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样品发放管理制度
德州市奥德曼葡萄酒厂
样品发放管理制度
1 目的
为加强我厂对样品领用的管理，规范和约束样品的领用工作，制定本制度。
2 适用范围
本制度规定了样品发放的一般程序，及具体领取样品所必须履行的手续。本制度适用于样品发放和领用的全体人员。
3 职责
3.1经理及副经理负责样品发样的审批工作；
3.2业务代表对所领用样品及所造成的后果负责；
3.3销售内勤或市内业务助理负责样品发样的日常登记管理工作
3.4仓库保管员负责样品的备样
3.5办公室负责样品的发送
4 管理要求
4.1凡是要求领用样品的人员/部门，必须向销售内勤或市内业务助理申领并填写《样品需求单》（见附表）。
4.1.1必须注明所需样品的客户名称、接收人姓名、联系电话等。
4.1.2写明所需样品的型号、数量、填单人的签名（如遇业务代表或相关人员出差在外，应由销售内勤填单，并代签名）、日期等。
4.1.3自带样品也需填写样品需求单。
4.2对于新建业务的单位，需提供该客户的详细资料。
4.2.1基本资料：单位名称、地址、邮政编码、电话、传真、电子信箱、联系人、部门、职务等；
4.3审批
4.3.1填写完整的样品需求单，需先经经理或副经理签字，并在销售内勤处登记备案，由销售内勤签字后方可提取样品。
4.4 备样和发样
4.4.1 仓库保管员负责样品的备样 新样品由生产技术科协助备样，一个工作日内完成，如需延长时间，向销售人员申请确认 ，并协助发样。
4.4.2根据《样品需求单》备样，并特别注意查看产品包装和品质，避免错乱。样品品质须符合质量要求，标签打印正确、粘贴整洁。
4.4.3协助办公室做好样品的发放工作（随货或快寄）。并将样品清单放入样品箱内。
4.5日常管理
4.5.1领用样品的人员（部门）未能按照上述规定执行的，销售内勤或业务助理有权拒绝签字，仓库保管员有权拒绝发样。
4.5.2 样品的包装必须牢靠，避免在运输过程中的破损。
工作流程：
业务人员申领并填写样品需求单（样品需求单由销售内勤和市内业务助理负责管理）——经理或副经理审批——销售内勤或业务助理核实签字并进行登记（对于手续或客户资料不全者可拒绝签字）——仓库管理员审核样品需求单并准备样品（对样品需求单审批手续不完整的不得发样）——备样完毕仓管员通知办公室发样——办公室安排发样——发样完毕反馈信息给销售内勤（包括提货电话，提货日期，单据号码，快递公司等信息）——销售内勤将相关信息转发给客户并进行登记
样品需求单
客户名称： 联系人姓名： 详细地址： 联系 电话： 样品名称 质量要求 包装要求 数量（瓶） 备注 申请人： 经理审批： 内勤签字： 年 月 日
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