大唐印刷文件与资料控制程序.doc

1、目的： 通过对文件进行控制，以防止作废文件的非预期使用。 2、范围： 适用于公司内所有的质量/环保管理体系文件、外来文件、公司相关文件。 3、定义： 3.1 文件：信息及其承载媒介 3.2 受控文件：授权、更改、分发得以控制的文件。 3.3 一级文件：指质量/环保手册； 3.4 二级文件：指质量/环保COP-程序文件； 3.5 三级文件：指其它文件 如：WI-工作指导、SIP-检验规范、SOP-作业指导、PA-岗位说明书、图纸等 ； 3.6 四级文件：指质量/环保记录 标准公司所要求的记录、标签 ； 3.7 外来文件：指非本公司制订由外部提供经确认适用的文件或资料，如国际、国家标准及顾客提供之文件、资料、有害化学物质检测报告（供应商）等。 3.8受控文件印章（参阅WI-062《产品标签与标识一览表》） 4、职责： 4.1 总经理或其授权人：负责一、二级文件的批准； 4.2 管理者代表或其授权人：负责一、二级文件的审核和跨部门三级文件的批准； 4.3 体系办：设立文控中心,由其文控员负责公司及跨部门之受控文件的分发、更改、回收、作废工作；在工模部设立文控次中心,由其文控员负责工模部内部受控文件的分发、更改、回收、作废工作并在体系办文控中心作受控文件目录备案，其受控方法参照本程序执行并接受文控中心业务监督。 4.4 职能部门负责人：负责二、三级文件的拟制、相关三级文件的审核及本部门工艺文件和SOP的批准； 5、程序内容： 5.1 流程： 流程要点 输入 输出 责任单位 配合单位 制定/接收 审核、批准 分发 建档/使用 更改 回收 各部门运作需求 《产品标签与标识一览表》 文件 《文件分发总览表》（电脑平台） 已审核批准的文件 分发至相应部门 的文件 《文件/表格更改申请单》 更换后的旧文件 相应的受控文件及表单 《外来文件登记表》 已审核批准的文件 《文件分发记录表》 《档案目录表》 《文件领/借申请单》 更新审批后的文件 《文件分发记录表》 相关部门 相关部门 体系办 相关部门 体系办 体系办 相关部门 相关部门 各部门 相关部门 相关部门 相关部门 5.2 流程说明： 5.2.1 制定/接收 A、文件的组成部分 a、质量/环保手册 QM ：封面、目录、修订记录、手册内容 b、程序文件 COP ：封面、目的、范围、定义、职责、程序内容、相关文件、记录及附表； c、作业指导书类： ① 工作指导 WI ：目的、范围、定义、职责、作业内容（视实际情况可作删减）； ② 检验指导 SIP ：作业内容； ③ 作业指导 SOP ：作业内容； ④ 岗位说明书（PA）。 B、文件的编号 对质量/环保管理体系及其相关的文件进行编号 详见SOP-001《文件与资料编 号作业》 。 C、文件版本 a、新制定的版本以“A”表示； b、文件更改不导致页码变更时,则只需将更改页文件之版本由“A”升为“Ａ１” 依序类推直至“Ａ９”，其余页码之版本不变； c、当文件大幅度更改或导致页码变更及技术指导性文件 SIP、IM、PK、BOM、BOT、工程图纸、工模图纸 变更时，则文件版本全部由“Ａ”版升为“Ｂ”版，依序类推直至“Ｚ”版。 D、部门代号 GM：总经理 GA：总经理助理 MA：管理者代表 SA：市场部 EN：工程部 QU：品质部 SC：生产部 ML：法务部 HR： FI： 财务部 PM：PMC部 ST：仓储部 E、文件的拟制 a、质量/环保手册由公司指定人员拟制； b、程序文件由职能部门负责人或公司指定人员拟制； c、三级文件由职能部门负责人或其指定人员拟制； d、有GP管控要求之产品相应的SIP、SOP、BOM、《物料清单》、《产品识别图 》、FM-105《 物料卡》、《零件检验规范》、《胶印机印刷作业指导书》、《丝印作业指导书》、《控制计划》、FM-199《潜在失效模式及后果分析》等须在文件指定位置作“ＧＰ”标志。 F、a、当收到顾客提供之包括GP在内的文件、国际/国家标准、有害化学物质检测报告（供应商）等外来文件与资料时，在文件与资料上盖“外来文件”印章并注明接收日期后，记录在FM-006《外来文件登记表》上。 b、每三个月通过电邮、电话等形式对外来文件进行定期咨询与记录予FM-006《外来文件登记表》，以确保版本更新。 c、每次收到最新版本外来文件时，及时通过电邮传达各部门。 5.2.2 文件的审核与批准 A、一、二级文件先由涉及部门负责人在文件认签页上认签后再由管理者代表审核，及总经理或其授权人批准； B、跨部门三级文件由部门负责人或公司指定人员审核，管理者代表批准； C、非跨部门三级文件由部门负责人或其指定人员审核、批准。 5.2.3 文件的分发 A、C、 含图纸、菲林、标准等 ，若设计部、品质部需转化为 公司/部门内部文