KASS功能解决方案--文档集中管理.doc

KASS功能解决方案之 文档集中管理 1.功能要求： 文档往往是由公司员工在自己的电脑中编辑完成并保存在自己的电脑中，在有需要时再通过U盘、邮件等方式发送给其他人使用。这种处理方式以来导致文件传递过程中效率比较低，同时也容易因为各种情况导致文件丢失、文件数据失真、文件非法访问等问题 为此，企事业单位需要有统一的文档管理平台，对文档进行集中的存储，提供统一的访问接口。用户做好文档后存放到公司统一的平台，使文档真正成为企业财富而非个人拥有。 2.KASS解决方案： KASS文档集中管理解决方案，为公司提供文档统一管理平台。下图为使用KASS系统与未使用KASS系统的对比： 2.1系统可以随时访问访问 员工需要操作文档时，可以随时随地登录系统进行访问。 公司内网环境下，直接使用浏览器登录系统访问文档。 公司内网环境下，使用KASS专用客户端程序快速登录系统。 在家或出差在外时，只要具备网络环境，即可登录系统。 个别情况下，可以使用android手机/平板终端，通过专用android客户端程序登录系统。 2.2文档上传到服务器集中存储 文档产生后，在系统中通过手动或自动的方式上传到服务器，进行集中的存储。 有上传权限的用户登录系统后，手动将本地编辑完成的文档上传到系统中，支持多文件、文件夹批量上传，使用客户端支持文件拖拽时上传。 使用KASS专用客户端程序可以将本地文件夹与服务器文件夹进行自动同步，包括同步上传与同步下载等。 传真机、扫描仪等电子设备产生的文件可以通过自动同步功能自动上传到系统指定位置。 2.3文档的查找与使用 用户需要使用文档时，在系统中通过浏览与查找，找到文档后对文档进行操作。 直接根据系统存储目录，浏览到需要的文档。 通过文件的名称、内容、作者、上传时间等信息进行搜索并找到需要的文档。 通过将常用的文档添加到收藏夹，快速找到需要的文档。 通过用户最近操作的文件清单，快速找到需要的文档。 找到文件后可以根据用户对文档的权限进行对应的操作，包括：下载、更新、签出/签入、重命名、复制、移动、删除等。 2.4文档的备份 为防止因服务器硬件原因导致文件丢失等问题，系统可以自动将服务器文件进行集中备份。 备份程序本身，以便快速在其他服务器恢复系统的使用。 备份系统数据。 备份用户上传的文件。