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现代文秘工作事务 第四讲 公文处理 小结 一、秘书 “秘书”一词，最早是指宫禁中秘藏的书，后来，逐渐由指物发展到指人，指国家机构中的官职。在汉桓帝时，始设的秘书监，，及后来出现的秘书丞、秘书郎等，都是这类文职人员。 然而，真正意义上的秘书，是从孙中山先生领导的南京临时政府才开始的，当时设有秘书、秘书长等官职，并明确秘书工作的大致内容，这才为以后历届政府所仿效 现代秘书是社会职务名称之一，是领导者的助手，主要是从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务，并为决策及实施提供服务的人员。 在国外“秘书”一词，源于拉丁文“Secretarius”意为“可靠的职员” 发展为英文是”secretary”可译为“大臣”或“书记”，也有“秘密”的意思。 高级秘书相当于行政首长如”The Secretary of State”在英国为国务大臣（秘书）；在美国是国务卿 。 当“Secretary ”译为书记时，则泛指文书和事务工作人员。 在美国职业分类中，秘书属于“管理文书、事务”职业大类。 在日本，秘书一般分为专职秘书或秘书室主任等管理决策集团（秘书机构）和处理日常事务的工作人员。 我国现代秘书的概念，较少受我国古代秘书的影响，而更多地受西方国家秘书的影响。如国家系统设秘书局、处、科、室。驻外使馆设一秘、二秘、三秘。这些都是与世界各国相通的。 二、秘书工作 秘书工作，顾名思义就是属于秘书人员职责范围以内所承担的工作，是秘书（群体）在围绕着领导者进行管理的过程中所开展的一系列辅助性、服务性的工作。 诸如：起草文件、处理公文、收集信息、处理信函、接待来访、会议服务、提供咨询、安排日程等活动，以保证领导（本系统）工作能高效运转。 秘书工作的性质：综合性和辅助性 秘书工作的特点：从属性、被动性、事务性、广泛性、保密性 秘书工作的指导原则：实事求是、与领导保持一致、高效（准确、迅速） 秘书工作的分类/层次 三、秘书人员的素质修养 秘书人员的职业道德：忠于职守；严守秘密；廉洁奉公；埋头奉献 秘书人员的知识结构：基础知识、专业知识和相关知识 基础知识 社会科学知识，即语文、哲学、政治、历史、逻辑、外语等学科知识； 自然科学知识，即数学、物理、化学、地理、生物等学科知识； 专业知识 与秘书工作有直接关系的秘书学、文书学、档案管理学、应用写作学、信访学、会议组织学、领导学等学科知识。秘书人员所在部门的专业知识。 三、秘书人员的知识结构 相关知识 系统论、信息论、控制论等横断学科知识； 领导心理学、秘书心理学、人际关系心理学等心理学知识； 公共关系学、行为科学、社交礼仪等社交知识； 管理学、预测学、决策学等软科学； 市场学、物价学、经济管理学、股票等经济学理论； 法学、新闻学、情报学、计算机应用等相关学科知识。 三、秘书人员的能力 理解判断能力 语言文字表达能力 组织沟通能力 出谋划策能力 使用办公设备能力 公文处理 第四讲 公文概述 应用文的分类 应用文的分类 应用文的涵义 应用文__是日常生活和工作中经常使用的，为某种具体的实用目的而写的文体，它是完成具体工作或办事的一种工具。 应用文__是国家机关、企事业单位、社会团体、人民群众在工作、学习和日常生活中，处理公私事务时所使用的、形式较为固定的、具有直接应用价值的文章 应用文__是指国家机关、企事业单位、社会团体以及人民群众在行政管理、社会交往与活动过程中形成的具有社会法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动与社会活动的一种重要工具。 应用文的特点 实用性：直接为社会生活服务，具有实际的使用价值。 程式性：主要指文体形式和语体都有相对固定的要求，有大体相同或近似的结构布局，有惯用的句式和规范化词语等。 时效性：及时、准确和高效。 简明性 ：是指应用文在内容表达和语言使用方面力求简洁 明确的特点 。 一、公文的含义 公文具有广义和狭义之分。 广义的公文，即公务文书，党政机关、社会团体和企事业单位等合法组织办理各种公务时使用的具有特定效力和规范格式的应用文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施管理，规范行为，商洽工作，记载和传递公务信息等的重要工具。 狭义的公文，是由党中央、国务院分别批准颁布的党的机关公文和行政机关公文，它是法定公文。 二、公文的种类 （一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 （三） 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 / （五）通知 适用于