outlook2003邮件合并教程.doc

第1步，编辑联系人列表 为了方便操作，建议首先在Outlook 2003中编辑联系人列表，这可以采取多种方式，或者手工键入，或者从Outlook Express、Foxmail或其他文件中导入。 　　第2步，编辑邮件 　　为了保证邮件合并功能正常工作，必须使用Word 2002或更高版本。首先当然是在图1中键入相应的邮件内容和设置格式，然后打开“邮件合并”任务窗格。 图1 选者使用当前的文档 　　第3步，选择收件人 　　很显然，应该选择“电子邮件”作为文档类型，这样可以将电子邮件发送给一组人，点击两次“下一步”按钮，进入“选择收件人”这一步骤，由于已经在Outlook 2003中完成了联系人列表的创建工作，因此这里可以选择“从Outlook联系人中选择”项，接着在图2窗口中选择所有需要接收邮件的收件人名单，最后点击“确定”按钮返回邮件合并向导。 图2 　　如果收件人地址保存在文本文件或Excel工作表中，那么这里应该选择“使用现有列表”项。第4步，插入合并域 　　现在，应该在邮件文档中插入相应的合并域，首先请将插入光标定位到邮件中域内容应当出现的相应位置，这里在邮件的最前面插入“问候语”，这样Word 2003会根据收件人的信息自动显示相应的问候语，例如“张先生”、“赵小姐”，不过请注意这里并不需要插入收件人的电子邮件地址（图3）。 图3 点上面红框的电子邮件，点了后写上邮件的主题，然后点确认，打开OUTLOOK2003邮件会自动发送　　第5步，合并邮件 　　点击“下一步”按钮，Word 2003会显示预览内容，如果没有什么错误的话，确认后会根据联系人列表中的邮件地址自动合并所有邮件并放入Outlook 2003的发件箱，然后就可以将这些特殊的邮件发送出去了。 　　或者，可以在Outlook 2003中切换到“联系人”窗格，选择好相应的收件人，然后从“工具”菜单下选择“邮件合并”命令，一般情况下，应该在“文档文件”小节中选择“新建文档”，当然假如已经有现成的邮件文档的话，请选择“现有文档”，如图4所示。 图4 　 　　Outlook 2003允许在邮件合并时将联系人数据保存为CSV格式的文件，这样以后可以再次使用；在合并时，可以指定文档的类型，例如套用信函、邮件标签、信封或者是分类一览表，也可以选择合并到新建文档、打印机或者是电子邮件，当然是选择合并到“电子邮件”啦，索性一并在这里完成邮件主题行的内容，如图5所示。 图5 　　完成上述内容后，点击“确定”按钮，Outlook 2003会自动调用Word创建邮件文档，同时自动激活“邮件合并”工具栏，接下来的操作这里就不多说了，朋友们不妨一试。