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天津中德职业技术学院机械与材料学院 学生会档案管理制度（试行） 总则 机械与材料学院学生会档案是广大学生会成员在讨论、计划、落实过程中产生的具有保存价值的文字、图表等不同载体的文件材料，是学生会各项工作的历史记录也是学生会决策和考核干部的重要依据。为了加强学生会档案工作，提高档案管理水平，充分发挥其在学生会各项工作中的作用，规范学生会活动和人事信息的汇总工作、建立务实便捷的信息查阅渠道，特定本管理制度。 领导体制及工作职责 管理档案性质 机械与材料学院学生会档案是学生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文图像声像资料，是学生会至关重要的公共财产。学生会档案由统一分类管理部门档案由部门整理，监督管理每学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。学生会档案包括部门基本资料日常工作、以及其它有关材料，都作为评选、奖励的依据。由负责。学生会成员的人事档案由在成员正式加入时为其建立，其中的个人履历等基础资料各部门统一上交存档。学生会各部门每学期工作伊始都应向呈交一份详细的工作计划学生会成员工作评定由学生会各部门在举办大型活动， 专有档案管理制度 档案范围 根据各部门的分工不同，在基本档案之外，各部门应结合各自部门特色，整理相应的专有档案。 档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。 全部档案存于办公室档案柜，由学生秘书长协各部部长负责； 建立电脑文档，按文件夹分类管理，储存磁盘文件，以减轻工作量； 凡中途离职、撤职、辞职干部，其个人档案在其离职之日撤出总档案； 干部任职期满之日，应保留干部的个人档案至其毕业，供评价其工作成绩和毕业时推荐就业之用； 学生会所获得的奖品、纪念品由外联部负责统一保管； 档案上日期： 在清理档案时，对2年以上的档案，应打包封存，并注明起止时间，内容。如要销毁某些档案，必须经主管老师审查。一般每四年清理销毁一批不具备保留意义的档案。 档案查阅办法 查阅要求 学生会部级以上（含部长）工作人员方有资格可以根据工作所需学生会各部门借阅有关文件，不得将有关文件作非工作之用 各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，若有遗失应做出书面检讨，会做出相应的警告、批评。学生会各部门在指定时间办理查档手续，并同时告知归还日期 档案阅毕后请及时归还，过期不还有权进行查询并作相应处理 机械与材料学院学生会档案借阅登记表 借阅人 借阅时间 借阅内容 预计归还 实际归还 续借天数 责任人 记录人 收档人 备注 姓 名 所在部门 联系方式 8 学生会各部门 部门档案 工作档案 活动档案 个人履历表 部门基本资料 工作计划 各部会议记录 日常活动统计 活动总结 活动资料 工作总结 活动策划