浅析文档一体化管理的实现.docVIP

浅析文档一体化管理的实现 　　摘 要 随着信息技术的普及，公文档案管理由手工、实体管理逐步过渡到现代化、信息化的管理手段。本文通过对基础理论的分析并结合自身的工作实践，提出文档一体化的实现途径和方法，从而提高文件和档案的管理水平。 　　关键词 文档一体化 档案管理 信息技术 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 　　On the Implementation of the Integrated 　　Management of Documents and Files 　　ZHU Xinyi[1]， YANG Jianyun[2] 　　（[1]Northeastern University Archives， Shenyang， Liaoning 110004； 　　[2]Shenyang Agricultural University Archives， Shenyang， Liaoning 110866） 　　Abstract With the popularization of information technology， document files management by hand， a gradual transition to a modern entity management， information management tools. Based on the analysis of the basic theory and practice with their own work， presented the document to achieve the integration of ways and means to improve the management of documents and files. 　　Key words integration of documents and files； file management； information technology 　　1 文档一体化管理思路 　　1.1 管理过程的互动性 　　一方面档案工作者通过前端参与和过程控制从文件生成之日起就可开展鉴定、归档及归档后的管理，加强为社会积累财富的执行力；另一方面工作人员在开展日常管理中，就要记录电子文件全过程中重要的、有价值的信息，保证电子文件的真实、完整，最终将有归档价值的文件移交给档案管理部门。显而易见这种互动式的管理模式必将加强工作人员和档案人员之间的联系，对及时搜集、积累重要的、有价值的、能真实记录社会活动的电子档案具有非常重要的意义。 　　1.2 应用系统的统一性 　　想真正实现文件和档案集成、一体化管理就要依靠能够对文件和档案统一管理的系统，同时要求该系统对文件和档案实施管理时采取相同的数据存储格式，并运行于相同构架的服务器、数据库平台。这样就保证了从现行文件流转到档案过程中，不需要数据转换和迁移，文件信息的真实性和完整性得到了最大程度的保证，简化了工作人员及档案管理人工的工作。 　　1.3 工作流程的集成性 　　文档一体化集成了原有日常工作中的文件生成和收集、移交档案的工作，有统一的控制中心，统一的工作程序、工作制度，将归档工作中的著录、鉴定、保存和利用等工作流程与文件的形成、流转、审批、整理、鉴定、归档、移交、保存或销毁等工作环节实现实时有效的对接，保证各个工作流程的集成和信息的有效共享，对于有特殊归档要求的文件还可以根据文件的具体属性和特点进行工作流程的个性化定制，有效实现流程的优化，避免了信息的重复录入，降低档案接收和保管的难度。 　　1.4 归档工作的及时性 　　借助文档一体化应用系统，档案管理者可以随时对有归档价值的且已经完成现行期使命的文件实行鉴定、整理、归档等一系列操作。电子文件的形成机构确认该文件可以移交给档案管理机构，就可实现即时归档、即时鉴定，避免按原来惯例实行的隔年归档中存在的各种问题。 　　1.5 安全管理的有效性 　　文档一体化，一方面使得电子文件归档工作变得更加简便易操作，同时也提高其自动化程度；另一方面可以实现电子档案原始文件与档案目录数据的同步管理，极大地增强了归档过程的规范性和安全性。特别是在《中华人民共和国电子签名法》颁布实施后，随着电子签名、数字证书、身份认证等技术手段的采用，必将大大提高电子档案管理的安全性。 　　2 文档一体化的系统建设 　　文档一体化需要在文件的初始阶段对文件的真实性、完整性、有效性加以控制，对文件的鉴定、著录、标引等工作也要随着文件产生同步进行。由于受我国文件和档案分开管理传统模式的束缚，许多的“文档一体化管理系统”，是将文件和档案的管理并列进行，也就是将OA系统