公司来访接待流程及标准.docVIP

公司来访接待流程及标准 一、目的? 为规范公司内部管理，树立公司整体的良好形象，体现员工健康向上的精神风貌和优秀的职业素养，特制定本制度。 ?二、适用范围? 本标准适用于公司各部门发生的各种接待工作。 ?三、管理? 办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，落实接待任务，提供后勤保障；办公室在接到重要来访预约后，报总经理审批，并拟定接待计划，需公司领导出面，应提前2天告知。? 四、计划与准备? 1、在接到来访预约时，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。? 2、根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。? 3、根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。? 4、如有需要根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。? 5、因特殊会议需要，办公室负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。? 6、根据接待要求，安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从办公室主任协调安排，统一调度。? 7、根据情况提前购买车票及机票。 ?五、接待标准 一级接待标准：?陪同人员：总经理、各部门经理? 1、迎接：总经理、各部门经理在高速路口、机场、车站迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。）? 2、参观：总经理各部门经理陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划，到达项目地后详细介绍项目相关信息。? 3、座谈：公司人员确保座谈环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好 音响设备、投影设备、摄影摄像设备。? 4、用餐标准：办公室根据情况预定酒店。 5、下榻宾馆标准：办公室根据情况预定酒店。 6、办公室根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。? 7、办公室根据情况购买礼节性礼品。 ?二级标准：?陪同人员：办公室主任、相关部门经理? 1、迎接：由相关部门经理到公司驻地门口迎接，引导来宾。? 2、参观：办公室主任、相关部门经理陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及远景规划，到达项目地后详细介绍项目相关信息。? 3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。 ?4、用餐标准：办公室根据情况预定酒店。 5、下榻宾馆标准：办公室根据情况预定酒店。 6、如有需要办公室根据情况购买礼节性礼品。 六、接待礼仪? 1、仪表：面容清洁，衣着得体。? 2、举止：稳重端庄，从容大方。? 3、言语：语气温和、礼貌文雅。? 4、态度：诚恳热情，不卑不亢。? 5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。? 6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。? 7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。? 8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。? 9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。 ?10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。? 七、注意事项? 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。? 八、信息反馈? 接待结束，主接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有总经理室