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办公事务用品管理制度 第一章 购 买 第一条 主管 为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有事务用品的购买，都由事务用品管理员统一负责。 第二条 订购数量 根据事务用品库存量情况以及消耗水平，向主管科长报告，确定订购数量。如果事务用印刷制品需要调整格式的话，或者未来某种事务用品的需求量将发生变化的话，也一并向主管科长提出。 调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量；然后，去专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。 第三条 采购方法 如果事务用品库存不多，或者有关部门提出特殊需求，在这种情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买，或者订购的方式。 第四条 订购单 各部门申请的事务用品中，如果包含着需要订购的事务用品的话，申请部门还必须另填一份订购单，经事务用品管理部门确认后，直接向有关商店订购。 事务用品管理部门，必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，写明订购日期、订购数量、单价，以及向何商店订购等等。 第五条 追踪 按订购单以及订购进度控制卡，检查所订购事务用品在预定日期送到与否，实施追踪。 第六条 接货 所订购事务用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，如果没问题，就在送货单上加盖印章，表示收到。 进而，在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等等。 第七条 支付 收到事务用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管科长签字盖章，作好登记，转交出纳科负责支付或结算。 第八条 分发 事务用品原则上由总公司统一采购、分发给各分事业单位和部门。如果有特殊情况，允许各营业所或分厂、分店，在提出“事务用品购买申请书”的前提下，就近采购。 在这种情况下，事务用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。 第九条 申请手续 各科的申请书必须一式两份，一份用于分发事务用品；另一份用于分发领用事务用品台账登记。在申请书上写明所要物品、数量与单价金额。 第十条 分发手续 1．接到各分事业单位的申请书 两份 之后，进行核对，并在申请受理册上做好登记，写上申请日期、申请单位、用品规格与名称以及数量；再填写一份用品分发传票给发送科。 2．发送科进行核对后，把申请所要全部用品备齐、打包，通过邮局寄给分事业单位。 3．用品寄出后做好登记，写明寄送日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交用品管理科记账存档；另一份作为用品分发通知，连同寄出包裹一起返回各分事业单位。 第十一条 报废处理 对决定报废的事务用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理有关事项。 第十二条 填写台账 所有入库事务用品，都必须一一填写台账 卡片 。 第十三条 保管 必须清楚地掌握事务用品库存情况，经常整理与清扫；必要时要实行防虫等保全措施。 第十四条? 盘存 事务用品仓库一年盘点两次 6月与12月 。盘点工作由科长负责；盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。 第十五条? 印刷品与纸张管理 印刷制品与各种用纸的管理，按照盘存的台账为基准，领发多少，随时记账，进行加减，计算出余量。一旦某批消耗品用完，即写成书面报告递交主管。 第十六条? 持有量调查 必须对总公司各部科所拥有的事务用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品，做出调查。调查方式是，每月5日就前一月领用量、使用量以及余量 未用量 ，做出统计，向上报告。 事务用品管理科对报告进行核对，检查各部科所报统计数据，是否与仓库的各部科领用台账中的记录相一致。最后把各报告分部科进行编辑保存。 第十七条? 调查科职责 1.对总公司各科室进行调查。 1 核对用品领用传票与用品台账。 2 核对用品申请书与实际使用情况。： 3 核对用品领用台账与实际用品台账。 2.对分事业单位调查 同前 。 第十八条? 部长职责 1.核对收支传票与用品实物台账。 2.核对支付传票与进货单据。 第十九条? 科长职责 l.核对各类科目收支台账。 2.检查各类科目实物台账。