环境与文件记录管理程序.docVIP

XX 塑料制品厂 标 题 环境文件与记录管理程序 版本 A 环境文件编号 JY-EP-01 制订部门 文管中心 制订日期 2006.07.1 页次 1/4 目的: 明订本公司有关控制环境文件与数据的相关控制制作程序,使所使用之环境文件迅速、正确流通,以确保各相关部门能适时获得适当且有效之最新环境文件. 范围: 本公司所加工、销售的产品自物料采购、制造、检验、储运、包装至出货、客户服务等各阶段作业中,凡是本司内部或客户、供货商提供之相关环境文件数据与记录均属之. 权责: 定义: 环境手册: 为提供一套执行与维持环境管理系统有效运作之基本指导纲要. 程序环境文件: 将工厂管理机能之目的、范围、相关权责单位、作业内容及与其它单位之关联性加以说明,以利各项作业进行和管理之环境文件. 工作指导环境文件: 作业标准、检验标准等,凡在制程上需使用的环境文件均属之. 外来环境文件: 非本公司自有,取自客户及外来有关之图面规格、标准及相关技术数据、环境文件均属之. 作业内容: 环境文件管理作业流程图 如附件一 . 环境文件编码系统: 各类环境文件之制定、修订均需由环境文件管制中心,依环境文件编码系统编号管理. 5.2.1 环境文件编码系统: □ □ □ □ 公司名 文件别 流水号 5.2.2 环境文件别 E M: 环境手册 EP: 环境程序文件 EW: 环境指导书 修订记录 : 日期╱版本REV. 核 准 审 查 制 作 XX 塑料制品厂 标 题 环境文件与记录管理程序 版本 A 环境文件编号 JY-EP-01 制订部门 文管中心 制订日期 2006.07.1 页次 2/4 环境记录于环境文件编号+F01.02….序列号 5.2.4 版本制定: 第一次制订为A版,修订换版时代码递增. 5.2.5 检查标准、捆包仕样书、QC 工程表之编号依【检查标准、捆包仕样书、QC 工程表编号规范】编号. 环境文件制订、修订、废止作业: 环境文件制订作业: 视营业需要及组织任务,由适当部门以环境文件标准格式拟案后,填妥「环境文件制/修/废止申请单」 申请,呈拟案部门主管核准再送总经理颁布发行,文件管制中心再依环境文件编号系统编号,然后将该环境文件登录于「环境文件总览表」. 环境文件修订作业: 环境文件若有不合现状,需修改增订者,得由起议单位填写 「环境文件制/修/废止申请单」 提出修订原因及内容,交原拟单位研议修改,修订完成后之环境文件审查、核准、颁布、发行内容同环境文件制订作业. 环境文件废止作业: 环境文件废止之申请、审查、核准、颁布作业同环境文件修订作业. 环境文件废止后,原环境文件之编号应列管,不可再重复应用. 环境文件分发回收作业: 经颁布发行之环境文件,得由文件管制中心管理,并依拟案单位所拟定之环境文件分发单位影印适当份数,加盖蓝色发行章后发行,并请收各单位于「环境文件分发/回收签收一览表」上签收. 修订及废止时,应由文件管制中心依分发记录回收旧版之环境文件,回收时应注意数量及内容完整性并记录于「环境文件分发/回收签收一览表」. 旧版失效环境文件应于新环境文件颁布后,发行时即刻收回. 环境文件保存作业: 环境文件保管单位: 原稿一律由环境文件管制中心保存,分发的环境文件由各单位自行保存. 对外环境文件: 由对外接洽单位负责,分发流程同5.4.1. 旧版环境文件回收时,环境文件管制中心须注明回收情形,各单位不得保留旧版,但环境文件管制中心须对历次版本变更之原案予以保存到前一版并与新版环境文件分开保存. 环境文件销毁作业: 各单位回收之环境文件销毁时,由环境文件管制中心统一销毁或在回收环境文件上盖作废章,放置一边可作资源参考. 5.7 环境文件档案管理: 现场使用环境文件须置于现场作业场所. 使用单位不得影印正式环境文件. 非现场使用之环境文件,须由各使用单位自行集中管理. XX 塑料制品厂 标 题 环境文件与记录管理程序 版本 A 环境文件编号 JY-EP-01 制订部门 文管中心 制订日期 2006.07.1 页次 3/4 文件管制中心每半年发行一次环境文件总览表,供各使用单位核对其使用是否为最新数据. 环境文件如发现有缺页、破损、字迹模糊应填写「环境文件补发 借阅 申请单」,向环境文件管制中心申请补发,不得以影印方式自行处理. 环境文件管制中心须设专人管理,以确保数据之正确使用. 环境文件分发数量不够时,使用单位之主管应直接与环境文件制订单位主管协调更改环境文件分发数量再行补发. 外来环境文件之管理: 外来环境文件各单位取得后,交由环境文件管制中心盖公司章并登录于「外来环境文件与数据输入表」管制,并由使用单位保存使用,若不需使用时由环境文件管制中心统一保存. 客户提供之制品图面则按【图面