邮件合并步骤.pptx

3.7 邮件合并 Word 2007提供了邮件合并功能，下面以完成“XX学院教师职称评定通知单”为例介绍邮件合并功能。某学院8位教师职称评定结果如“XX学院职称评定表”所示，称为“收件人列表”；根据列表内容对8位教师每人填写一张“XX学院教师职称评定通知单”，称为“主文档”。 XX学院职称评定表3.7 邮件合并 3.7 邮件合并 在功能区的“邮件”选项卡上，可以使用四个组执行邮件合并，如图3-71所示。图3-71 “邮件合并”过程3.7 邮件合并 1.“开始邮件合并”组在“开始邮件合并”中选择主文档类型，本例为“普通word文档”，方法如图3-72所示；再选择、创建或编辑收件人列表，这里，我们先创建收件人列表，再选择收件人列表，如图3-73所示，找到“XX学院职称评定表”。 图3-72 选择主文档3.7 邮件合并 图3-73 选择收件人列表2.“编写和插入域”组在此处插入域，并在必要时将域映射到收件人列表。将光标定位在主文档“同志”之前，选择“编写和插入域”组中的“插入合并域”，在各相应位置依次插入域，如图3-74所示，各域带有书名号。3.7 邮件合并 图3-74 插入合并域3.7 邮件合并 3.“预览结果”组在完成合并之前，查看单个合并文档。4.“完成”组如图3-75所示，选择“完成并合并”→“编辑单个文档”，弹出“合并到新文档”对话框（如图3-76所示），在对话框中设置合并记录的范围，单击“确定”。最后全部合并结果如样文所示。图3-75 完成并合并图3-76 “合并到新文档”对话框3.7 邮件合并 合并后样文如下（共8条记录，只列出了前两名教师的通知单）：注意：数据源可以来自如Word及Excel的表格、Access数据表等。整个邮件合并过程可归纳如下：⑴创建主文档——创建模板；⑵创建数据源——收件人列表；⑶将主文档和数据源链接——插入合并域；⑷合并——生成通知单。