GI-Z01-01文件格式与编码工作指引.docx

1目的为体系文件编写的格式与编码提供指引。2范围适用于区域/分公司的质量/环境管理/职业安全健康管理体系文件格式和编码。3内容与要求3.1文件内容格式1.目的——阐述编制该文件的作用2.范围——指明该文件适用的部门和领域3.职责——明确在该活动或过程中部门或相关人员的职责4.定义——对文件中不好理解或容易产生歧义的名词术语给予解释（可删减）5.内容与要求——对过程中各环节的工作内容方法和要求进行详细阐述6.相关文件——在该文件实施中涉及到的其它文件（可删减）7.记录表格——在该文件实施中需要用到的记录表格（可删减）3.2页面格式3.2.1页面设置：页边距上下左右2.54厘米2.54厘米1.91厘米1.91厘米页眉及页脚装订线设置页眉页脚装订线1.5厘米1.75厘米0厘米3.2.2页眉：页眉内容为文件名称，文本右对齐，字体要求宋体，字号要求五号；3.2.3文本要求：字体字号段前段后行距宋体小四0行0行1.5倍行距注：每一大内容标题加粗。3.3质量记录表格格式3.3.1表头模版表格名称（宋体，小二号，加黑）编号：版本：表格生效期：序号：（宋体，五号，加黑）3.3.1.1编号和版本号来源于质量体系文件；3.3.1.2表格生效期填写体系颁布日期；3.3.1.3序号填写办法：项目名称拼音首个字母大写-年月-顺序号（阿拉伯数字）；如：金地格林小镇JDGLXZ-201312-013.3.2体系文件中表格本身跨页的，须在表格的正下方标明页码和页数，第二页起可不加表头；3.3.3增加附页须在原表格相应栏目中标明“见附页”，在附页的表格名称后标明“（附页）”二字，并标明页码；3.3.4因内容多而导致表格页数增加，第二页起可不加表头，但有栏目的须在第一行列明栏目名称，并在表格正下方标明页码和页数。3.4编码方式3.4.1管理手册GM-□□章节号，序号自01起编号管理手册分类标识GM:GemdalePropertyManagementManualFile示例：GM-05即管理手册第五章3.4.2程序文件GP-*□□对应的程序文件序号,序号自01起编号对应的业务类别编码，按业务类别编码规则对应程序文件分类标识GP：GemdalePropertyManagementProcessFile业务类别编码规则：Q—前期K—客服G—工程A—安全H—环境Z—职能示例：GP-G03即工程类03号程序文件3.4.3作业指导书GI-*□□-□□作业指导书序号，自01起编号对应的程序文件编码及序号作业指导书分类标识GI：GemdalePropertyManagementInstructionsFile示例：GI-G03—05即工程类03号程序文件下的05号作业指导书作业文件名称通常分为三类：1）制度/规定：主要表述公司内部管理要求须相关单位按要求执行；2）规范：主要表述涉及服务管理要求或服务标准；3）指引/要点/方法/办法：主要表述内部管理要求或服务活动的具体操作要求与步骤。3.4.4质量记录表单RF-*□□-□□记录表单序号，自01起编号对应的程序文件编码及序号记录表单分类标识RF:RecordForm示例：RF-G03—02即工程类03号程序文件下的02号质量记录3.4.5其他规定3.4.5.1针对同一类型设备或活动而建立的作业指导书，采用同一文件编码，附加阿拉伯数字序号的方式进行分类标识，如:GI-*□□-□□（□□）；3.4.5.2计划性、临时性文件，原则上不需要建立编码。4 相关文件GP-Z01文件和资料管理程序