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浅谈做好高校研究生学籍档案的思考和认识 　　摘 要：研究生教育是高校高层次的教育，学籍档案的管理水平直接反映出高校研究生培养、教育的水平。研究生学籍档案管理是高校教学档案管理的核心组成部分，是高校社会服务的窗口。 　　关键词：研究生；学籍；档案 　　研究生教育是高校高层次的教育，学籍档案的管理水平直接反映出高校研究生培养、教育的水平。研究生学籍档案管理是高校教学档案管理的核心组成部分，是高校社会服务的窗口。研究生学籍管理工作贯穿于高校研究生的教学运行和管理之中，是高校教学管理工作的重要组成部分，也是教育质量保障体系中的重要环节。随着高校办学规模的不断扩大，研究生招生规模也随之不断扩大，招生及毕业生分配制度的改革，及教学改革的不断深入，档案管理软件等信息化新技术的应用，假文凭、假学历事件的出现等等，高等学校学籍档案管理出现了许多新情况和新问题，从而增加了研究生学籍管理工作的复杂性和困难性。为此，如何根据研究生档案的内容、特点及作用，更好地满足社会需求，使学籍管理的观念和方法跟上时代的发展，适应高等教育发展的新形势，是高校档案管理者必须认真思考和积极应对的问题。下面我就高等学校研究生学籍档案内容及在档案管理中存在的问题及对策谈些粗浅思考和认识。 　　1 研究生学籍档案所含的内容及意义 　　研究生学籍档案是指高校在研究生招生、培养以及学位授予过程中，直接形成的对国家、社会、高校有保存价值的文字、图表、声像等原始记录。研究生学籍管理是高校研究生培养管理工作的重要组成部分，是维持研究生教育教学秩序、保障研究生培养质量和健康持续发展、维护教育的公平、公正的重要工作之一。信息化的学籍档案管理可以提高工作效率，可以省去传统意义上学籍管理的复杂繁琐的程序，使学生信息从分散的状态达到统一的状态。其次，便于学生学籍档案的管理和查阅。严格研究生学籍管理，创新研究生学籍管理，有利于高等学校的办学声誉，有利于研究生教学质量的提高，也有利于高校的可持续性发展。 　　2 高等学校研究生学籍档案现状分析 　　⑴高等学校研究生规模急剧扩大，管理难度日益增大。近几年，随着我国研究生招生规模不断扩大，在校研究生人数随之急剧扩大。研究生招生方式的多样化使得生源结构和学历层次更加复杂，不仅年龄差距较大，而且自我意识强，社会经历各不相同，有的学生存在恋爱、婚姻、家庭等生活压力；研究生学籍学历管理工作日趋繁重，管理难度日益增大。我校研究生部专门负责研究生的招生、培养、学位授予工作。 　　⑵根据档案法和高校档案管理办法制定了各项档案的归档制度管理办法，组成的学校档案工作委员会，结合各校实际情况，经过多次讨论修改确定研究生学籍档案的归档范围，确定研究生学籍档案编号：年度号+分类号+卷件号。加强业务指导，注重案卷质量，努力拓展档案的利用范围，由研究生部设有的兼职档案员负责研究生学籍档案的收集、整理、归档等工作，在从基础业务建设工作抓起，档案馆将逐步有计划地对教学学籍档案进行移交、编目、排架、保管利用。学籍档案整理已取得了一定的实效，但还是存在一些不好介定如有铅笔、圆珠笔等字迹不清、没去掉金属物、卷内目录与备考表不全等。 　　⑶学籍档案管理手段陈旧，数字化管理程度低。从研究生学位档案管理现状来看，学籍档案缺乏系统有效的管理制度；长期以来，大多数高校学生学籍档案管理固守传统模式，在入学之初为学生建立纸质档案，然后不断完善相关信息。尽管纸质档案有其存在的必要性，但是查找、检索起来既费时又费力，储存的空间大，学籍档案的保管也不方便，对学籍档案进行备份更是需要花去大量的人力、物力、财力，同时容易出现差错。因此，需加强学籍档案数字化、信息化管理进程。 　　⑷管理内容繁杂，分工不明，管理队伍建设有待加强。高等学校研究生学籍管理的内容包括学籍注册管理、成绩管理、学籍异动管理、学历管理、学籍信息及档案管理等多个方面内容，工作内容涉及研究生招生、培养、思想政治管理、就业等多个科室的管理人员，如何分配管理任务、明细岗位职能一直是研究生培养部门研究和探索内容之一。目前高校的研究生学籍管理工作往往被拆分成数项内容，分别由多个科室进行管理，是科室某个岗位管理工作的一部分。学籍管理人员经常调动，管理队伍不稳定。学籍管理工作的日益繁重与管理队伍人数过少之间的矛盾越来越突出。有些学籍管理人员对学籍管理制度缺乏正确理解，对学籍管理信息处理系统不熟悉，造成学籍管理工作效率不高。学籍管理队伍的职能和稳定性无法从体制上得到保证，从而导致学籍管理工作的制度化和专业化也无法保证。 　　3 高校研究生学籍管理对策 　　⑴做好高校学籍档案电子注册工作。为适应高等教育改革的需要，有效清理假学历、假文凭，特建立高等教育学历证书电子注册制度。加强了高等学校学历证书的规范管理，维护了广大受教育者的合法权益