编目、归档、贮存、防护、保管、处理和销毁等管理。 6工作流程和内容工作流程工 作 内 容 说 明使用表单表单设计 表单编码 表单填写 记录保管/防护 A 记录收集 6.1.表单由各使用单位设计，经质量部核准后编入《程序文件表单集》，按程序文件中的要求选用。 6.2表单编码 6.2.1表单编码需统一按如下格式编写： Q/6DG13.□□□-表单□□ ① ② ③ 企业标准号 程序文件编号 表单序列号 6.2.2.各单位使用的记录表单必须与《表单集》中规定的表单一致。 6.3.记录填写要求 6.3.1. 不得用铅笔填写，可采用钢笔或圆珠笔等填写，字迹要正确、清楚，不得遗漏。应能准确识别并有签字或签章； 6.3.2.记录填写要完整、详细，如有勿须填写的项目，可在该栏内以“/”表示。 6.3.3.各种记录填写的内容需更改时，应由更改者在更改处签字/章。 6.4.记录的收集 6.4.1各单位记录负责人在附录1基础上收集。 6.4.2.每月底对各项记录进行编目、保管。 6.5. .记录的保管/防护 6.5.1凡电子媒体的记录、保管与防护，相关单位按《文件和资料控制程序》执行。 6.5.2各单位按第8条的保存期限要求保管（可参考附件一）。 6.5.3质量记录的防护须注意保管环境（如防火、防水等），避免受潮、损坏、遗失；对于电子媒体的记录应至少备份二份。《程序文件表单集》 工作流程工 作 内 容 说 明使用表单记录销毁处理 Y 继续保存 N 记录 保存时间 记录归档 记录使用 A 核准 6.6记录的查阅、检索 6.6.1.当顾客或供应商或第三方认证机构需查阅记录时，由相关单位人员陪同，质量记录负责人应能迅速提供相关记录。 6.6.2.当公司内部查阅和追溯各相关记录时，各单位质量记录负责人应能迅速找出所要查阅和追溯的记录。公司对各部门记录的检索方法统一以目录和其相关对应的编号、阿拉伯数字流水号进行。 6.7.质量记录归档 产品质量记录由记录产生单位按第6.5条要求保管。 6.8记录保存期限 记录的保存必须满足政府、安全和法规及顾客的要求，当有这种要求时，公司应按政府、安全和法规及顾客的要求进行记录保存之作业。 6.8.1、生产件批准文件、工装记录（包含顾客的工装记录）、采购订单（包含所有顾客和公司的采购订单）和修改单（包含所有顾客和公司的修订单）的保存期限为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加一个日历年，如顾客有特殊要求时，依顾客要求保存。 6.8.2质量运行状态记录（如：控制图表、检验和试验状态结果）的保存期限为其产生的当年再加上一个日历年。 6.8.3与质量有影响的各相关工作岗位人员的证书之保存期限长期，如该人员离职后公司将不再保存其证书，而其证书自即日起自动失效