行政事务管理条列.docVIP

行政事务管理条列 为树立良好的个人形象，维护公司形象，行政部负责公司行政事务管理，根据违规情况依据公司规定做出处理，保证公司制度的正常执行。 日常事务记录管理 第一条，日常事务由行政职员负责管理，由行政部长负责检查、考核。 第二条，日常事务工作包括： 一，负责公司的电话和传真业务接待，并予以详细记录，备存例会核实。 二，负责公司职员的日常考勤、外勤登记等动态管理记录，要求记录准确详实。 三，负责公司展示物品的安全和往来物品的动态登记管理。 四，负责公司客户往来的接待、接站安排、订票、住宿、就餐事宜。 五，负责公司的会议室等公共卫生、绿植管理等日常管理事宜。 六，负责外来人员动态管理及日发生重大事项记录。 七，负责对卫生值日和个人卫生的监督和考核，并记录值日情况。 八，负责公司的邮件信箱管理。 九，每周行政职员对责任工作汇总、记录，并向行政部长汇报和检查。 公物领用及保管工作管理 第三条，公物领用及保管工作管理，由行政部负责，专人记录并予以季度检查和检查登记。公物领用工作包括办公设备或用品、专用通讯设备、钥卡等相应的公用或配用物品领用工作 第四条，公司为职员配备办公设备或办公用品和专用通讯设备，职员领用时应予准确登记。领用物品属消耗品，累计价值登记。属使用并可回收或更换类物品，累计时间登记。 办公设备包括办公桌椅、计算机、打印机、传真机、复印机、扫描仪、计算器、公文包、名片夹、服装等办公类设备。 办公用品包括记事本、记录纸、信封、信纸、便签、钢笔等办公消耗品。 专用通讯设备包括对讲机、移动电话、专用号码等通讯设备。 第五条，行政部负责公司各种钥匙、门卡的管理和存放。 一，门禁卡、办公室、财务室、衣柜、文件柜、保险柜钥匙职员领用或交回时应予以详细登记。 二，各类电卡、水卡、水控间、电控间钥匙的存放和保管必须明确登记领用人姓名、时间、个人签字。 外勤管理 第六条，外勤指外出拜访用户、开会、洽谈、展览、参观、出差、提送货、验收、施工、考察学习等外出工作。外勤管理适用于职员在外勤所在地、所在单位的工作管理。 第七条，外勤工作必须遵守国家法规和公司制度，遵守所在单位的规章制度；禁止一切违法、违反社会公德的行为。 第八条，外勤出差必须事前详细填报公务出差登记表；在驻地外勤工作必须准确填报外勤登记记录。 一，未填写或未能准确填写登记记录者，根据实际情况按迟到、早退等失误处理。 二，外勤工作必须使用客户满意度调查表，外勤工作返回时必须上交。未能正确使用或及时上交者，按一级工作失误处理。 三，外勤出差未填写公务出差登记表和总结者，按一级失误处理。 第八条，外勤工作必须认真遵守业务单位的作息时间及与其的约定时间，不得无故迟到、更改、反悔，保证公司和个人的信誉和时间观念。 第九条，外勤工作必须正式着装，佩戴公司的证件和胸牌，携带公司配备的标准办公用品。应使用手表、钢笔，携带有公司标志的公文包、记事本、名片夹、信纸、信封、便签和报价目录以及相关资料。 第十条，在外勤工作中，要事先准备，整理好洽谈的内容、计划和资料，必须准确记录工作的洽谈过程和内容。 第十一条，在外勤工作中，必须注意文明礼仪和讲究礼貌。有理有节，不卑不亢。尊重其他公司的业务人员，并与之友好相处。 第十二条，外勤职员必须随时保证与公司的联络通畅。定期或定时向公司汇报外务现场的工作进展情况及其他情况。严守公司机密。未在权限范围内、无能力处理或不了解的事项要及时向公司请示和汇报，不许随意决定。 第十三条，实施工程施工的外勤职员必须遵守以下规定： 一，服从工程施工现场负责人安排、调遣。 二，确保施工安全及人身安全。 三，遵守劳动纪律和现场的各项规章制度，严禁吸烟。 四，任务明确，确保质量，严格程序，规范操作。 第十四条，外勤工程负责人的职责规定： 一，根据工程项目的需要，填写所需的工具及备件清单。在出差前向储运主管领取，待本次工程结束后立即向储运主管交回。工具自然损坏由负责人书面说明，损坏的工具交由储运主管处理；丢失工具由当事人原价赔偿；剩余的备件交由储运主管分类登记、保管。 二，必须明确本次工程的技术要求、施工方案、技术图纸等，具体事宜与相关主管和技术人员联系。 三，必须向工程职员说明工程项目的纪律、任务、要领、操作规范及注意事项，并不定时检查工程职员的完成情况，做到严格要求、规范操作。 四，合理安排工程进度，协调好与其他相关各方的关系。由于各种原因引起的与计划不符的设计变更或责任转变均需向公司请示，按公司的指令结合实际情况合理则实施，不合理则拒绝执行。任何变更结果均需要有当事人的书面变更通知或补充协议，留档并向公司汇报。 五，妥善安排施工职员的生活；督促施工职员妥善保管随行的工具及设备。