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学校档案利用工作点滴谈 　　档案的生命在于它的有用性，学校档案也不例外。学校档案是学校发展过程中学校工作活动的记录，它反映着学校各个时期的面貌。对于学校编史修志、行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益，有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用。尤其是不同历史时期的珍贵史料，对于发展教育事业，服务经济建设具有很高开发利用价值。档案的利用工作对整个档案管理工作具有检验和推动作用。随着社会的加速发展，档案利用的重要性正日益显现出来，档案工作重心已从“档案保管”转入到“档案利用服务”上来。所以，做好档案利用服务工作是学校档案综合管理的最终目的。如何把学校档案建立好、利用好，发挥学校档案价值，为学校、社会服务，是每个档案工作者需要思考和实践的一个重要问题。本文根据笔者根据实践中的点滴感受，谈几点体会。 　　1 做好档案收集，丰富档案信息资源 　　丰富馆藏、优化馆藏结构，是做好档案利用服务的前提。学校的文件材料是否收集齐全、归档完整，能否全面、真实地反映学校的工作状况和历史面貌，能否在实际工作中提供快速有效的服务，关键是做好收集归档工作。那么，确保档案收集效果，档案工作人员要从以下几个方面努力。 　　1.1 做好宣传工作，争取各方面的支持 　　利用全校教职工大会宣传档案法律法规，提高全校教职工档案意识，明确做好档案材料的收集工作是学校各部门及每个教职员工份内的工作。增强教职工收集移交档案的自觉性，尤其要争取校领导的支持，只要领导的档案意识提高了，对档案工作重视支持了，那么档案收集工作中遇到的一切问题就可顺利得以解决。 　　1.2 档案人员要有责任心 　　作为档案管理人员，一定要在思想上认识到收集档案资料的重要性，关心档案馆资源，养成收集的职业习惯，做有心人。要有不怕麻烦、不辞辛苦的精神。不要因为在档案收集工作中碰到一些困难就开始产生厌烦情绪，甚至畏缩不前，而是应该积极主动地想办法去解决困难；走出去，主动收集。改变过去那种坐等被动接收的办法，主动与各有关部门加强联系。要有强烈的情报意识，善于捕捉信息，找准档案与社会、学校的结合点，开发档案信息资源。 　　同时，还要对进馆的档案数量有调查有预测，掌握今后一定时间内可能进馆的档案资料的来源、数量、门类，做到心中有数，避免盲目性。达到有计划、有目的、有准备地接收。确保资料的齐全完整。为学校历史站好岗，为学校今天搞好服务，为学校明天积累好精神财富。 　　1.3 制定收集制度，明确收集范围 　　学校档案馆要认真编写本单位的档案归档范围，并以文件形式下发，使大家都知道自己在工作中形成的需归档的文件材料必须移交档案部门统一集中保管，使之具有约束力。在内容上要涵盖所有载体档案，措施上要做到公开和落实，促使每个职能部门都能自觉遵守这一工作制度。 　　1.4 建立档案收集网络 　　在学校各部门内设立一名兼职档案员，学校综合档案馆工作人员要经常与各部门兼职档案员保持联系，充分发挥兼职档案员最清楚本部门工作活动情况的优势，调动他们的工作积极性，使之自觉地做好其负责工作资料收集与归档工作。档案馆工作人员还要进行一年一度的集中定期收集，以确保学校档案各门类和内容的齐全与完整。 1.5 确保收集渠道畅通，信息灵敏 　　在日常工作中，学校档案工作人员要有参与意识，随时关注学校大事，积极了解各项工作的开展情况，做到“三勤”：一是嘴勤，每当校领导或各部门负责人外出开会回来，档案管理人员要及时询问他们有没有带回来要归档的文件，随时收集，防止遗失。二是手勤，校领导或上级领导在会议上的讲话稿要及时收集，必要时做好讲话记录。三是腿勤，对学校重大活动形成的材料，待活动结束后，要主动收集归档。 　　1.6 收集要向多元化发展 　　丰富馆藏，要突破传统的收集工作定势。要从学校、社会需要的角度出发，为档案的开发利用创造一个广阔的空间。不仅要收集好教学资料、科研资料、学生管理资料，还要注重特色档案和新载体、新门类的档案材料的收集。只有这样才能真正建立起馆藏丰富，结构合理、富有特色的档案信息资源保障体系，从而为档案信息资源的有效利用奠定良好的基础。 　　2 档案工作人员的素质 　　档案工作人员必须具备良好的素质，才能胜任档案工作。 　　2.1 爱岗敬业 　　作为一名从事档案管理工作人员，首先应充分认识到档案工作是一种责任重大、最光荣的职业。只有热爱本职工作，具有坚定的信念和立场，具备强烈的责任心和敬业奉献精神以及崇高的职业道德修养。才有可能把档案工作做好。档案利用工作是一项服务性工作，因此档案工作人员要明确服务方向和服务对象。端正态度，提高服务质量，必须严守国家秘密，恪守职业道德和执业纪律，不要由于利用而泄密。不断地从学校档案的特点和功能出发，选好服务角度，找准服务的切入点，使档案工作与学校发展建