JH-QP-00100文件控制程序.docVIP

义乌晶辉化妆品有限公司 文件编号 JH-QP-001-00 版 本 A 文件控制程序 制定部门 品管部 生效日期 1 目的 体系文件是建立、实施、保持和改进各管理体系的基础和重要依据，并用以沟通意图和统一行动。对体系文件进行控制、保证文件的适用性、充分性和有效性，确保各管理体系有效运行，实施持续改进。 2 范围 适用于公司管理体系文件及外来文件的控制和管理。本程序对文件的编制、审批、标识、发放、使用、更改、回收、销毁和归档及有效性评价、改进等作了具体规定，确保相关部门及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件和资料。 3 职责 3.1 总经理负责批准发布质量手册。 3.2 厂长负责批准程序文件及相关体系文件。 3.3 公司办公室负责厂内文件的归口管理。 3.4 品管部负责组织对现有质量体系文件的定期评审。 3.5 各有关部门负责相关文件的编制、使用，部门负责人负责本部门文件的审批。 4 工作程序 4.1 文件的分类 4.1.1 按文件的性质分类 质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标声明）； 形成文件的程序； 为确保其过程有效策划、运作和控制所需的文件，如标书、合同等市场类文件、作业指导书、操作规程、图样和技术文件等； d. 记录（一种特殊类型的文件）和行政公文； e. 外来文件（包括国家的法律法规，国家、行业、国际标准，政府发文等）。 编 制 审 核 批 准 4.1.2 按文件载体分类 a. 纸张性文件； b. 非纸张性文件。 4.2 文件编号 4.2.1 质量手册编码： 4.2.2 程序文件编码： 文件类别代号：QP——程序文件 SSOP——卫生标准操作程序 TS——质量标准及检验操作规程 TF——技术性文件 4.2.3 技术图样和文件的标识按公司《技术资料管理办法》执行。 4.2.4 质量记录标识编号按《记录控制程序》。 4.2.5 外来文件沿用按各自原来的编号。 4.2.6 管理性和操作性文件（工作文件）： 部门代码： OR——办公室 MD——生产车间 QA——品管部 EP——设备部 WH——仓储 FD——财务部 PD——采购部 文件分类： SMP——标准管理规程 SOP——标准操作规程 4.2.7 文件控制状态 4.2.7.1 管理体系文件均应得到控制，为对使用中的质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、管理标准和操作标准等实施控制，每个部门对此类文件均应分类建立《部门有效文件清单》（JH-QP-001-R03-00），对文件更改状况进行动态记录，每份文件前应标明更改状态。 4.2.7.2 管理体系运行中作废、因正当理由需作废留存的及更改后无须追溯到使用者的上述文件，要进行标识作好登记。 4.2.7 本公司文件的媒体以纸张为主，也包括电子媒体。 4.3 文件的编写和审批 4.3.1 文件在发布前，应分别其类别，根据有关职责范围和审批权限的规定，进行审核批准，才能生效。 4.3.2 质量手册由品管部组织编制，厂长审核，总经理批准发布。 4.3.3 程序文件由品管部编写，部门主管审核，经厂长批准发布。 4.3.4 其他文件由相关部门编制，部门负责人审核批准；涉及几个部门使用的体系文件由文件编制部门负责人审核，经相关部门评审、会签后，由厂长批准。 4.3.5 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。 4.3.6 外来文件的识别 外来文件包括有关上级部门下发的质量、工作文件、法律、法规要求以及国际标准、国家标准、行业标准、国家计量检定规程等。根据其类型分别由办公室、品管部负责识别、选用、编号、发放和保管。法律法规文件应另列目录备查。外来文件的适用性由主管部门负责人审批。 4.3.7 文件编制的依据 要充分准确理解标准中的各项要求，要联系本公司实际，其详略程度按过程及其相 互作用的复杂程度及从事该过程各项活动的人员的能力而定。 4.3.8 文件格式 4.3.8.1 文件封页格式，如附录一； 4.3.8.2 文件首页格式，如附录二； 4.3.8.3 文件次页格式，如附录三； 4.4 文件的发放、领用 4.4.1 文件的标识（编目） 4.4.1.1 文件状态的标识可分为： a）受控的管理体系文件，应经批准并给以文件编目； b）作废文件存档的原稿，在其首页加盖“作废”印章； 4.4.1.2 文件更改，换版以更改次数或版次为标识。 4.4.2 文件的发放 4.4.2.1 经批准执行的文件由其主管部门确定发放范围及进行发放，发放前报档案室备案存档，并在《文件发放\回收登记表》（JH-QP-001-R01-00）上登记，“原