办公室指南.doc

团委、学生会办公室部门指南 部门性质： 团委、学生会办公室:隶属学院团委及学生会，协助、协调各部门之间的工作。 部门结构： 团委、学生会办公室成员职责： 办公室主任：负责联系学院老师，做好整个部门的统筹规划工作，主持办公室的全面工作。 办公室副主任：负责协助主任主持办公室日常事宜，协调部门内部工作。 办公室副主任（负责会议）：负责会议室的管理、借用及会务工作、会议记录等。 办公室副主任（负责财务）：行使财务监管职责，及时填报学院的财务状况，并向院团委老 师说明财务状况。 办公室副主任（负责财产）：学院办公室所有财产的保管以及出借管理 办公室副主任（负责外联）：负责团委、学生会对外联系事宜以及活动的经费赞助。 具体工作内容： 处理团委、学生会日常事务： 1.设立专门的会议干部(办公室副主任)，负责准备会务、整理各项会议材料、递送各项活动通知、初步拟定团委、学生会一些相关的规章制度、公示等文书。 2.与会议的相关工作： 2.1会议室管理：各会议室由办公室管理，其中包括会议室内财产的保护以及会议室卫生等。 2.2会议安排：各会议室钥匙由一位办公室副主任保管,使用各会议室先与此副主任联系,根据具体情况安排后,向此副主任领取钥匙，（北6#110的钥匙每个干事都有，但是使用必须通过该副主任，不可擅自借出,北6#110使用需要进行会议室使用登记）。 2.3会务准备工作：根据团委、学生会的要求，按具体要求进行会务准备工作。 2.4会议记录：根据各部门的要求，由办公室委派，对团委、学生会各部门的例会以及其他会议进行记录，（会议记录要求：使用会议记录专用纸，写明会议时间、地点、主题、会议主持、参加人数、会议具体内容，会议结束后，会议记录要给相关主持人过目并签字确认）。 2.5会议考勤：根据团委、学生会的要求，对会议进行签到、签退等工作。 3.协助协调工作： 3.1各项工作的安排以及通知：协助团委老师及主席团安排各项工作的进程，通知工作一般情况下以通知单的形式将相关事情通知给相关人员，并及时汇总回执单，如遇到紧急情况则采用短信或者电话的形式通知，并且及时向上级反馈通知情况。 3.2掌握研判团学各部门的工作动态：及时了解各部门工作进度，并协助团委老师及主席团进行研究等，负责协助团委老师及主席团审核每个学期团委、学生会各项工作的计划，汇总各部门工作的总结协助团委老师及主席团进行审核，还包括初步拟定团委、学生会一些相关的规章制度、公示等文书。 4.联系校级与院级部门：处理校级文件并按要求通知并组织开展。负责与校级部门以及其他学院的团学部门相关事务来往（其中包括组织开展各项学院间交流活动和递送活动请柬、邀请函、相关活动的通知等）。 5.负责其他工作：完成院团委老师及主席团交办的其它工作任务。 管理团委、学生会公共财产： 1.设立专门的财产干部(办公室副主任)，所有隶属于办公室管理的财产的借出、使用、归还，及其他部门财产暂时储存于办公室都需经过其同意。 2.财产借出：经由主任或财产副主任同意后，到办公室领取相关物品，填写财产借出表格（表格要求：写明借用部门、借用人及其联系方式、借用物品及其数量、借出时间、用途、预计归还时间、经手人及其联系方式），当面点清确认后方可交接。 3.财产归还：原则上由之前负责此次借出的人负责此次归还，当面点清确认无误后方可进行归还手续，填写财产归还表格（表格要求：写明归还具体时间、归还物品及其数量、归还人及其联系方式、经手人及其联系方式），若存在问题则不可进行归还手续，必须及时上报。 4.财产借用采取的是单人全权负责制度，既“谁借出，谁归还”，若借用部门未按预计时间归还则进行追踪，若需要延期使用，则需进行相关手续延期。 5.团委、学生会各部门日常用品的采购、材料打印复印及横幅制作： 5.1开批条：原则上为先开批条后采购的程序，任何批条的开出必须经过主任或者专门 负责财产的副主任同意（批条要求：写明使用部门、采购商品、用途、相关挂点店铺名称、批条领取者姓名及其联系方式、开批条者姓名及其联系方式，博爱超市除外）。 5.2结账：一段时间后对整学期的采购进行统一核对结账（见四-3.4）。 组织协助团委、学生会活动： 主要为大型活动的策划、主持或协助活动的开展、活动总结，协助其他部门开展活动、提供后勤服务等。 负责团委、学生会财务工作： 1.设立专门的财务干部（办公室副主任），独立履行财务监管职责，及时填报学院的财务状况，并向院团委老师说明财务状况。 2.明确经费的使用范围： 2.1用于团委、学生会各部门日常管理及办公经费。 2.2用于学院各种活动经费。 3.学院财务报销及要求： 3.1若活动所需物品需要在非挂账处购买时，各部门将报销的发票经办公室财务副部审核合格后，再将发票呈报于团委老师签字批准后方可报销。 3.2发票通