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实训7 商务信函翻译 商务信函的定义和功能 商务信函是商务活动中书面交流信息的主要手段之一，是企业对 外公共宣传关系中重要的手段，对于公司树立良好的形象有着极为重 要的意义。商务信函是指在日常的商务往来中用来传递信息、处理商 务事宜、联络和沟通关系的信函或电讯文书。 商务信函涉及商务活动的各个环节，贯穿商务活动的始终，内 容广泛，所有商务信函都具有两大主要功能：①是对询盘、发盘、预 订或投诉等寻求并给予答复；②是记录下所有重要的事实以便及时参 考。有效的商务信函必须能清楚、简洁地表达作者的意图。 商务信函在长期的使用过程中形成了两大类：贸易信函和社交 信函。贸易信函通常包含：询盘函、发盘函、订购函等。虽然信函的 类型不同，但在长期使用过程中形成了统一的国际上通用的、约定俗 成的格式与结构。在翻译英文商务信函时通常要遵循这种格式和结构 特点，否则就会给对方一种不稳定、不踏实的感觉，轻则会引起对方 的误解，重则导致交易的失败。 目前国际通用的商务信函格式主要有两种：现代齐头式（the Modern Blocked Form）和传统缩进式。商务信函有其独有的格式， 在正式的商务信函中，通常使用12要素。无论哪一种格式，商务英语 信函一般都由信头、日期、收信人姓名、地址、称谓、正文、结尾、 签字等部分组成。 信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话 号码、传真号码和电子邮件地址等。信头应当包含写信人的基本 情况，一般置于信纸的最上方。如果信纸不可用，您可以键入标 题，其中包括一个返回地址，并留下两英寸的上页边距。信头的 设计具有美观、简洁的特点。 日期（Date） 英文日期有两种写法：一种为美式，另一种为英式。美式的标 准顺序是月、日、年；英式的顺序为日、月、年。例如：2011年5 月27日。美式为May 27, 2011; 英式为27（th）May, 2011。日可 以以序数词或基数词的形式打印或书写，但年、月最好不要采用缩 写形式，否则很容易造成混淆。 收信人的名称及地址（Inside Name and Address） 通常收信人的名称及地址应该包括以下所有部分：收 信人姓名、部门名称、公司名、房间号、街道、城市、 邮编、州/省和国家。 与信封上的收信人名称和地址相同，通常位于信纸的 左侧，收信人名称地址的格式和信头的格式相同。信内 地址通常在信纸的左上角，信函编号和日期的下方。地 址按照从小到大的顺序排列如下： 公司名称或收信人姓名、职务； 建筑物名称或所在街道或道路的名称； 省市名及邮编； 国家名 【例7-1】 Mr. Thomas Collins, President托马斯·柯林斯总裁先生 164 Bay Road 湾路164号 Liquor land 利客兰德 Oklahoma City, OK73125 俄克拉荷马城, 俄克拉荷马 州73125 U.S.A. 美国 称谓（Salutation） 收信人姓名之前常用称呼敬语，如：先生、阁下等礼貌性 的称谓。从称呼所使用的词可以判断出你跟对方关系的远疏以 及职位的差距。如使用Dear Sir, Dear Madam, 则表示不知道对 方的姓名；如使用Dear Mr. Smith, Dear Miss Cathy, 则表示你 认识对方；如见到Dear Prof. Lee, Dear Dr. King, 则表示对方职 务较高，所以在称呼中使用了称呼敬语以及职务名称。 正文（Body） 正文是商务信函中最为重要的部分。你可以充分表达的 观点、想法、愿望和目的等。正文是商务信函的实质性内 容，语言简洁、清晰、礼貌，语法正确却中要点，结构清 晰，真题美观。 写信人签署（Signature or Designation） 写信人签署可以分为两种：一种为手工签署，另一种为机打签 署。这个部分常见的职衔有：Section Chief（科长），Manager（经 理），Head of Department（部门主管），Standing Director（常务 董事），Director（董事），Chairman of the Board of directors（董 事长）等。 商务信函除以上内容外，还会包括以下部分：注意事项（the Attention Line）; 事由、标题（the Subj