2016年电大 -办公室管理 改完又改.docVIP

三、简答题 1．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？教材P35 (1 )受 意 是文员接受和领会上司意图。(1分) （2 ）一 种 是直接受意。(1分) (3) 另 一 种是间接受意。(1分) (4) 文 员 要善于领会上司意图，按上司意图办事。(1分) (5 )但 要 防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司 的指示。(1分) (6 )要 做 到:备好记录本，记录下指示要点。（1分） （7 ）注 意 倾听，用心判断指示的用意。（1分） (8) 必 要 时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。(1分) (9) 如 有 不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。(1分) (10 ) 接 受指示后，要不失时机地贯彻实施。 2．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？P36—37 (1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝； (2)参谋作用； (3)补缺作用； (4)增进关系作用； (5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事； (6)适时。考虑时机； (7)适地。看场合； (8)适度。要注意掌握分寸。 3．来信受访的范围包括哪些? p109受理与处理的程序和基本要求是什么？p109—110 （1）受 理 的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。(l 分) （2）及 时 拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。(2分) (3) 认 真 阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。(2分) (4 )逐 项 登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。(1分) (5) 认 真 处理。处理信件应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(2 分 ) (6) 及 时 复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。（2分） 4．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？p170—171 （1）要获得上司的许可； （2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认； （3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等； （4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。 （5）星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会； （6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会； （7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会； （8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？p178—181 有 电子 提 示系统和人工提示系统(2分) 电子 提 示 系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息。(3分) 人工 提 示 系统的做法:设置基本办公日程表(1分)、固定活动日期一览表(1分)、使用提示性备忘录(1分)、准备约会表(1分)、准备特殊提示卡(1分)、准备交往提示文件(1分)。 6．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？p137 (1)会议名称;1分) 2)会议记录人的姓名、盖章;（1分) 3)时间(开始时间、结束时间);(1分) (4)会议地点；（1分) (5)议题;1分) (6)主持人、主席;(1分) (7)出席者名单;1分) (8)会议的经过情形及结论;1分) (9)相关的资料;(1分) (10)下次会议预定日期。1分) 7．提高会议效率可以有哪些做法？p156—159 答：遵 循 法 律法规(1分) 合 理 确 定会议目标(1分) 确 定 必 要的与会者(1分) 减 少 会 议数量(1分) 缩 小 会议 规模(1分) 简 化 会 议程序(1分) 缩 短 会 议时间(2分) 8．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？p234 (1)不要失去报告的适当时机。报