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优化系部办公室管理，提高工作效能 　　摘 要 在高校中，系部办公室是学校管理中不可忽视的重要组成部分，实现系部办公室科学化管理，加强高校系部办公室管理显得更加紧迫和重要。结合笔者在系部办公室的工作经验，就优化系部办公室管理，提高管理效能，提出了几点建议。 　　关键词 系部办公室 管理 优化 效能 　　中图分类号：G710 文献标识码：A 　　Optimize Department Office Management and Improve Work Efficiency 　　WU Liping 　　（Zhangzhou Health Vocational College， Zhangzhou， Fujian 363000） 　　Abstract In the universities， the department office is an important part of school management can not be ignored， to achieve the department office of scientific management; to strengthen the department office management of College is even more urgent and important. Department of individuals working experience in the office， on the optimization of the department office management， improve management efficiency， put forward some suggestions. 　　Key words department office; management; optimization; efficiency 　　在高校中，系部办公室是学校管理中不可忽视的重要组成部分，是高校基层单位管理系统的中枢。系部办公室人员在学校管理中担当着教学、科研、后勤管理等具体的组织工作，是院系领导的得力助手，是联系院系领导和师生的桥梁，是学校基层、第一线的对外窗口，同时也是协调部门关系的纽带，是学校各项工作正常运转的重要保证。①面对新的教育模式，新的人才观念，实现系部办公室高效管理，加强高校系部办公室人员素质培养显得更加紧迫和重要。以下结合笔者在系部办公室的工作经验，就优化系部办公室管理，提高管理效能，谈谈几点粗浅的意见。 　　1 建立优化的组织结构，是做好系部办公室高效管理的组织保证 　　系部办公室是在系主任领导下负责本系的教学、科研、专业建设、师资培训、实验室建设及后勤安全等行政管理工作。要做好系部办公室的高效管理，需要有完善组织结构。建立优化的组织结构，首先要做到办公室内部机构设置合理，人员配备齐全，如系部办公室主任、行政秘书、教学秘书、办事员等，才能发挥出系部办公室的整体效能。② 　　2 健全完善的规章制度，是系部办公室高效管理的制度保障 　　高校系部办公室的工作多而紧，内容繁杂琐碎，涉及面广，而且临时性的任务也很多，要做到杂而不乱，高效有序，就必须建立一套完善合理可行的规章制度，把系部办公室各岗位的职责效能、办事程序以条文的形式确定下来，使系部办公室的各项工作都有章可循、衔接有序，从而保证系部办公室的高效运转。 　　（1）建立健全的岗位责任制。建立健全的岗位责任制，明确各岗位职责，使办公室的每个人都能各司其职，各尽所能，可以有效地防止和克服相互推诿、办事拖拉等现象，并且每个人都可以高效率高质量完成各自承担的工作，从而提高系部办公室的工作效能。③（2）建立相应的监督、奖惩制度。落实岗位责任制， 还必须建立相应的竞争激励机制， 从而调动办公室工作人员的积极性。 　　3 实现办公室硬件建设自动化，是系部办公室高效管理的物质保证 　　实现办公自动化，可以为系部办公室公文、通知、公告的传达，各项信息的收集与汇总，以及其他管理工作创造了良好的条件，大大地提高了办公室工作效率，使办公室日常办公管理规范化、标准化、科学化。为此我们要加快办公室自动化的步伐，做好计算机联网的工作，也要由传统的、经验的办事管理模式转变向现代的、科学的管理，实现办公室管理自动化科学化。 　　（1）完善设备，实现系部办公室自动化。办公自动化设备，包括计算机、打印机、扫描仪、复印机、传真机、网络设备等设备。除完善相应的设备，我们还要建立一流的、数字化的校内外网络信息平台。完善办公自动化，为办公室管理工作创造了良好的条件，大大地提高了办事效率，也便于学校及系部对内对外的宣传。 　　（2）开发适用不同专业的教学管理信息