F4.2.5第二矿设备仪器类档案管理办法.doc

大港油田第二矿区管理服务公司 管 理 作 业 文 件 文件编码：GYK05/F4.2.5 设备仪器类档案管理办法 版 本：F 编制部门：人事劳资部 编 制 人：王祖英 审 核 人：王俊楼 审 定 人：吕勋志 批 准 人：王海林  1 范围 为统一规范公司设备仪器类档案管理，制定本办法。 本办法规定了公司设备仪器类档案的管理内容， 是对GYK05/F4.2《档案管理程序》的补充。 本办法适用于公司设备仪器类档案的管理。 2 术语和简略语 2.1 本办法采用GB/T 19001－2000、GB/T 24001－2004、GB/T 28001－2001和Q/SY 1002.1－2007标准规定的术语。 2.2 设备仪器类档案：指引进、购置设备仪器时随机携带的具有查考利用价值的文字、图表、声像、磁盘等不同载体形式的文件材料。 3 职责 3.1设备仪器管理部门负责归档工作的督促、指导和归档材料的审核工作。 3.2 设备仪器的采购、安装、使用单位的兼职档案员负责设备仪器类文件材料的形成、积累、整理、立卷归档工作。 3.3 档案室负责对档案形成部门（单位）归档工作的监督、检查、指导，负责归档材料的整理、编目、保管、提供利用等工作。 4 管理内容 4.1 归档范围和要求 4.1.1 归档范围 a）国产或引进设备的可行性分析研究报告、审批文件、洽谈记录、合同、协议和往来函件等归入文书档案管理。 b）国产或引进设备随机的文件资料，包括装箱单、出厂合格证、使用说明书、质量说明书、维修保养说明书、技术质量标准、机械设备安全操作规程、维护保养规程、备件目录、随机的全套图纸及磁盘、录像等各种载体的文件资料。 c）设备安装验收总结报告、安装图等技术资料。 d）重大机械事故分析报告及处理情况记录，设备大修记录及验收单，总承、易损件更换记录，大修出厂合格证等技术资料。 e）设备更新、改装、改进过程中形成的申请书及审批文件，设计图纸及各种检测试验记录等。 f）设备的年检记录、运转记录等由使用部门或设备管理部门收集保存。 g）重要设备报废的技术鉴定书、申请书、批文等。 4.1.2 归档要求 a）对于同一型号的多台设备随机档案材料，档案室和设备管理部门各保留1-2套齐全、完整的档案材料，其余材料可由使用单位自行保留,每台设备的合格证要求全部归档。设备开箱验收时，设备管理部门和档案管理部门的专兼职档案人员参加设备验收，对随机资料的种类、份数、质量由设备使用（或管理）部门认真填写设备开箱验收记录，以保证文件材料的齐全、完整。 b）归档的文件材料必须齐全、完整、系统，字迹工整，图样清晰，折叠美观，案卷质量符合本规范中的各项要求。 c）卷内文字材料属本单位形成的，一律使用蓝黑或碳素墨水书写或者激光打印机打印，不得有复写、复印、圆珠笔等不符合要求的字迹材料。 d）若外单位形成的文字材料出现复印件或圆珠笔字迹时，需对圆珠笔字迹作技术保护处理；复印件应指明原件出处，凡能统一标注的均在案卷备考表内说明复印件的来源及页数，不能统一标注的则在复印空白处标明出处，同时在备考表中注明。 e）归档部门负责编制移交目录（详见“档案案卷目录”（GY01JL4.2.2－02）一式两份，移交档案时由归档部门和档案部门双方依据移交目录认真清点、核实无误后，填写“档案交接清单”（GY01JL4.2－01），双方签字，并由双方的部门领导确认签字后，加盖部门（单位）公章，附在移交目录前，一份交移交单位留存，一份由档案室归档永久保存。 4.1.3 归档时间 a）随机的设备文件材料，于设备开箱验收后一周内，由设备管理部门的兼职档案人员整理并负责向公司档案室移交，确保归档的文件材料齐全、完整、成套、系统。 b）设备在试运行、使用、大修、保养、年检过程中形成的重要文件材料，在形成后一周内，由使用单位设备管理部门的资料员整理后，本单位自行保存。 4.2 设备仪器类档案整理 4.2.1 整理原则 遵循设备仪器类档案的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的保管与利用。 4.2.2 整理方法 设备仪器类档案以“卷”为整理方法，按“卷”为保管单位进行整理。采取按设备种类的方法整理，即根据设备仪器所属特性及种类的不同，分别将应该归档的文件材料归入相应的二级类目中，再根据设备的不同型号组成一卷或若干卷。 4.2.2.1　装订 a）案卷装订的质量要求 ①随机的文件材料成书册的一般保持原样，对散放材料同一种类能合并成册要合并成册，打印出封面，装订前必须去掉文件材料上的金属物，采用线装订，对于破损的文字材料和图纸按裱糊技术托裱。 ②案卷中大于或小于A4纸型的文字材料要折叠或托裱为A4纸型的统一幅面，各