办公室材料与文档整理规范.docVIP

办公室文档材料收集与整理规范 一、材料中纯表格材料的格式要求 1.表格制作工具 为了方便数据的汇总与分析，对于数据较多的表格制作工具统一使用Microsoft Excel （2000/XP/2003中文版），数据较少或需要文字表述较多的表格，使用Microsoft Word2000/XP/2003中文版。 2.页面设置 1 纸型 一般均使用A4纸。 2 页面设置 页边距：上 25mm，下22 mm，左28 mm，右26 mm，页眉15 mm，页脚17.5 mm。表格居中方式为水平居中。 3 打印方向上 表格均采用或横向打印，文中表格用纵向打印，页边距的设置要注意与全文纵向打印的页相吻合。 3.表格格式 1 表格名称 表头3号方正小标宋简体，对齐方式为垂直居中、水平居中，在Excel中可以选择字体大小为16磅。 2 标题行 仿宋体小四号字、加粗，在Excel中可以选择字体大小14磅，对齐方式为垂直居中、水平居中。表格分页时，标题行重复。 3 表格中字体、字号等要求 仿宋体小四号，在Excel中可以选择12磅，对齐方式为文字内容垂直居中。 4.统计表和一览表要注意区分 二、材料的复印要求 为便于统一装订、装盒，复印材料用A4纸，复印时要注意整洁、清晰。 三、材料的格式要求 一 文字材料制作工具 使用Microsoft Word2000/XP/2003中文版。 二 页面设置 1.纸型 采用国际标准A4型纸且激光单面打印或复印。 2.打印方向 1 文字材料采用纵向打印。页边距：上25mm，下22 mm，左28 mm，右26 mm，页眉15 mm，页脚17.5 mm。 2 表格采用横向单面打印，上边距为28mm，下边距为26 mm，左边距25 mm，右边距22 mm。 3 文中表格采用纵向打印，页边距同 1 。 （三）文字材料字体、字号、结构层次等方面的要求 1.标题 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一级标题：2号方正小标宋简体（如有副标题，用3号楷体;方正小标宋简体从网上“百度”中下载，或把挂在学校党建评估网上的方正小标宋简体复制粘贴到C→WINDOWS→FONTS中），行距为固定值25，居中排版。二级标题：3号方正小标宋简体。三级标题：3号仿宋加黑。文中小标题：3号楷体。 2.正文 正文字体大小采用4号仿宋体字，行距为固定值25磅，表格内文字的字号、行间距可适当调整。 标题下空1行，每自然段左空两个字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中如有小标题，结构层次序号为：第一层为“一”，第二层为“ 一 ”，第三层为“1.”，第四层为“ 1 ”。结构层次如为三层，取上述层次中的第一、三、四层；如为两层，取上述层次中的第一、三层；如为一层，取上述层次中的第一层。所有标题独立成行，不加标点。 3.附件 文件资料如有附件，在正文下空一行左空两个字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件如有序号使用阿拉伯数字。 4.落款 凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期，用3号仿字体字标识。 5.页码 1 新形成的文件材料的页码标在页面底端（页脚）右侧。用4号半角Times New Roman体阿拉伯数码标识。 2 每卷内的页码用2B铅笔在页面的底端右侧用阿拉伯数码连续标识。 四 印刷和装订的要求 新形成的文件材料采用单面印刷。一律在左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm，同一册中页码连续编排。 。