ZN-QC-XZ-04会务管理规定.docVIP

1.目的: 加强行政会议管理，提高行政会议工作效率。 2.适用范围: 全公司各种行政会议 3.职责： 3.1各级行政事务部门负责本级行政会议的审核、会议记录、决议成文和落实催办； 各级行政会议由本级单位负责人审批； 承办部门会同行政事务部门进行会务准备和会议召开工作； 4.程序 4.1会议便于进行广泛的沟通和多向指挥、总体指挥，有如下种类： 4.1.1 例会：固定时间举行，有固定汇报程序，同时解决即席提出的问题。 4.1.2 动员会：没有讨论程序，一般就一项工作或一次活动专题召开，不形成决议。 4.1.3 研讨会：不一定得出结论。 4.1.4 鉴定会：必须得出结论。 4.1.5 讨论会：不一定得出结论。 4.1.6 专题会：必须得出结论。 4.1.7 汇报会：没有讨论程序。 4.1.8 调度会：必须有结果。 4.2 会议的要素包括：时间、地点、参加人员、主持人、记录人、议题、议程、决议、纪要。 4.3 会议的召集者应做好会前准备： 4.3.1 确定议题（最好不多于三个）。 4.3.2 确定主持人，并由主持人指定记录人。 4.3.3 文件按与会人数准备每人一份。 4.3.4 有准备的发言最好事先交换意见。 4.3.5 应提前一天拟好会议通知，经主持人签发后，连同文件一起发放给与会人员。 4.3.6 会议通知包括：会议名称、议题、时间、地点、参加人、需带资料。 4.4 会议举行 4.4.1 事先决定座次，主持人主席位置，记录人坐在主持人的右手边。 4.4.2 提前 5 分钟进入会场，填写《培训（会议）签到表》。. 4.4.3 与会人员保持会场纪律，将手机关机或置于震动状态，遇紧急电话应到会场外接听。 4.4.4 主持人按时宣布会议开始并提出议题。 4.4.5 按会议议程进行。 4.4.6 主持人下结论。 4.5 会议纪要：由会议记录人按照记录整理完成 4.5.1 会议纪要只记决议，不记讨论过程。 4.5.2 会议纪要一定要有执行者和完成时间。 4.5.3 由主持人签发并经与会人员签收确认。 4.6 例会制度：包括公司例会及部门例会。 4.6.1 公司例会 A 形式：由总经理主持，副经理级以上人员参加，由办公室人员记录。 B 时间：每月第二周周一及第四周周一下午 3：30-5：30 C 内容：传达集团公司例会精神，布置下周重要工作，各部门汇报上两周工作完成情况及下两周工作计划并提出与其他部门协调或 需支援的工作，对重大事项进行研讨，即席解决提出的问题，每月底的例会各部门 应就本月工作计划完成情况简要汇报。 4.6.2 部门例会 A 形式：由部门负责人主持，本部门主管或全体员工参加，指定专人记录。 B 时间：由部门负责人根据部门工作情况确定。 C 内容：传达周一公司例会精神，了解本部门员工本周工作完成情况，收集员工意见， 布置下周工作。 5.相关文件 无 6.相关记录 6.1 QC-XZ-04-01 培训（会议）签到表 编制 审核 批准 日期 南通中南世纪城 物业管理有限公司 管理规定 文件编号ZN-QC-XZ-04 会务管理规定 修改码 A/0 第 3 页 共 3 页