XZ-HK01-0印信管理作业指导书.docVIP

印信管理作业指导书 编制： 冯 靖 日期：2008年1月20日 审核：孙文娟 日期：2008年12月16日 批准： 日期： 年 月 日 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 1.目的:规范各类印章的使用和管理。 2.范围:适用于分公司客服中心及各部门。 3.职责 3.1行政文员负责分公司各类印鉴、证照的保管。 4.方法和过程控制 4.1 印信管理职责 4.1.1 介绍信、证明、法人授权委托书、计划生育证明由分公司行政事务部负责管理。 4.1.2 非行政事务部印章按其文件规定管理。 4.1.3 各部室印章由各部室负责人管理。 4.2 介绍信及证明的管理 4.2.1 分公司及其下属管理处或职员个人因业务或其它原因需要公司出具介绍信或证明时，应当到行政事务部申请。 4.2.2 分公司介绍信、证明的开具应当行政事务部主管负责把关，介绍信、证明的内容必须属实；并经分公司总经理同意，方可出具。 4.2.3 分公司介绍信、证明一式两份，一联交申请部门或职员个人使用，一联由行政事务部存根备案。 4.3 法人授权委托书的管理 4.3.1 需要以法人名义对外办理业务的，必须到公司总部开具法人授权委托书。 4.3.2 法人授权委托书必须经公司法人代表或总经理同意，必须明确被授权人的权限和被授权的期限。 4.3.3 法人授权委托书一式两联，一联交申请部门或职员个人使用，一联由行政事务部存根备案。 4.4 印章管理 4.4.1印章的刻制 4.4.1.1 分公司所有印章必须行政事务部或分公司综合事务部负责统一刻制，大小样式由行政事务部规定，任何人或部门不得私自刻制。 4.1.1.2 分公司公司印章的刻制和更换必须以公司有关管理机构的文件为依据，并到政府有关部门指定的单位刻制。 4.1.1.3 新印章在启用前，必须留印模以备查，行政事务部根据印章的使用范围向有关单位发出启用通知。 4.4.2 印章、证照的保管 4.4.2.1 公章和专用章及分公司相关证件的保管人统一造册登记，应当行政事务部备案，保管人的工作调动或离职，必须先办理印章、证件交接手续，否则不予办理手续。 4.4.2.2 印章保管人员必须严守职责，一丝不苟，印章设专柜保管，随用随取，用后即锁。 4.4.2.3 任何人不得将印章携离办公室，特殊情况，印章携离办公室必须由分公司总经理签字批准。 4.4.3 印章的使用 4.4.3.1 使用公司印章应当申请，填写《印鉴、证照使用登记表》。 4.4.3.2 审批：首先由申请用章人该部门经理审批，涉及有关人事和财务有关事项的由财务或人力资源部经理审查同意，最后由分公司总经理进行审批。 4.4.3.3 分公司印章用于以分公司名义对外的一切文件资料，分公司印章的使用必须经分公司总经理签字同意，总经理不在时，可由总经理授权人代签。 4.4.3.4 4.4.3.5 分公司印章用于以各客服中心名义对外的一切文件资料，印章的使用应当经分公司总经理的同意，并建立台帐，每次使用后进行登记。 4.4.3.6 印章保管人审查批准程序无误后，留下《印章使用申请单》，加盖印章。 4.4.3.7 公司公章的每一次使用应当由印章保管人进行登记，并将《印章使用申请单》归卷存档。凡加盖公司公章的发文，行政事务部必须留底存档。 4.4.4 印章的废止：当公司情况发生变更时，涉及印章变动，则原有印章不再适用，必须进行作废处理。作废的印章要及时上缴，并通知有关部门。公章如有遗失，必须立即上报行政事务部，行政事务部发出遗失和作废声明和办理其他善后事宜。 4.4.5 分公司印章的制作、启用、注销等程序由分公司行政管理部门负责，但新印章启用及旧印章的注销必须在公司总部行政事务部进行备案，确保公司总部明确掌握所属单位印章情况。 4.4.6分公司行政管理部门负责在规定时间至相关部门办理各项证照的年审和更换事宜。 5. 相关支持文件? XZ-HK01 《综合事务管理程序》 6. 质量记录 XZ-HK01-01-F1 《印鉴、证照使用申请单》 position-related consumption of civil servants has been swept by finance, consumer, regardless of cost, extravagance and waste in the civil service position-related consumption, abuse, corruption and embezzlement, corruption is important. Then, under the conditions of market economy, how t