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第一部分 办公室管理 一、电话、传真、打印、复印管理规定 为了保证机构高速运转，提高办公高效率，节约办公成本，使办公程序化、规范化，防止泄密，减少浪费，特制定本办法。 一、未经允许，无关人员不得进入总机室、打印复印室，严禁私自打印复印任何文件、资料，资料严禁自行在总机房打电话、发传真。 二、电话、传真使用规定： 1、使用电话时应做到长话短说，重要电话要有记录。 2、爱护电话机，保持电话机的整洁，电话机应放在较为稳定的位置。损坏电话要照价赔偿。 3、拟传真时力争文字简明扼要，值班人员应作好收、发登记并及时处理。 4、特殊情况私事通长话或市话，需到共用电话处请总机接通所叫电话或向办公室的管理人员申请同意，话后如实作好登记，实际收费按电信局有关标准执行，传真收费同此。 5、各子公司和各部门因工作需要对其负责人及有关人员配备的移动电话（手机）、传呼等，需经部门向办公室递交书面申请，报分管领导同意后方能购买，同时必须交办公室或行政部入库后办理领用手续，由办公室作好登记后方能领用（归还时退还其领条），要求持机人必须妥善保管使用，若因不慎遗失和不正确使用而损坏，由本人负责按原机（根据折旧的规定作价后）进行赔偿。凡所持手机原则上每月费用控制在300元以内，确因工作需要而超出规定的费用可以报销外，其余费用和私话费用全部由本人承担（各子公司可根据其销量、效益和业务工作量，适当提高其移动电话费用）。所有持机人员离开公司时必须开机，以便进行工作联系。 三、打印、复印规定： 1、严禁私自打印、复印和私自对外打印、复印任何资料。违者一次罚款200元。 2、打印、复印范围： （1）集团总部对下属子公司及合作单位的有关通知、文件。 （2）对上级主管部门报送的有关材料。 （3）对外广告和形象宣传。 （4）正式合同或协议书。 3、打印、复印重要材料或文件须有部门负责人的签字后，经办公室主任（副总裁或总助）批准后方可打印复印，否则打字室有权拒绝打印、复印。 4、正式文件需有签发人签字才能进行打印、复印。 5、打印、复印结束后经手人必须在打印复印室作好登记。 此规定从****年**月**日起正式执行，原规定同时作废。 二、行政文件、文书档案、资料的管理规定 为了加强公文管理，搞好文件的规范性，特作如下规定： 一、目的 确保行政文件及资料的适用性、系统性、协调性和完整性，并在相关场所使用的有效性。 二、范围 适用于集团公司行政管理及总部外来文件和资料的控制。 三、职责 办公室负责行政文件和资料的归口管理，其它部门协助管理。 四、工作程序 （一）行政文件的拟制、编号、审核和报批 办公室负责集团行政管理等活动的有关文件和资料的拟制、审核、报批、印发、存档。 （二）行政文件和资料的分类 1、从文件和资料所涉及的内容分为： （1）凡集团董事会研究决定的有关问题和需董事会任命有关人员职务的以董事会的名义（即以正大董[****]第**号的文号）下发执行。 （2）凡集团总裁办决定的有关事宜和需集团公司任命的有关人员职务的，对全集团有指导性和规定全集团应该遵照执行的有关文件、通知等以集团公司的名义（即以正大发[****]第**号的文号）下发执行。 （3）总部对集团有关部门、各子公司需下发的以一般性文件、通知等除以集团公司的名义下发外，可以办公室的名义（即以正大办[****]第**号的文号）下发到各部门和各子公司执行。 （4）部门除办公室外的其它部门对各子公司的有关业务性、技术性和要求其对口部门完成的有关工作任务等的文件、通知等以下发部门的名义（即以正大*[****]第**号的文号）下发给各子公司和/或相对应的部门执行。 2、文件和资料从拟制、审核、批准、更改、发放和回收进行控制分为：受控和不受控文件，受控文件要加盖“受控文件”印章且注明分发号，非受控文件只进行登记。 3、受控文件包括： （1）年度工作总结、年度工作计划。 （2）管理条例。 （3）重大生产经营决策等。 4、根据文件和资料是否需要保密和保密程度可分为非秘密文件和秘密、机密、绝密文件。 5、秘密文件包括： （1）年度工作总结、年度工作计划、生产经营决策、管理条例。 （2）上报各级有关部门的数据报表，集团内年度考核的奖惩、分配方案等。 （三）文件的打印、校对和装订 凡集团董事会、总裁办、办公室、人事部的人事任命文件、通知需打印下发的文件、资料和无内勤人员部门的文件由打印室打印外，其余各部门的文件、通知、文字材料等由各部门内勤人员打印、校对、装订。 （四）行政、受控文件和资料的发放 1、凡以正大董、正大发、正大办的名义发放的文件由办公室发放，文件只发放到总部部门负责人和各子公司人事行政部，由各部门和各子公司的人事行政部负责在本部门本公司上传下达。 2、各职能部门的文件由各部门负责发放，发放范围同第1条。 3、受控文件由办公