证照印信管理规定.docVIP

证照印信使用管理规定 为加强公司各类证照印信的有效运用及管理，充分发挥各类文化资源在企业备案、年审、项目招投标以及各类生产经营活动中的重要作用，避免因资源管理不当而造成企业经济损失和形象缺失，加快企业规范化管理进程，特制定本规定。 一、公司证照印信分类： （一）证照类：公司证照包括：企业法人营业执照（正、副本）；税务登记证（正、副本）；组织机构代码证等。 （二）资质证书类：分企业资质证书和个人资质证书两大类型： 1、公司资质证书：包括：1） 2、员工个人资质证书：包括： （1）项目经理证书（一、二、三级）；建造师资格证书（一、二级）；项目管理师证书；造价师证书；资产评估师证书等。 （2）职称证书（工程类、经济类和政工类高、中、初级）。 （3）学历证书（各类院校本科、大、中专）。 （4）身份证扫描件、复印件。 （5）其他资格证书。 （三）印信类：包括：公司印章；公司钢印；公司合同章；部门印章；法人印鉴；注册建造师印鉴；注册造价师印鉴；注册评估师印鉴；总工、总经、总会印鉴等。 二、公司证照印信的管理： （一）公司行政部资信物品管理权限： 公司证照类、资质证书、荣誉证书以及公司公章、钢印和法人印鉴（1枚）由公司行政部造册登记保管；行政部秘书岗负责以上资信物品的具体管理。 （二）公司财务部资信物品管理权限： 公司财务印鉴包括公司公章、公司合同章和法人印鉴各1枚，由财务部造册登记保管；其中公章和合同章由会计岗负责管理；法人印鉴由出纳岗负责管理。公章和法人印鉴决不可由同一人保管。 （三）员工各类资格、资质证书以及各类个人印鉴由行政部负责分别扫描、复印、拓模和造册登记留存，原件由个人保管。 三、公司证照印信的使用： （一）公司各部门、分公司因公使用公司各类证照和印章时，经办人必须到公司行政部办理用证、用印报批手续。暂借证件或印章须填写《公司证照借用审批表》（表式附后）报批；即时用印须填写《用印登记审批表》（制式登记册）并报请主管领导审批签字。 （二）公司财务部保管的印鉴只限于办理财务手续和签暑经济合同时按照财务部印鉴管理规定使用，原则上不许出借和在各种介绍信、证明信上用印。如因业务需要必须用印时，须填写《用印登记审批表》报批。 （三）因公司业务需要使用员工个人资质、资格证件或印鉴时，涉及到的员工应及时向行政部提供，行政部须打收条并按使用时限及时归还。 四、证照印信使用和管理的责任： （一）公司行政部秘书岗和财务部会计、出纳岗必须严格履行证照、印章管理职责，严格按照审批程序办事；用印、用证经办人须自觉执行审批规定，非特别情况下不得越级强行办理。所有当事人若违规办事公司将给予严肃处理。 （二）借用公司或员工个人的证照、印鉴的当事人必须妥善保管和使用，严禁涂改、污损；用毕按使用时限及时归还。若因管理不当造成证、印毁坏甚或丢失，当事人以及所属部门领导要承担所有损失和赔偿责任。 （三）公司各类印章管理人员若未履行审批手续擅自借出印章或擅自在有关文件上用印，除接受公司严肃处理外，尚须承担由此引发的一切经济责任或刑事责任。 五、本规定适用于公司各级部门证照印章管理工作。 六、本规定从总经理签署发行之日起执行。 附：《公司证照借用审批表》 鄂尔多斯市百阳商贸有限责任公司 二〇一〇 年六月十五日 公司证照借用审批表 年 月 日 借用人（签字） 借用部门 行政部秘书（签字） 借用时限 年 月 日至 年 月 日 借用物名称 及数量 借用物状况 行政部主任意见 总经理意见 归还时间 年 月 日 借用状况 公司证照借用审批表 年 月 日 借用人（签字） 借用部门 行政部秘书（签字） 借用时限 年 月 日至 年 月 日 借用物名称 及数量 借用物状况 行政部主任意见 总经理意见 归还时间 年 月 日 借用状况 1