试论秘书人员所应该备的职业素质.doc

毕业综合训练 技术报告（论文） 题 目 试论秘书人员所应具备的职业素质 学生姓名 专业班级 学 号 指导老师 上海工商外国语职业学院 二〇一二年五三十一日 试论秘书人员所应具备的职业素质 内容简介：随着科学技术的发展，改革开放的深入，秘书工作已经起到越来越重要的作用。那么，如何高效地完成秘书的工作呢？秘书的工作具有事务性、辅助性、机密性等特点，这就要求秘书人员具有良好的素质，以便能够更好地为领导服务，更适应现代社会的激烈竞争。 关 键 词： 秘书 职业素质 秘书工作越来越受到人们的关注，相应地，对秘书职业素质的要求也大大提高。现代科学技术的发展，要求秘书人员具有良好的素质和处理事务的能力，明确自己的职责，在各方面都体现出自己的素养和风貌，并将这些工作方法、原则充分运用于工作中，在实践中不断探索，提高工作效率。本文就秘书人员所应具备的职业素质从以下五个方面加以探讨： 一、秘书工作的性质 秘书是领导者主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策综合协调沟通信息办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。 助性在商务活动中，秘书的全部活动都必须在上司的授权和监督之下。秘书在处理任何问题时，都应根据上司的意图、指示来办理，而不能代替上司做决定；秘书应选择适宜的时机和场合，用提出意见、建议的方式提醒领导慎重决策；对上司一旦拍板决定的事项，秘书要毫无保留、不折不扣地贯彻执行。辅助性是秘书工作的基本属性。。服务性商务秘书的一切工作都是围绕上司的工作展开的。企业管理者在组织中具有计划、指挥、协调控制的基本职能，他们必须要考虑有关组织技术、规章制度、经济目标、社会态度、公众需求等各方面的要素，因此他们的行为将侧重在计划、协调、沟通、监督、激励、评价等六个方面。比如，上司要主持召开一次会议，秘书要做的是会前准备好资料，秘书与相关人员沟通协调会议场地和会议中需要的设备，与档案管理人员沟通收集收集上司讲话的信息，与各部门相关人员沟通召集与会人员，还包括会上的组织服务沟通协调、会后的逐一沟通催办落实等，秘书应靠自己沟通协调全面的服务和辅助，使会议圆满成功。从属性商务秘书人员在处理任何问题时，必须与上司进行有效的沟通协调，根据上司的意图和精神处理，不能超越自己的职权范围，遇事不能自作主张，自行其是。从属性是由秘书的从属地位决定的，秘书的从属地位决定了秘书所做的一切都必须依上司的意图行中介性商务秘书处于决策部门与业务部门、本职能部门与其他职能部门、本公司和外公司之间位置上的辅助管理员，起着承上启下、联系左右、沟通内外的作用。商务秘书清楚自己正凭着所处的中介地位展开各项工作的，因此必需要树立中介的意识，正确地把握自己在工作中地位置，把工作过程视作发挥中介沟通作用。综合性秘书部门是综合办事部门，商务秘书的工作是为上司的各种商业事务工作服务的，因此商务秘书工作的内容和活动方式必然涉及商业事务工作的各个方面，内容具体而复杂，因而具有鲜明的综合性。机要性，是指秘书工作的机密性和重要性。商务秘书身处企业的决策者、管理者身边，企业秘书部门最贴近企业的中枢部分，秘书工作的一个重要部分就是加强与上司的沟通协调辅助上司进行决策管理和开展各种商务活动，所以在秘书工作中有相当的内容属上司的工作范围。遵纪守法、廉洁奉公是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现是秘书人员应有的思想道德品质和行为标准。某保安服务中心年度总结暨表彰大会召开之前，经理看了各保安部上报的材料，发现上报的材料都只报喜不报忧。为落实材料，派秘书调查落实。秘书接到任务后，只是根据各保安部所记载的材料和上报材料进行比较核对结果贡献大、成绩突出的没有评上，而个别虚报数字写假材料的反被评为年度先进单位，挫伤了群众的积极性，影响了年终评比的质量。造成评价不准的原因，在于秘书写的报告所依据的事实没有经过深入的调查研究。调查研究，朴素求实，给领导提供实的材料，是一个秘书乐业敬业的表现，是秘书职业道德的要求。经理已经发现了上报的材料只报喜不报忧，派秘书调查落实，领导意图是很明确的，而秘书却依据只报喜不报忧的材料写了一个报告，反映出浮夸不务实的工作作风。 秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、逻辑学、速记、外语以及中国秘书史等等。 这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业专业知识是指秘书在企业所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。）1972年加入李嘉诚长