QP01文件和资料控制程序.docVIP

1.0目的 对本公司与质量相关的文件和资料进行控制，以保证在质量体系运行的各个场合所使用文件和资料的有效性。 2.0适用范围 适用于本公司的质量体系文件以及外来文件和资料 3.0职责 3.1质量体系文件的制订、修改和作废职责 文件 级别 名称 制定 审核 核准 收发控制部门 一级 质量手册 行政部 管理者代表 总经理 行政部 二级 程序文件 主管部门 管理者代表 总经理 行政部 三级 指导书 使用部门 部门经理 管理者代表 行政部 四级 记录、附件 随二、三级文件一同审批 行政部 3.2外来文件和资料由各使用部门自行收集、整理，行政部负责登记、发放。 4.0工作程序 4.1质量体系文件分类（以下简称文件） 4.1.1一级文件：质量手册 4.1.2二级文件：程序文件 4.1.3三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、规程、检验标准、图样、规定等 4.1.4四级文件：质量记录、附件 4.2文件书写规则 4.2.1质量手册文件的封面应有拟制人、审核人、批准人的签名及日期。 4.2.2程序文件封面应有拟制人、审核人、批准人的签名及日期。 4.2.3三级文件、附件在首页要有拟制人、审核人的签名及日期。 4.3文件的归档管理 4.3.1质量手册、程序文件、作业指导类文件及质量记录表单、附件的原稿由行政部保存，并防止文件损坏或丢失。行政部负责编制全公司《文件一览表》，提供快速查阅的捷径。记录的管理执行《记录控制程序》。 4.3.2各部门使用的受控文件由该部门负责人指定专人管理本部门的受控文件，并每月定期检查本部门受控文件。行政部每半年向各个部门发行《文件一览表》，以供使用部门核对是否为最新版本。 4.4文件的编号方式如下： 4.4.1质量手册：QM—XX 4.4.2程序文件：XX —X X 流水号（01—99） QP代表质量体系程序文件 4.4.3三级文件编号： WI—XX—XXX 流水号（001—999） 部门代码（可省略） 作业指导书缩写（Working Instruction） 4.4.4部门代码如下： 生产部 工程部 行政部 品质部 采购部 SC GC XZ PZ CG 4.4.5四级文件编号： 4.4.5.1表格 XX XX—B XX 流水号：（01-99） 对应程序文件或三级文件编号 4.5文件发放与回收 行政部拟定《文件发放范围》交管理者代表审批。按规定范围统一发放至各职能部门。 4.5.1文件制订后，由拟制单位将文件的电子文档发送给行政部进行更新，行政部根据文件分发部门及分发份数对文件进行复印，填写《文件收发/回收登记表》对文件进行发放，文件的持有人签收。各级文件副本发行前，需于该文件封面或首页明显处加盖“文件受控”章。 4.5.2当文件持有人的文件破损、严重影响文件的使用，或文件丢失时，应到行政部办理更换或补发手续。并在《文件收发/回收登记表》上注明原因。 4.5.3文件发行后,因各种原因回收，如过期、换版或更改时,行政部应根据《文件收发/回收登记表》回收所有的旧文件，行政部保留旧版本原件，在原件正面盖“作废”章,回收的旧文件均作销毁处理。 4.5.4经过发行的文件，各个部门不得在上面乱写、乱划、乱涂改或私自复印。 4.6文件的制订、修改和废止 文件的制订、修改和废止由文件原制订部门或相关人员以《文件更改/修订审批表》提出及说明原因，并交行政部，如有必要，由行政部组织有关部门讨论。文件的修改和废止的审批按文件批准权限执行。作废文件需要保留时盖“文件作废”章以进行标识。 4.7文件的版次 4.7.1质量手册的原始版本为A0，如修改某一页，则该页版本为A1， 4.7.2程序文件及三级文件、附件的版本号由1位英文字母和1位数字构成，即XY（版本号，修订号）。例如：A0表示原版文件，A1表示第一次修改，依次类推。程序文件及三级文件、附件修改累计超过10次，应当换为B0版。版本号改变前后文件名称须保持一致。文件一次修订之内容较多时或者程序发生重大变化时，文件需进行版本变更,换为B0版。 4.8外来文件和资料 4.8.1外来文件和资料指与本公司质量体系有关的外部文件和资料，包括国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、客户要求等。 4.8.2外来文件和资料由各使用部门负责收集、整理，采用原编号，并交行政部登记在《外来文件一览表》里。由行政部填写《文件收发/回收登记表》统一发放。在收集过程中应保证有及时更新的渠道。行政部不保存原稿。 4.8.3作废外来文件和资料由行政部统一销毁。 5.0相关记录 《文件收发/回收登记表》 QP-01-B01 《文件更改/修订审批表》 QP-01-B02 《文件发放范围》 QP-01-B03 《文件一览表》 QP-01-B04 《外来文件一览表》 QP-01-B05 6.0相关文件 《