SCH(P)01-文件和资料的管理规范技术文件.docVIP

文件和资料的管理规范 目的 保证与质量体系有关的文件和资料得到有效控制和管理，始终保持适用性和有效性，防止误用失效和作废的文件。 范围 公司所有的文件和资料，包括服务于各个项目的外来文件与资料。 定义 质量文件——质量体系文件。 外来文件——包括外来的文书、技术文件、传真、数据文件等。 图纸——公司与项目有关的所有工程图纸。 技术文件——与工程相关的、各部门签发的技术性文件、国家标准、地方法规、主管部门规定等。 行政文件——公司或各部门签发的文书型文件。 外发文件——以公司名义发放的正式文件。 合同文件——经营合同、采购合同。 以上文件归档保存年限按有关法律法规规定执行，但至少不少于公司存在年限。 职责 总经理：各类文件的审定、签发，对有关保密级文件的归档、调用的核准。 各部门经理：审核部门文件、部门间流转文件，监督各类文件的归档工作。 项目资料岗：负责对本项目的所有文件进行归档、整理。 综合部：负责对各类文件的归档、整理工作，协助各部门人员对各类资料的查阅。 相关技术人员：确保经手文件的完整、整洁、保密。 程序 质量文件 文件格式：本公司质量手册的制订，修订依目的、范围、内容、参考资料等四段落的标准格式拟定，程序文件则由制订、修订单位依业务需求，按文件控制的目的、范围、定义、职责、流程、参考资料、附件等七段落的标准格式拟定。 质量手册及程序文件外其余质量文件须显示： 文件名称 制订，审查核准人员的签章及日期 版次及其修订日期 文件类别： M：质量手册 W：作业指导书 P：程序文件 T：技术文件 文件编号规则 综合部制定《文件编号规则》，规定质量手册、程序文件、作业文件和质量记录的编号方法。 所有经编码的质量文件，其号码不得重复。已编码的质量文件，虽经增订修订，其编码仍维持不变。 本公司的质量文件（ISO9001∶2000版）自第3.0版开始。 编制文件： 管理者代表确定质量体系的结构，列出质量手册和程序文件的清单，并由管理者代表组织各部门进行编写。 各部门指定熟悉业务并有ISO9001基础知识的人员作为文件的起草者。 各部门确定和编写本部门所需的作业文件、质量记录。 管理者代表协调文件编写工作的标准化，包括统一文件编写格式和风格、编号等。 文件的审批： 质量手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由管理者代表组织各职能部门会审，取得一致意见后交总经理批准。 体系作业文件由编写部门经理审核，总经理批准。 规章制度由编写部门经理审核，总经理批准。 技术文件（含图纸）的编制由部门经理审核，项目总监或投资总监批准执行。 外来文件由项目经理或项目总监、投资总监审核批准，重要文件须经总经理审阅后签发。 分发： 本公司的质量文件（除图纸、技术规范）由综合部在公司内部网上发行，发放日期应早于文件生效日期。对发行的文件，文件制作人应填《文件资料发行表》交管理者代表批准后，由综合部按规定编号并根据确定发放范围在网上设置权限进行发布。在公司的经营活动中，各部门从网上下载的文件均为非受控。 项目完成后，项目经理应汇总各职能部门有关项目文件、资料，并交综合部归档、标识和保存等。 技术文件的分发由项目总监或投资总监填写《文件资料发行表》交总经理批准后分发，由综合部根据《文件编号规则》对技术文件进行编号、分类并盖受控章。 分发到收文部门/个人时，收文部门/个人应在《文件资料发行表》上签名以示收文。发文原文由综合部归档。 外来文件由综合部进行分发，日常流转文件直接分发给各部门相关技术人员，重要文件须经总经理室审阅后签发，所有文件应在《文件资料发行表》做好分发记录。同时应及时报综合部分类归档。项目管理中外来文件管理见《委托项目资料管理规范》。 行政文书文件，均应经公司总经理核准后签发。 文件分发工作由公司综合部负责，分发范围由总经理确定。 文件分发后，文件原件由综合部负责归档。 已发行的受控文件不得影印，部门如因业务需要应提出申请，经项目经理同意后由综合部分发。公司内不得使用未有任何可使用标识的复印件，一经发现立即由综合部收回销毁。 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到综合部办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，破损文件由综合部销毁。 当文件使用人将文件丢失后，当事人应办理领用手续，但必须在领用审批表中说明丢失原因。补发的文件应有新的分发号，同时通告原文件分发号作废。 回收： 各部门的旧版技术文件，于新版分发时由文件控制部门回收。 回收的受控文件，由综合部保留一份原稿并加盖作废章，其余回收的受控文件于收齐后销毁。 培训： 发行的文件，应由部门经理组织相关人员进行培训，以确保质量文件为相关人员了解，作为执行作业的依据。 执行： 各部门作业时，应确实按照最新版的质量文件执行。 发现问题： 各部门作业中发现质量文