CL-QP-QA-02 A0 记录控制程序.docVIP

最新版次变更记录内容 制/修 订日期 版次 修 订 内 容 2014.12.25 A/0 初版发行 批 准 审 核 编 制 发行戳记 会 签 单 位 分发 单位 会签栏 分发 单位 会签栏 项目 章节 页码 备注 1.目的 1 3 2.适用范围 2 3 3. 职责 3.1-3.2 3 4.工作程序 4.1-4.5 3-4 5.相关文件 5.1 4 6.相关表单 6.1-6.5 4 1.目的 对记录的标识、收集、编目、查阅、归档,保管和处理进行控制,为证明产品达到规定要求和质量体系有效运行提供客观证据。 2.适用范围 适用于本公司的质量活动和质量体系运行的相关记录。 3.职责 3.1文控中心负责总体层面上的记录控制管理和记录的标识、归档、保管和处理。 3.2各职能部门负责所管辖范围内的记录的标识、归档、保管和处理。 4 工作程序 4.1 凡是能证明产品符合规定要求和质量体系有效运行的记录均应得到控制，记录可以分为以下两大类： a 综合性记录：包括管理评审记录,质量体系审核记录,以及纠正和预防措施有关的记录; b 专业性记录：包括与产品、产品质量有关的记录,与过程控制有关的记录,检验和测量及试验设备的校准记录,人员培训考核记录等,以及专项记录,如合同评审记录,合格供方评价记录和来自供方的记录等。 4.2记录实行分级管理,办法如下： 4.2.1 各职能部门负责管辖范围内质量管理记录的管理； 4.2.2各职能部门应对本部门的记录进行收集、整理、编制目录、妥善保管,做到分类清楚,查阅方便； 4.2.3于每年末将需要移交归档的记录移交文控中心。 4.3记录表单的编制和更改 4.3.1记录的表单编制的格式参考《记录格式模板》，各部门可根据需要自行设计表单,其格式应简明、清晰、完整、内容应满足所记录的活动的要求，但基础格式不可超越模板规定范围； 4.3.2记录表单应有编号，表单编号由文控中心按《文件控制程序》的规定执行； 4.3.3记录表单经部门负责人审核后,报文控中心备案并办理编号、登记； 4.3.4记录表单的格式如需更改，按照表单所属三级文件或程序文件（后称为从属文件）的相应责任部门来负责更改、审核，更改后记录表单的修改次数编号递增，但版本仍需跟随从属文件。更改后应填写《记录表单更改申请通知单》，报文控中心备案。 4.3.5文控中心应编制《记录清单》,以利管理。 4.4记录的管理 4.4.1记录应按要求正确填写，内容齐全,字迹清晰，不得涂改,并有记录者签名和日期。 4.4.2记录的贮存应符合以下要求： a 记录应有文件夹或专柜保存,便于检索； b 应提供防火、防潮、防虫蛀、防霉变的贮存环境； c 采用其它媒体形成的记录,如贮存在电子媒体上的记录应注意防潮、防压、防碰、防磁,还需保留原始记录，对贮存在电子媒体上的记录每年进行定期复制,以免贮存内容丢失。 4.4.3记录的保存期限分长期、短期二种。 a 综合性记录应长期保存，保存期限由文控中心确定； b 专业性记录保存期为1年到3年； 4.4.4记录的查阅 a 本公司员工因工作需要查阅记录,应填写《记录借阅登记表》； b 合同要求时,在商定的期限内记录可提供给顾客或其代表评价时参阅,查阅时由综合部向记录保管部门借用。 4.5记录的处理 4.5.1已超过保存期或无查阅价值的记录可销毁处理。 4.5.2记录的销毁,需由综合部提出申请填写《质量记录销毁登记/审批表》,经管理者代表批准后实施。 5相关文件 5.1 CL-QP-QA-01 《文件控制程序》 6相关附件 6.1 CL-QP-QA-02/QR01《记录格式模板》 6.2 CL-QP-QA-02/QR02《记录清单》 6.3 CL-QP-QA-02/QR03《记录借阅登记表》 6.4 CL-QP-QA-02/QR04《质量记录销毁登记/审批表》 6.5 CL-QP-QA-02/QR05《记录表单更改申请通知单》 苏州海光芯创光电科技有限公司 程序文件 文件编号 CL-QP-QA-02 编制日期 2014.12.25 记录程序4 页 共 4 页 苏州海光芯创光电科技有限公司 程序文件 文件编号 CL-QP-QA-02 编制日期 2014.12.25 记录程序1 页 共 4 页