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关于我校公文传输系统运行情况的调查报告 电子政务 和谐文化 校园文化传播 为了适应学校多校区办学和校、院二级管理体制改革深化的需要，不断提高工作效率和管理水平，进一步推动我校网上办公，学校自2005年9月12日起正式实行公文网上传输，并停止向全校各单位、各部门发送纸质公文。现在，公文网上传输已经运行了一段时间，其效果究竟如何呢？为此，学校办公室组织人员对公文传输系统运行以来即2005年4月—2006年5月23日我校各职能部门的发文情况进行了调查。现将调查结果报告如下： 一、网上公文传输的基本情况 公文传输系统运行以来，学校基本实现了公文及各类通知等通过网上向校内各单位、各部门传输。学校各党政职能部门管理的其他文件也已基本实现了网上传输。自2005年4月至2006年5月23日，学校各党政职能部门共发文307篇，具体发文情况请看下图： 说明：党群系统（包括党委、党委办公室、保密委员会、综合治理委员会、纪委、审计室、组织部、宣传部、统战部、工会、团委、关工委、后勤处党委）共发文126篇；行政（包括学校行政、校长办公室、档案室、国际合作与交流处、南校区管理委员会）共发文103篇；职能部门（包括教务处、科学技术处、研究生处、人事处、计划财务处、学生工作处、公安处、图书馆、后勤处、资产管理处）共发文73篇；其它（包括学位委员会、校庆办、风疹防范小组、）共发文5篇。 说明：图1、图2及图3所统计的发文数量是以公文传输系统现有公文为准，由于部分职能部门的公文没有缺乏连续性，因此实际发文数量可能会超过307份。本文暂且以307份为调查对象。 学校各党政职能部门的发文形式主要可分为两种:一种为正式公文，即有正式发文字号的“红头文件”；一种暂且称为一般性通知，即没有正式的公文编号，多因紧急事务而又没有必要以正式公文的形式下发的“党委办公室通知”、“校长办公室通知”、“部门通知”、“通知”、“其他”等。 二、网上公文传输存在的问题 学校实行公文网上传输是为了不断提高工作效率和管理水平，进一步推动学校各党政职能部门实现网上办公。公文通过网上传输，有利于学校的相关文件得以快速、高效的落实，有利于提高学校各职能部门的工作效率，也有利于实现学校无纸化办公以及建设节约型校园的目标。 为了规范各职能部门的公文办理，学校制定了《山东农业大学关于校内行政二级行文的规定》、《山东农业大学行政公文处理办法××字〔2006〕×号”，其中年份应用中文的六角号“〔 〕”号圈起。但在实际行文过程中，部分职能部门的公文年号采用了中括号“[ ]”，与学校的相关规定相悖，该种现象约占学校职能部门所发正式公文总量的10.7%。发文机关标识一般不可省略，国家有关文件规定，具有公文版头的公文，可以省略发文机关标识，但在其他情况下，则不可省略。部门公章在一定程度上可以说是部门的象征，公章意味着法律效力，但是部分职能部门在发文过程中使用不规范，时盖时不盖。 （二）公文的提交格式不统一 现在学校各部门提交的公文格式主要为两种：一种是Word格式，一种为pdf格式。两种公文格式各有其优缺点，使用word格式方便、快捷、易修改，所占网络空间小，但是缺乏稳定性；pdf格式下，成文以后不易修改，所占空间相对较大，但是比较正式。部分职能部门在发文时，两种格式并用，不利于公文的统一性和严肃性。 （三）部分职能部门公文网上传输与下发纸制公文并行 学校办公室近日的一项调查显示，部分职能部门在实现公文网上传输的同时，依然下发纸制公文，形成网上公文与纸制公文并行局面。收文单位通过公文传输系统接收公文后，为便于落实，经常将电子版形式下载后打印出来，同时又可能会接到发文单位电话通知，要求派人去取纸制公文。这样既浪费了资源，又给收文单位增加了工作负担。 （四）职能部门发文采用“通知”频繁 这里的“通知”，即非“红头文件”。一般性“通知”，方便、快捷，但在字体、字号、纸张等方面却未遵循统一规范，有些职能部门甚至前后所发通知格式各异。另外，“通知”类型繁多，有“部门通知”、“党委办公室通知”、“校长办公室通知”、“通知”等。 （五）行文应当确有必要,注重效用。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。能以普通件发文的，不用正式文件。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”形式简单、方便，但不够正式。正如前面所提到的，“通知”在字体、字号、纸张等格式方面缺乏统一规范，各职能部门各行其是，部分职能部门前后所发“通知”的格式有时也不相同。所以，学校应进一步规范通知的格式，提高部门发文的规范性。如教务处便有其比较规范化的“通知”，即“教通字”。 学校办公室可对“通知”的字号、纸型等进