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程 序 文 件 编 号 DH/CX-553-01 标 题 协商沟通控制程序 版次 B / 0 页次 1 / 4 发布日期 2011年3月6日 《文件控制程序》 《记录控制程序》 4、术语和定义 无。 5、职责 管理部负责与公司员工、认证机构、相关政府部门、废弃物处理者等进行信息交流。 品保部负责与质量技术监督部门、环保部门、计量器具管理部门等进行相关信息交流。 营销部负责与客户进行信息交流。 采供部负责与物料供方、运输方等进行信息交流。 各部门负责将收集到的质量/环境适用的法律法规及其它要求信息与管理部进行传递。 6、工作程序 6.1 信息 6.1.1 外部信息 外部信息包括： a 地方质量技术监督局、环保局、检测站、认证机构等检测或检查的结果及反馈的信息； b 政策、法律法规、标准类信息，如产品标准、环境法律法规 程 序 文 件 编 号 DH/CX-553-01 标 题 协商沟通控制程序 版次 B / 0 页次 2 / 4 发布日期 2011年3月6日 c 相关方的要求、期望、评价、投诉、抱怨等信息，相关方指顾客、公司机关及所处地域居民、合同方、供应方等；d 企业以外单位、团体或个人的来电、来信、来函、通报及各种媒体报道等； e 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境等方面的信息。 6.1.2 内部信息 内部信息包括： a 正常信息，如管理体系方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等； b 不符合信息（含潜在的），如管理体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等； c 紧急信息，如突然质量、环境、安全事故、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录； d）其他内部信息，如培训记录、职工建议、领导对管理体系的各项批示等。 6.2 信息的沟通方式 a 职工代表大会、工作会议、管理体系评审会、总经理办公会、生产例会等会议形式； b 文件的形式； c 公司管理体系运行情况汇报、交流会等专题会议； d 调查表、征集建议书等; e 公司各部门、各单位与相关方的沟通; f 公司组织的各种相关活动。6.3 信息的沟通 6.3.1 外部信息沟通 a b 政策、法律法规类信息，由各相关部门负责收集、更新、整理，统一报到综合办公室 程 序 文 件 编 号 DH/CX-553-01 标 题 协商沟通控制程序 版次 B / 0 页次 3 / 4 发布日期 2011年3月6日 c 生技部、营销部、采供部负责与顾客、物资供应商、设备供应方等进行沟通，对其产品质量、环境要求施加影响，详见《相关方施加影响管理程序》。营销部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求。对来自上述相关方的投诉按照《纠正预防措施控制程序》处理，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复，上述相关方反馈的其他信息，可由对应部门以《外来信息联系单》的形式传递给相关部门处理； d 各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量、安全环境技术、管理信息等，在一周内以《外来信息联系单》的形式按不同类别分别反馈到管理部，由其负责分类、整理，建立《外来信息台帐》，根据需要传递到相关部门。 6.3.2 内部信息沟通 a 正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，管理部按照相应程序文件规定传递管理体系方针、目标、指标、管理方案、内部审核结果、管理评审结果，按照相应程序更新法律法规等信息； b 不符合信息（含潜在信息）的交流详见《纠正措施控制程序》和《预防措施控制程序》； c 紧急的质量信息，及时传递到管理部组织处理，生产现场发生环境、安全方面的信息，由发现部门迅速传递给公司生技部组织处理，可采用电话、传真等方式，详见《应急准备和响应控制程序》； d 其他内部信息，提供者可以《信息记录单》反馈给管理部处理。 6.4 各部门要由专人分管信息沟通工作，对信息的接收、传递、处理情况进行记录每季度汇总一次各部门的《信息记录单》，不定期按照《记录控制程序》抽查信息交流情况。 6.5 信息交流的效果评价 沟通交流的信息要具有时效性，符合各阶段的工作进度要求和相关程序文件的规定； c 各部门信息交流承办人员，应对信息接收、传递和处理情况进行记录。 程 序 文 件 编 号 DH/CX-553-01 标 题 协商沟通控制程序 版次 B/ 0 页次 4 / 4 发布日期 2011年3月6日 6.6 6.6.1当接受信息涉及责任部门主管业务缺陷时，责任部门要认真识别信息的符合性，并制定措施，积极改进，改进的具体效果要纳入管理评审输入信息。 6.6.2 当信息提供者要求答复时，责任者应在规定时限内予以答复。 6.7 协商 6.7.1员工应参与环境管