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探究办公自动化软件的使用技巧 　　摘 要：随着国家科技的发展，人们对办公效率的要求越来越高，此时，办公自动化软件起着很重要的作用，能够提升人们的工作质量以及工作效率，使人们在繁重的工作压力中，找到缓解方法，在此过程中，人们必须了解办公自动化软件的使用技巧，采取有效方法更好的运用办公自动化软件，只有良好的了解相关软件，才能更好的对其加以使用，提高办公质量。 　　关键词：办公室；自动化软件；使用技巧 　　计算机的普及为部分办公人员提供了方便，拓宽了人们的工作范围与工作速度，为国家的发展带来有利影响。办公自动化软件在使用过程中，还应注意一些使用技巧，图片格式的转换方法，中英互译方法等都是使用技巧中的一种，同时，办公人员必须了解word 2010版软件的各种使用技巧，保证在办公过程中不会出现问题，为国家、企业以及办公人员的经济发展奠定良好的基础。 　　一、自动化办公软件的应用价值 　　（一）新增办公场所 　　自动化办公软件可以利用OA系统，将局域网中的分散点与Internet中的部分组织联系在一起，然后分布到办公人员的工作中，使其可以通过这一系统，建立另一个虚拟的办公场所，这也是自动化办公软件具有新增办公场所优势的证明，可以为办公人员提供便捷、安全、高效率的办公场地。 　　（二）信息交流与共享 　　自动化办公软件，不仅有利于办公人员执行自身工作，还可以帮助其进行信息的交流与共享，包括：传输邮件、数据共享等，同时，办公人员只有在工作中利用信息技术实现与其他同事之间的信息共享，才能最终做好协同工作，更好的在自身的工作岗位中履行自身责任。 　　（三）建立组织系统 　　自动化办公软件，可以帮助各个企业或单位，将工作人员组织成为一个系统，并且汇拢各方面的办公资源，利用组织系统共同处理某项工作，同时，可以将各个系统的数据进行处理以及转换，使工作能够更好的完成。 　　（四）建立监控系统 　　自动化办公软件，能够利用信息技术，帮助企业或单位建立监控系统，对办公人员的办公情况、工作状态、工作流程等一系列因素加以监督与控制，进而保证办公人员更好的执行任务。 　　二、自动化办公office 2010软件的使用技巧 　　目前，自动化办公软件中office 2010软件占有很重要的位置，其有着自身windows的系统优势，在自动化办公市场中，有着很强的竞争力，受到各个层次办公人员的喜爱，稳定性较强、功能较多、使用起来非常便捷。其中，最为实用的应用技巧包括以下几点： 　　（一）可以直接在预览状态下编辑 　　办公人员在办公过程中，对文本进行编辑时，可以利用office软件在浏览文档的过程中，直接将文本进行编辑出来，具体方法如下：首先，将预览文本打开，其次，利用点击放大镜选项，适当调节文本比例，最后，办公人员直接对文本进行编辑。这样，办公人员就可以利用自动化办公软件对文本加以处理，避免因为浪费时间，对办公室相关工作产生不良影响[1]。 　　（二）转换图片格式 　　当办公人员要将大容量的图片转变为小容量图片时，办公人员就可以利用Word 2010软件，将大容量图片插入文档中，点击web存储文档，这样，相关文档就可以在文件夹中自动形成新的文档，名字为A.fies，同时，办公人员可以利用此文档将图片转换为JPEG格式，使大容量图片可以在自动换办公软件的帮助下，成为小容量图片，为办公人员提供便利[2]。 　　（三）将多页文档内容打印在一页纸张上 　　办公人员在对文档进行编辑时，要将文档输出以供浏览，查看输出的效果是否符合办公规定，但是，一般的办公软件只能将文档一页一页的打印出来，浪费办公时间。而Word 2010软件可以将文件汇拢到一张纸上面打印出来，办公人员点击菜单中打印选项，就可以直接将文件打印出来，这样，办公人员就可以在一张纸上查看文件输出效果了[3]。 　　（四）英汉互译的方法 　　近年来，中国与国外的合作越来越多，办公人员必然需要处理很多需要英汉互译的文件，在办公过程中会遇到很多麻烦，而Word 2010软件就可以帮助办公人员进行英汉互译，此软件中自身带有英汉互译的词典，办公人员只要将所要翻译的中文或英文选中，点击工具栏中的语言、词典，这时计算机屏幕就会出现翻译之后的中文或英文。同时，办公人员也可以点击查阅栏中的输入单词，屏幕上方就会出现替换成所翻译内容几个文字，办公人员只需要点击替换栏，文档中就会出现翻译之后的内容，这样，办公人员就可以快速的将所要翻译的内容翻译出来，更好的执行自己的工作，在减少翻译错误率的基础上，提升了办公质量[4]。 　　（五）网格图形的对齐方法 　　办公人员在制作图形与表格的过程中，经常会出现位置确定失控浪费办公时间，此时，办公人员可以利用一下方法解决问题：首先，点击绘图工具中的绘图、