PR-038沟通管理程序.docVIP

1.0目的： 本程序订定了公司内、外部环境信息交流的内容、方式和方法,使环境管理制度及推行活动能顺利推行及落实。 为了使公司品质管理系统能达成内部共识﹐并建立与公司外部相关团体对品质管理之承诺与绩效沟通之。 2.0适用范围： 本程序适用于与本公司内部各阶层人员及公司外部相关团体与供方﹑客户等相关的品质与环境信息的交流。 3.0定义： 3.1内部沟通﹕公司内部所有事务之沟通。 3.2外部沟通﹕包括客户﹑供方及相关方等沟通。 3.3相关方：泛指公司客户、协力厂商、环保主管机关、环保团体、邻近居民及社会一般大众等。 4.0职责： 4.1内外部品质/环境意见收集处理﹕各相关接口部门 4.2品质政策宣导﹕总/副总经理 4.3适时向内外相关团体沟通及宣导品质/环境方针: 各相关接口部门 4.4依管理代表召集各部门制订品质/环境管理系统中所规定之沟通职责并适时召开会议作沟通 5.0作业内容: 5.1公司内外部意见沟通流程图:附件一 5.2沟通信息﹕ 5.2.1沟通信息内容包括﹕ 环境/品质政策﹑环境/品质目标与管理方案﹑培训结果﹑内外部审核与管理评审结果﹑客户提议及投诉﹑供方表现及与相关法规等。 5.2.2沟通信息交流方式﹕ 信息的传达﹕发放资料﹑宣传墙报﹑信函刊物﹑意见信箱﹑电话﹑传真﹑e-mail﹑会议培训及书面通知等。 5.3内部沟通 组织间沟通 ﹕ 5.3.1为使品质/环境管理承诺与系统有效推行于各部门组织间,产生共识并转为行动。 5.3.2当产生重大组织间沟通问题时应召开沟通会议协调,了解彼此状况并相互整合,以期发挥团队精神,达成整体品质/环境目标。 5.3.3运用厂区看板及公布栏等沟通工具就品质/环境管理之现况,重要目标及进度教育员工。 5.3.4建议处理 A.为了让品质/环境管理制度顺利推行, 以发挥团队精神，产生共识。公司内部员工可提供任何有关品质/环境议题的建议,可填写意见放于公司“意见箱”,交由管理部统一汇整《内外部沟通记录表》.并交相关部门对意见及时处理, 必要时可召集相关部门主管进行讨论。 B.处理结果由管理部转达处理信息至原提议者。 5.3.5若建议或投诉有助于改善品质/环境管理系统之效益﹐可由品保部或管理部将此建议或投诉纳入品质/环境控制或由相关部门进行追踪。 5.3.6品质/环境方针宣达 A.ISO推行委员会应选用适当方式，宣达公司品质/环境方针、目标与指标，及环境相关法律法规，让公司全员了解。 B.内部稽核情形及结果，应传达至相关部门或个人。 C.管理评审会议及相关检讨会议之结果，应适时传达至相关部门或个人。 5.4外部沟通﹕ 5.4.1供方选择与评估及产品交付品质与服务表现沟通﹐由采购或相关部门依《供方评定管理程序》执行；公司应向供方宣达本公司之各项品质/环境讯息。 5.4.2客户有关品质/环境管理之任何建议或相关事项﹐由业务或相关部门依《合约/订单审查管理程序》及《顾客满意管理程序》执行，并视情况填写《内外部沟通记录表》。 5.4.3相关的法律法规识别与收集﹐由管理部依《文件控制管理程序》执行沟通收集。 5.4.4当公司与相关利益团体发生利益冲突或其它相关之事宜时﹐由管理部负责与其进行沟通﹐协调。 5.4.5公司对环境之承诺藉由各项行动及宣导向周遭居民,工厂,供方,承包商,社会团体等相利害关系之团体知晓公司执行决心及响应。 5.4.6 可经由下列各项方式达成沟通之效益。 A.利用文宣看板广加宣传. B. 藉由公益活动,说明会等加以告知. C. 藉由对外看板,说明会,厂区参观及媒体传播,对外沟通最新环境改善进度. D. 发生异常或违规事件,除立即采取矫正措施外亦应及时报告给可能会受到危害的单位或个人,同时报告给环保主管机构,接受调查处理. 5.4.7管理部负责接收外界相关团体有关环境方面的建议、关注问题及投诉。 5.4.8接收方式可为电话、传真、信件、口诉或其它可行方式，接收时应告知处理流程大约所需时间。 5.4.9接收的信息应记录于《内外部沟通记录表》，并交由相关单位进行处理，如不能短期内处理完成，应视情况向原提案单位或人员告知处理情形。 5.4.10各项外部意见之处理始末，应交付ISO推行委员会会议进行讨论，并将处理结果告知相关团体或个人。 5.4.11各项意见提案及处理结果，由管理代表负责最终批准，必要时，应呈总/副总经理批准，视为管理系统之参考记录，并按规定予以保存。 5.4.12外部相关团体，索取本公司品质/环境方针时，由接受到此要求的部门提供并记录于《内外部沟通记录表》。 5.5供方之沟通 5.5.1管理部须让承揽工程或供货之承包商/协力厂商充分了解本公司的品质/环境方针及相关要求。 5.5.2承包商自厂内工作时，管理部应使其充分了解本公司环境管理系统之要求。 5.5.3有关公司内之废弃物