行政管理流程探究.ppt

1.合同归档 （1)经办人员对合同履行过程中的各种材料，应作为合同附件与合同原件或复印件在责任部门留档。 （2)合同履行责任部门对合同进行分类、编号，交由行政部按公司规定在进行形式审查后，加盖公司公章或者合同专用章并归档。 （3）合同履行责任部门应建立本部门经办的合同台帐。 2.合同保管 （1)合同保管的范围： a)合同（纸质版及电子版）及附件。 b)电子档合同评审记录表。 c)合同订立与履行过程中的所有书面材料。 （2)合同保管部门： a)行政部为合同保管部门。 天泰集团行政管理流程 主讲人：白杨 天泰集团行政管理流程 公文管理流程 印章管理流程 档案管理流程 物资盘点管理流程 物资处置与报废管理流程 车辆管理流程 接待管理流程 合同管理流程 会议管理流程 公文管理流程 公文分类 公文级别 公文格式 公文编制的基本要求 公文的签发 收文管理 公文归档 公文管理 公文保密 公文：是指在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件，但不包括管理文书与合同文件。 公文的分类：分为命令、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、指示、简报、会议纪要、工作联系单等17种类别。 公文级别：一般分为董事会级别、集团级别、集团各部门级别以及下属公司级别。 公文的格式： 1.行文分为上行文、平行文、下行文三种。上行文致集团或上属公司应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 2.抄报是把文件在主要报送主管部门的同时，向其他相关上级部门报知此事，以便于今后的工作。 3.抄送是指把文件送与相关平级、下级单位，知会此事，便于信息共享。抄送单位应当使用全称或者规范化简称、统称。 公文编制的基本要求：1.公文的编号方法：（1）公文编号的组成，完整的公文代号如下：天泰集×字〔2011〕 ×号，公文流水号（不能留空位，如1号公文不能写成001）。 c) 以天泰集团工会委员会名义发文：天泰集工字〔2011〕×号 d) 文件顺序编号规则：不分文件类型，以年划分，用阿拉伯数字表示，从1号开始按顺序递增。 e) 公司红头文件及对外文件的编号由各综合部统一编制和管理，；部门之间发文不需加红头。 举例：如集团颁发某种命令性文件，文件编号统一用：天泰集字〔2011〕3号；如人力资源部发出工作联络单或通知，文件统一编号用： 人力字〔2011〕1号。 3.公文编号的基本要求 1）编号管理权限划分：各部门对内发文，由各部门按本文规范自行编号管理，其它发文由人力资源部/综合部统一编号管理； 2）文件编号的登记由各部门文员或指派专人负责，每份文件均应有独立的代号，不得重复和间断； 公文的签发：签发权具体参见《权责手册》执行收文管理： 1.收文管理主要指对内、外部公文的接收和传阅环节进行管理。 2.外部收文类型包括： （1）政府部门（党、政、工、团）文件 （2）行业主管部门文件 （3）外单位或个人因公重要函件 （4）重要接待信息 （5）其它外部重要信息等。 3.外部收文处理流程包括： 签收及登记、审核、拟办、批办、承办等； （1）所有外部来文、信函、资料等，原则上均由综合部统一先签收、登记，再转交，特别是以下外来文。 （2）涉及经济、法律责任与纠纷的。 （3）政府、合作单位等外来文件原则上由综合部统一签收、拆封、编号、登记并处理。 （4）上级发来的文件或注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件除注有密级亲启外，均由综合部统一签收、开拆、登记后处理。 公文的归档：公文办理完毕应及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应归档的公文。 公文管理： 1.公文由综合部统一收发、审核、用印、归档和销毁。 2.上级单位的公文，除机密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经负责人或者综合部负责人的批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。 3.经批准公开发布的公文，复印件同发文单位正式印发的公文具有同等效力。 4.所有公文未经批准不得擅自翻印，不得私自带出办公区域。公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印单位的证明章。 5.公文被撤销（废止），视作自撤销（废止）之日起不再产生效力。 6.不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合部负责人批准，可以销毁。 2.说明： 印章管理流程 印章刻制 印章的启用和登记 印章的保管和交接 印章使用范围 盖章规定 印章的使用 印章的遗失、注销 印章使用范围 ： 1.公司对外文