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第三章 界定專案範圍 夜四技　休閒三甲 999B0004 許舒景 999B0008 黃翊慈 999B0015 林瓊瑛 999B0028 李詒袽 定義專案 若是不知道你將往何方，又怎麼知道何時可以到達呢？ 有太多專案是因為沒有清楚地了解真正要做什麼， 所以不知何時可以完成。 本章將透過一連串的活動讓你正確地起步， 它們能引導你明確地定義與了解定義專案是什麼。 從所謂滿足條件的溝通工具開始。 依據交付項目的滿足條件，可以產出一包含附件的文件， 名為專案概觀說明書（POS），其內容清楚陳述該完成什麼， 並由負責完成滿足條件問題的當事人簽字。 一旦POS獲得認可，便算完成了範圍界定階段。 管理客戶期望 辨別需要與想要 由於客戶真的不知道自己到底想要什麼。 只要有理由認定客戶所想要的跟他們的實際需要的有出入， 便有責任加以過濾與區分。 發展滿足條件 若是必須找出讓專案出問題的地方，那就該選擇剛開始時。 專案開始時，由於某些因素， 人們不太容易互相了解彼此所說的是什麼。 想成為成功的專案經理必須具備良好的傾聽技巧。 滿足條件（COS）的發展流程 COS的發展流程包含四個部分: 需求：提出需求 澄清：供應者不斷解釋他所聽到的需求，直到需求者滿意 　　　供應者所知的需求內容之後，才會結束會談。 回應：供應者陳述他能夠做什麼，以便滿足需求。 同意：需求者重新陳述就他所知供應者能夠提供的， 　　　直到供應者同意之後，才結束會談。 　　　雙方此時都已經清楚地了解供應內容。 建立清楚的目標 你跟製造商已經陳述了你的要求， 並且也知道對方了解你的需求。 儘管這個範例相當簡單， 可是它確實替你與製造商之間確立了溝通的語言。 這樣的開端替未來持續的對話埋下種子。 進行專案工作時，因為一開始即了解彼此， 所以可以有效地處理變化。 建立專案概觀說明書（POS） 滿足條件的陳述可以做為你製作專案概觀說明書所需的 輸入，專案概觀說明書是一份簡短的文件，他簡潔地陳 述專案該做什麼、為何該做、完成時將提供什麼商業價 值給企業。 專案概觀說明書的主要目的是為了獲得管理高層的認可， 以及發展細部專案計畫所需的資訊。 專案概觀說明書一旦獲的認可， 便成為未來規劃與執行專案的基礎。 它是跟專案範圍與目標有關之問題或衝突的參考文件。 專案概觀說明書也可用於其它目標 承接既有的專案 主動提供的個人意見 團隊的參考 專案概觀說明書具有五個元件部分 問題或機會 專案目的 專案目標 成功準則 假設、風險、障礙 專案概觀說明書 專案名稱 專案代號 專案經理 問題或機會 目的 目標 成功準則 假設、風險、障礙 準備人員 日期 認可人員 日期 附件 即使我們強烈建議專案概觀說明書只要一頁就好， 但還是有些情況需要較多的文件。 有兩種常常被要求進行的分析： 風險分析 財務分析 本益分析 收支平衡分析 投資報酬 使用聯合專案規劃會議來發展專案概觀說明書 撰寫專案概觀說明書是聯合專案規劃的第一部分， 這可能必須分成兩個部分來完成它。 其中第一個部分是撰寫專案概觀說明書； 第二個部分則是等專案概觀說明書得到認可後， 再完成詳細的計劃。 先從專案概觀說明書開始進行，規劃團隊通常會花一些 時間來討論專案概觀說明書的細節，以便啟動規劃會議 ，使得團隊更深入了解專案的範圍。其它資訊應該寫在 專案定義說明書（PDS）中，PDS是一份只讓專案團隊 使用的文件。 提交專案以便取得認可 一旦完成專案概觀說明書，便將它提交給管理階層， 以便取得認可。認可的流程不拘形式，它是讓管理高層 審慎地判斷此專案是否確實具有商業價值，以及是否值 得繼續進行詳細規劃階段。 通過認可的專案概觀說明書可供三種人使用： 管理高層 顧客 團隊 認可流程的參與者 核心的專案團隊 專案團隊 專案經理 資源經理 功能或流程經理 顧客 管理高層 認可準則 在專案生命週期中的這個階段，其認可準則不是要求 此時要認可專案執行，或是將此專案加入組織的專案 卷宗內。 管理高層此時要看的是這個專案對於組織的價值粗估， 因此，這時他們只是認可進一步規劃這個專案而已。 詳細的專案計畫提供他們更明確的專案成本估計， 一旦知道實際的成本，管理高層便可以計算他們預期 從這個專案取得的報酬。 專案認可狀態 尚未認可能夠規劃專案時，管理高層可能會採取以下 行動之一： 他們可能會立刻拒絕這份建議書，這樣的決策通常是根據預期利潤，以及總成本與實現利潤所花時間進行比較的結果。 他們可能反對專案的目的與範圍，接著要求重新提交，以便取得認可來規劃專案。 他們可能認為之後重新提交的建議書比較合適。換言之，他們此時並不準備同意這個專案。 最後，認可之後可能會考慮是否將這個專案加入組織 的專案卷宗內，這