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广东东鹏陶瓷股份有限公司 备用金管理规定 目录 一、 范围 2 二、 管理原则 2 三、 备用金审批权限 3 四、 单笔备用金借支与归还 3 五、 定额备用金的管理 5 六、 逾期备用金管理 5 七、 其它 5 附件 备用金借支申请单 6 为了规范各单位备用金使用及跟踪管理、防范资金风险，特制定本规定。 范围 广东东鹏陶瓷股份有限公司及辖下的生产分工厂、销售分公司内部员工开展正常业务所需的用于零星开支、业务采购、差旅费用等向公司临时借用款项，或者因特定业务原因长期借用备用金的，依本规定执行。 管理原则 使用商务卡人员原则上不允许借支备用金，确认所支费用不能以信用卡结算而需借支备用金时，须列出充分理据经部门负责人审核并报商务卡主办部门负责人核实后才能循流程申办借支。 备用金借支额以业务发生额为依据，实事求是，财务审核时发现弄虚作假的需予以说明，供审批人员参考，财务审核依据包括： 采购用款按采购计划和价审方案或历史采购价进行测算； 项目用款按立项审批方案和付款条件审核； 差旅费按计划出差天数和相应的补贴标准测算； 长期定额备用金额度按报销周期内平均发生额进行测算； 其它费用参考财务资料或要求借支人提供相关参考信息作为测算依据。 与供应商往来有条件采用支票或其它转帐等经银行进行结算的不得以借支备用金转为现金交易，财务审核人员须对业务的合理结算方式作出判断，提出专业审核意见。 下列情况备用金用款审批人须承担风险管理责任，签署担保责任才能借支： 在财务提出不宜以现金方式结算的审核意见后仍批准借支备用金； 长期定额备用金； 单笔借支备用金还款时间超过60天； 单笔借支备用金金额超过壹万元； 借支人已借支的备用金未清还需再度借款。 长期频繁发生费用的业务经有效审批可借支定额备用金，每季度清还一次，还清再借；除此外的发生额在1000元以下的业务不得借支备用金（基层生产工人因突发困难预支工资性质的借支不受此限制）。 备用金审批权限 备用金审批依据公司组织架构隶属关系、由具有财务审批权的各级领导按下列权限审批： 分工厂总经理审批限额2万元； 销售分公司总经理审批限额1万元； 经总部总经理授权后，总部总经理助理审批限额为1万元。 总部副总经理、党委书记审批限额3万元； 经董事长授权后，董事长助理审批限额为3万元。 总部总经理审批限额6万元； 超过6万元的备用金须经董事长审批。 单笔备用金借支与归还 公司员工借支备用金须填写《备用金借支申请单》，注明还款时限和“逾期不归还由公司在本人收入中扣还”的承诺，交财务审核后依审批权限报批，纳入管理原则第3项需提供担保的业务，担保责任人须签名担保。 分工厂员工借支备用金由所在公司财务科科长负责审核； 销售分公司员工借支备用金由所在公司财务部经理负责审核； 总部员工借支备用金由生产核算部费用管理组（按分工）负责审核。 备用金借支原则上要求借支人本人办理，因特殊原因由代办人办理的，须由借支人规范填写备用金借支单并签名，否则不予办理。 分工厂或分公司总经理借支备用金须经总部主管领导审批后才能借支，不允许自批自借。 出纳员审查借支单的各项内容是否正确并完整，须审核无误后才能支付借款。财务记账时须准确录入还款时限日期，以便跟踪管理。 员工出差、购货等业务完成后应于5个工作日内填具“差旅费报支单”或“费用报销单”等相关单据办理备用金核销及归还，在付款方式或备注栏标明“返还备用金”，员工不应超时持有借款。 原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报销而委托他人代办的，应由借支人在报销单上签名。 办理报销时，财务审核人核对“备用金”台帐查明原借款金额在报销单签注后流转审批，并附上“备用金借支审批单”还款联。出纳对报销的超支款项及时付现退还借支人；对报销额低于备用金金额的，要求借支人退回余额以结清所借款项。 各单位财务部负责及时向审批者提供备用金挂账资料，审批人有义务敦促员工归还借款，各财务部指定专人每月审查“备用金”台帐（SAP须按备用金特别总帐方式入帐），检查备用金核销或归还情况，借支时间超过还款期限未能核销或返还的，应通知借支人员办理核销、归还手续，自通知之日起3个工作日内仍未核销或返还且无确切理由证明暂不能核销或返还的，按借支人的承诺从借支人员的收入中扣还并开具还款收据。 借支人员在还款期限到期时未能按规定从收入中扣还以归还前不得再次借支。如发生借支人员未还清前期款项再次借支的，按借支人的承诺从借支人收入中扣除，直至清完前期未清款项。如在此期间发生借支人离职导致损失的，由担保人和审批人承担连带赔偿责任。 备用金的还款日以出纳室《单据交接登记表》上接收日期为准。 各单位财务出纳岗设立备用金备查账，及时登记备用金借支与归还