采购流程建议.docVIP

目的：规范采购作业，细述补充《采购控制程序》文件，确保外购物品符合本公司产品要求。 适用范围：适用于对本公司生产所需的采购物料的控制。 职责 3．1 生管及各其它物料需求部门负责物料需求的分析及制定需求计划； 3．2 采购： 3．2．1：开发新供应商，按研发与销售要求对原材料样品进行寻样、送样，并协助承认工作 3．2．2：主导新供应商的评估考核工作（参照《供应商管理程序》旧供应商每十二个月复评一次），供应商评估应由品管生管生技及工程等部门协助完成。 3．2．3：负责公司、工厂所需所有原物料、常用生产辅料、工模主辅材料及仪器设备、工装夹具、治具材料、特殊工具物料等订购及交期追踪确认、退补货及索赔处理等事宜. 3．2．4：选择评估后优良供应厂商, 进行询、比、议价，确保对外订购物料在已确认价格的情况下，保质、保期、保量完成，以便生产、出货顺利进行 3．2．5：与供应商协商处理收货后的退货、补货、索赔等一切与供应商有关的对外事宜；协助财务完成与供应商的对帐与请款工作 3．2．6：了解市场行情及供应商工厂近况，及时向主管与公司汇报有关情况 3．2．7：采购数据、文件、外来资料的档案管理与保存 3．2．8：按公司规定严守公司商业秘密，所有与供应商有关的资料、材料价格除公司指定部门或人员外，不得外泄或相互相互调阅 3．2．9：公司及主管交待的其它工作 3．3 工程部: 负责所有与生产有关的新物料样品的确认（客人OEM资料除外） 3．4 业务部：客人OEM的相关资料确认 3．5 生管部负责对采购单品名规格、数量、进料日期的复核；财务部负责对供应商资格及财务数据类的复核 3．6 总经理负责采购产品购买的最终审批 四、采购作业基本流程及日常规范管理（详见采购控制程序） 4．1 模、机、治具、设备仪器、杂项类采购作业： 4．2 材料采购作业 4．2．1 收到以上4．1中物料的请购需求后，需要根据物料的需要日期按紧急度尽快处理订单；（原则上要求采购员24小时内打出订单）；如遇规格型号不明等需第一时间与申购人进行沟通，得到进一步的资料再进行市场询盘；如无法满足要求到料日期；因尽快通知申购人且告之原因 4．2．2 收到以上4．2中物料的请购需求后，需要根据物料的需要日期按紧急度尽快处理订单；（原则上要求采购员24小时内打出订单）；严格参照《采购控制程序》进行议价比价等；如无法满足要求到料日期；因尽快通知生管且回复具体的物料回厂时间 4．2．3 所有发出的订单，均由制单人签字后，交由采购主管签字；经由生管、财务等复核后，最后附物料评审呈报总经理审批，如有比价项目需同附比价单；如是现金付款的还需同附“请款工作联系单” 4．2．4所有经总经理审批过的订单，交由文控中心发送至各相应供应商后复印一件至财务以便结算；原件由各采购员保管，并与供应商就订单传达事宜进行沟通，并要求在24小时内就交货日期、订单数量、价格等项目进行回签，以示确认订单；并将订单相关内容登记入“采购进度表”并与生管仓库品管共享进料信息。 4．2．5 如有特殊情况（如客户取消订单或生管更改决算量时）需要减少或取消订单量时；需在原采购单上注明取消或减少原因并传达至供应商且电话确认，并将信息在“采购进度表”上做同步修改，同时知会财务。若客户通知太迟而造成供应商已备好之半成品或成品需由本厂承担费用时,则由采购统计厂商所报之具体损失费用交由销售责任人再与客户联系解决对策。 4．2．6 物料如期进仓后，由仓库对物料进行送检，如IQC检验超出允收范围时，由采购员就物料需求的紧急程度及物料的不合格程度做出初步建议：退货或让步接收或其它结果，最终由生管或其它相关部门做出决定，并呈现总经理审批；采购员负责将最终结果传达至供应商，并要求改进跟进退补货等事宜。如牵涉至扣款方面，刚需要得到供应商的书面回传并通知财务以便结算。 4．2．7 如财务与供应商的对帐请款过程中，出现疑问，采购员应承担帮助协调工作。 五、采购文件 5．1 程序文件的整理与归类：将已过期的及时更换归还文控中心,并将新的替代文件及时记录归档 5．2 采购订单的登记、发放、存档：订单签下并传达至供应商后，由各物料的采购员进行复印分发至财务并统计至采购进度表中，订单完成后归档至已完成订单的相关文件夹中 5．3 比价单/报价单的发放与归档：比价单每季度存一次,将已采用与未采用的报价单和比价表一起存放,报价单复印两份,一份分发财务部,一份分发至总经办,需在原件背面签字确认签收, 原件由采购员分类归档 5．4 其它与采购相关的外来文件归档：供应商样品评审报告、供应商调查表评估表、来料检验报告、材料不良改善通知书、退货单、物料分析/请购单,生产指令,合同评审、物料清单、SGS认证/环保协议、进料品质状况月报表、供应商品质交期评鉴表、纠正