公文归档制度.docVIP

文件归档制度 为规范公文管理流程，合理归档，以备查阅，特制定此制度。 第一条 备案范围 （一）协议 各部门以公司名义对外签定的协议（合同），须提交原件（1份）至行政部备案。拟备案的协议（合同）须完善公章、法人或委托代理人签字、经办人签字、签约时间等事项。 （二）收文 公文经领导批阅、各部门办结后，行政部根据发文机关分类归档。主要分为市级单位文件、区委办文件、区委各部文件、区政府办文件、区政府各部文件、管委会文件、外单位来文等。 （三）发文 红头文件印制后，拟稿部门须将发文稿纸及红头文件（1份）提交至行政部备案。主要分为请示、函、会议纪要等。 （四）照片 领导视察、工程建设开工（竣工）、重大企业入户、友好交流等能够反映公司发展历程的图片资料，行政部负责整理入册，并按要求详细记载具体内容。 第二条 备案时间 移交至行政部的备案资料应为公司当年发生的业务资料（公历1月1日至12月31日），行政部须于次年2月至4月底完成备案资料的归档工作。 第三条 归档要求 行政部负责对符合归档范围的文件资料进行整理，并按照武侯区档案局《归档文件整理规则》相关要求，做好整理分类、电子台帐、装订、入册等工作。公司各部门所涉及业务相关资料，如：招（投）标文件、图纸、预算书、企业入驻资料等，由相关部门自行归档。 第四条 档案查阅 查询档案须经业务部门负责人、行政部负责人同意后方可查阅历年档案。未经许可，档案原件不得擅自带离行政部办公室。若需复印档案需征得行政部负责人同意，并由文印室专人负责印刷。 第五条 公司归档文件应通过武侯区档案局年度核查验收。 本制度未尽事宜，由行政部负责解释。