第二章基本OA的主要功能-WORD导论.ppt

第二章 基本OA的主要功能 文字处理 电子表格 数据库管理 电子日程管理 电子公文管理 Office200X包括6大组件： 字处理软件Word200X 电子表格Excel200X 关系数据库Access200X 文稿演示软件PowerPoint200X 桌面信息管理程序Outlook200X 网页制作工具FrontPage200X 1. 文字处理 需根据用户需求完成不同形式和风格的文字处理和输出 1.1 文字处理规范 ——办公公文制作实例 （1） 公文 P14-16 公文种类 公文格式 公文用纸 公文用字 公文写作 实例：利用公文向导制作公文 许多文字处理软件都针对特定格式文章或有固定格式要求的文体提供了专门的模板或向导。所谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图案、表格项，甚至某些通用文字的一类文件。所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文件。 实例 任务要求与制作效果如下: ××省为了加快信息化建设步伐，促进电子政务的发展，现在想在全省范围内开展一次政务信息公众网站（网页）的评比活动。省政府责成信息产业厅有关人员制作一个会议通知，以正式文件形式下发到相关部门。 根据上面的行文规范，该通知的内容以及格式要求应该如后图所示。 1、启动word,文件—新建命令项 2．选择“报告”选项卡，单击“公文向导”图标，再单击“确定”按钮，出现后图所示的“公文向导”对话框。 3．单击“下一步”按钮，向导提示要求选择公文格式，在每个格式单选按钮下面就显示出所选格式的预览图，本例选择“流行格式”。 　 所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。 公文从外观结构看，一般由文头、正文、文尾三部分组成。 公文用纸一般为单页16开型（长260毫米、宽184毫米），图文区尺寸（即版心）为：长233毫米、宽大49毫米。也可以采用国标标准A4型（长297毫米、宽210毫米），图文区尺寸为：长270毫米、宽175毫米。布告、通告、公告的用纸视情况确定。 4．单击“下一步” 按钮，要求选择公文的大小，本例选择“A4”。 5．单击“下一步”按钮，这时向导提示要求输入标题。如图所示，按照本通知的内容和行文规范，分别在“收文机关名称”框中输入“各设区市政府、省直有关部门”，“发文机关名称”框中输入“××省信息产业厅”，“发文标题”框中输入“关于开展政务信息公众网站(页)展评的通知”，“发文编号”中输入“×信发[2003]2号”。P15　 6．单击“下一步”按钮，向导提示输入公文的内容。如图2-35所示，按照起草好的通知文字输入对应编辑框中即可；其实，该内容也可以在公文生成后再进行输入。 P15 7．单击“下一步”，根据需要填上公文的附件和注释，如图所示。 　 8．单击“下一步”按钮，提示输入其它信息，如图所示，输入主题词和发文日期，如果需要还可以输入抄送机关。 单击“下一步”按钮，在出现的对话框中单击“完成”按钮，公式格式设置完毕。 做好的通知效果如前所示。如果需要，还可以按照后面讲解的方法进行内容编辑和格式编排，全部工作完成后进行打印预览，效果满意就可以打印分发该通知。 注意公文用字的规则P15 （2） 科技论文 用纸 版心内容 （3） 合同、合约、协议书 用纸 版心内容 自行创建常用办公文档模板 “会议记录”模板制作 单击常用工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中，输入文件名“会议记录模板”，在“保存类型”下拉列表框中选择“文档模板”，此时“保存位置”自动变为系统模板所在文件夹，如图所示。单击“保存”命令按钮，完成“会议记录模板”的制作过程。 1.2 文字处理技术简史 手工时代 机械化时代 自动化时代 1.3 文字处理系统的基本功能 文件存储 基本编辑 简单排版 输入校验 输出 提供入口/出口 对象的嵌入与链接 多样化的辅助功能 1.4 字处理系统实例 ——Word for Windows 文档的输入与编辑 文档的操作流程 创建或打开文档 输入文档（文字、数字、图形、表格等） 编辑文档（选定、删除、复制、移动、查找、替换等） 排版（字符、段落、分栏、图文混排等） 存盘（保存、另存为、打印输出） 字处理软件Word2003 ——不仅可以进行文字处理，还可以将文本、图像、表格、图表混排在同一文件中 Word2003窗口的基本组成 标题栏 菜单栏 常用工具栏 格式工具栏 文本区 标尺 插入点 拆分块 滚动条 绘图工具栏 状态栏 视图按钮 控制菜单栏 浏览对象选择 任务要求是：××大学由于发展需要，有关院系急需招聘领导人员，现在学校组织部需制作一份“招聘启事”对外公布，以便招募人才。 本节“招聘启