IT项目-项目管理公室的类型与职能-01-嘉为IT.docVIP

项目管理办公室的类型和职能 【摘要】 PMO项目管理办公室，越来越多的在IT项目中出现，其作用意义深远。但是在于项目经理的沟通过程中，发现很多项目经理对PMO的认识仅仅停留在催缴文档和报告的层面，并且PMO的成员也会谈及自己工作的困难和不被认可。这其实源于项目经理和PMO成员对于当前PMO类型的不明了，以及对于PMO的阶段性目标的缺失。本文从PMO的类型和职能角度入手，帮助项目经理和PMO成员对PMO的价值有更加深层次的认识。 【正文】 项目管理办公室简介 随着各个组织IT部门的发展，越来越多的项目由IT部门负责，因此越来越多的组织都成立了IT部门的PMO，由此可见PMO对于IT项目的集中管控的重要性。在PMBOK第五版中，对PMO的定义是：项目管理办公室（PMO）是负责对所辖各项目进行集中协调管理的一个组织部门。PMO 的职责可涵盖从提供项目管理支持到直接管理项目。 除了被集中管理之外，PMO 所支持或管理的项目不一定彼此关联。PMO 的具体形式、职能和结构取决于其所在组织的需要。 在项目开始阶段，PMO 可能有权起到核心干系人和关键决策者的作用。为确保项目符合组织业务目标，PMO 可能有权提出建议、提前中止项目或采取其他必要措施。此外，PMO 还可参与对共享资源或专用资源的选择、管理和调动。 并且对PMO的作用有明确的说明： PMO 的一个主要职能是通过各种方式支持项目经理，包括（但不限于）： 管理 PMO 所辖全部项目的共享资源； 识别和开发项目管理方法、最佳实践和标准； 指导、辅导、培训和监督； 通过项目审计，监督对项目管理标准、政策、程序和模板的遵守程度； 开发和管理项目政策、程序、模板和其他共享文件（组织过程资产）； 协调项目之间的沟通。 项目经理与PMO 的目标不同，所需遵守的要求也就不同，但他们的所有努力都必须符合组织的战略需求。项目经理与PMO 之间的角色差异 可能包括： 项目经理关注特定的项目目标，而PMO 管理主要的项目集范围变更，这些变更可被视为能促进业务目标实现的潜在机会。 项目经理控制分配给本项目的资源，以更好地实现项目目标，而PMO 负责优化利用全部项目所共享的组织资源。 项目经理管理单个项目的制约因素（范围、进度、成本和质量等），而PMO 从企业层面管理方法论、标准、整体风险／机会和项目间的依赖关系。 但是在于项目经理的沟通过程中，发现很多项目经理对PMO的认识仅仅停留在催缴文档和报告的层面，并且PMO的成员也会谈及自己工作的困难和不被认可。这其实源于项目经理和PMO成员对于当前PMO类型和职能的不明了，以及对于PMO的阶段性目标的缺失。 项目管理办公室类型 如同罗马不是一天建成的，PMO也不可能一蹴而就。下面我们从PMO的类型深入剖析PMO的各个阶段，以及各个类型的价值和所受的限制。对PMO的发展有了明确的目标，从而对PMO在组织中的作用有整体的认识，并有效地实现项目经理和PMO的合作。 不是所有的项目管理办公室在建立之初都是一样的。从本质上讲，PMO是一个能满足组织级别的项目管理需求，由优秀的项目管理专业人员（列如绝大多数组织要求PMO的成员必须是PMP）组成的“办公室”，最终成为项目管理的组织中心。PMO可分为下列三种层级中的一种，或者三个层级同时并存。 第一层：项目控制办公室 这是一种典型的处理大型、复杂的单项目的办公室。它专门针对一个项目，但该项目太大，太复杂，需要多个子项目的进度安排，而这些子项目的进度安排需要被整合进一个总体的项目集进度中。它可能拥有多个项目经理，每名项目经理负责一个单独的项目进度安排，其关联的资源需求和成本都被纳入一个整体的项目集进度。项目集经理或其中最主要的项目经理负责整合所有的进度，资源需求和成本，以确保项目集作为一个整体满足最后期限、里程碑和可交付成果。 显然这是多数组织的PMO定位，也是PMO最基础的阶段。大体上就是前文所述，项目经理不停的被PMO所监督与控制，而得不到PMO有效的帮助。更多时间，PMO作为项目的监控中心存在。 第二层：业务单元项目管理办公室 在业务单元或部门层级，项目管理办公室可能仍被要求为单个项目提供支持，但其面对的是整合大量的、不同规模的多个项目，这些项目有的是需要较少资源的短期项目，有的是需要综合几十种资源、大量资金和复杂技术的历时几个月或者几年的项目。当前IT项目的趋势越来越符合上述的情况，特别是在“云技术”解决方案的提出之后，IT所面临的已经不单单是本部门的单个项目，而是整个组织级别的项目管理。 第二层的PMO其价值在于开始在组织层面整合资源。而且正是在组织层面，资源控制开始在项目管理系统给予的回报中起到更高价值的作用。在单一项目层面，运用项目管理将为项目创造巨大的价值，因为它开始建立可重复性的规则——项目进度、项目计划变成