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会议程序不可小觑 　　会议，是现代社会沟通最主要的形式之一。大到公共领域中的联合国大会、欧盟议会、各国国会，小到私人领域里的上市公司、合伙小店、兴趣团体，无不通过会议来商讨和决定组织事务和行动。而若要会议真正产生实效，必须以明确的规范和程序作为保障。 　　1876年，美国工兵准将亨利?罗伯特根据美国草根社团的合作实践，以及英国四百多年的议会程序，用系统工程的方法编纂成《议事规则》，被广泛接纳为各类会议的议事准则，而议事规则也成了一门专门的学问。在此，编者特摘录其中有关“会议程序”部分，以飨读者。 　　宣布开会与会议的一般程序 　　一次会议得以合规召开，其必要条件就是，出席会议的人数必须达到规定的法定人数。根据通用议事规则，对于一般性组织，其参会人数是“全体成员的过半数”。 　　会议最少需要两名会议官员，一个是“主持人”，负责主持会议，维持秩序，秉持规则；另一个是“秘书”，负责形成会议的书面记录。 　　在指定的开会时间，主持人等待会场肃静，或示意会场肃静，然后起立并大声宣布“会议现在开始”或者“现在进入会议程序”。 　　组织可以制订自己的会议程序。《罗伯特议事规则》一书推荐了作为普通社团组织的“标准会议程序”： 　　1.宣读并批准《会议纪要》。 　　2.宣读报告：组织领导者报告，董事会报告，常设工作班子报告。 　　3.特别议程：事先指定的、需优先处理的事务。 　　4.未完事务和普通议程：指上一次会议或者前面一段会议中引入但没得到解决的问题。 　　5.新事项：本次会议新引入的事务。 　　主持人依照会议程序适时宣布进入下一项程序。 　　将事务提交会议考虑的方法 　　●动议 　　任何事务都可以由任何成员以动议（提议）的形式“提交会议考虑”。动议是正式的建议与主张，会议必须给予回应。动议的主题可以是主张某种实质性的行动，也可以是表达某种看法，或者要求进行某种调查并将结果向会议报告，以便采取进一步的措施。 　　●从报告或文件中衍生的动议 　　附属报告或资料文件当中的问题或建议也可以作为动议提交会议考虑。譬如，在工作人员、董事会或者指定发言者做出报告之后，一个或者若干动议可以将该报告中的建议分别引入会议，即“提交会议考虑”。 　　●无需动议即可直接处理的遗留问题 　　如果在以前的会议中，某动议已将某项事务引入会议，但被推迟到另外的指定时间处理，那么届时无需新的动议，主持人即刻宣布会议现在继续讨论该事务。 　　取得和分配发言权 　　参会成员在每次动议或辩论之前必须先取得发言权，即经主持人准许后发言。 　　●申请发言的步骤： 　　1.申请发言要在没有其他成员发言或拥有发言权的前提下进行。 　　2.申请发言的成员可以在座位上起立，或者走到会场的话筒处，面对主持人。如果按照规则该成员可以发言，主持人则宣布该成员的头衔或名字，或者该成员所代表的部门、单位等，此时，该成员取得了发言权，可以继续进行动议或辩论。 　　3.如果会议规模不大，在场成员彼此认识，主持人可以对其点头示意准许发言；相反，如果会议规模较大，并出现若干成员同时申请发言的情况，则主持人要使用正式的措辞――“请XX先生/女士发言。”主持人可能不知道申请发言者的名字，申请发言权的成员应该在主持人面向自己时自报姓名和身份，主持人就可以重复这些信息，把发言权分配给该成员。成员发言结束后要示意主持人，以示交回发言权。 　　●多人同时申请发言权 　　对于多人同时要求发言权的情况，一般的规则是，如果其他条件相同，那么最先起立或举手者就取得优先发言权。 　　将动议提交会议考虑的步骤 　　●提出动议 　　想要提出一个动议，必须先取得发言权。一位成员想要提出动议，可以说“我提议XX议题”。议题的措辞应该正式，最好能够不用修改就直接放在组织的书面文件里。提出动议之后，动议人就座。 　　●成员“附议” 　　在某人提出一个动议之后，除此人之外的其他成员，只要认为该议题值得在会议上考虑，那么不用取得发言权（在小型会议中也不用起立）就可以直接说，“我附议”；在大型会议中，特别是可能有非会议成员列席的情况，附议人应该起立，报出自己的姓名和身份信息，然后说，“主持人，我附议刚才的动议。”附议仅表示动议有考虑的必要，并不一定表示赞成。 　　主持人应确保所有成员都已经听清该动议，所以要询问，“对此动议，是否有人附议？”如果仍没有人附议，就可转入下一项议程。 　　●主持人“陈述议题” 　　动议经提出并得到附议后，主持人通过陈述议题，将其正式提交会议考虑。只有在主持人陈述议题之后，会议才能正式考虑该议题，辩论才可以开始。 　　经过上述步骤，动议正式提交到会议上进行考虑。会议“对动议的考虑”还要经过三个步骤：（1）各成员就议题展开辩论。（2）主持人把