供应商三方协议管理规范.docVIP

目的 为确保公司业务往来,及时将三方协议准确无误的归档。 范围 适用于供应商三方协议的管理。 职责 PMC人员根据要求制作、管理供应商三方协议。 作业流程及要求 文件夹标签的制作 文件夹外标识卡的制作，用宽2.6CM，高：16.3CM的长方形，打印出来后，将胶纸贴在文件夹侧面的中央位置； 目录的制作，目录分为两列，每列20行，合计两页，总共80行，每张目录包括：客户名、文件类别、序号、供应商名称； 明细标签的制作，首先制作1.9CM*1.9CM的正方形，然后依次录入目录上面1-80的序号，最后用A4贴纸打印出来，明细正面贴单数，背面贴双数； 三方协议的归档 PMC收到三方协议，首先审核三方协议字迹是否清晰、有无更改协议内容、客户和供应商盖章是否为公章或合同章等； 三方协议审核无误后，在对应目录表作上登记，再依次存档到对应的文件袋中； 新增客户的三方协议，各PMC每月15号左右将三方协议按客户作好区分，首先录入电脑，再按客户依次存档； 各电子档的保管 文件夹标签样板在网上邻居中； 各PMC将各自客户三方协议的电子档最新版本存于网上邻居共享中，并及时更新； 三方协议的借阅 各部门人员如因工作需要，需借阅和查看归档的三方协议，需填写《资料借阅申请单》，经相关部门主管及领导批准后方可进行借阅； 4.4.1其他部门人员需要借阅，填写《资料借阅申请单》，交由部门主管签字后，并给 聚祥主管签字确认，方可到PMC处借阅； 三方协议原则上借阅不能离开公司，如特殊情况需总经理批准后方可办理手续， 查阅完毕后及时归还； 各PMC对任何借阅人员，都要严格按上述要求执行，并作好登记工作； 4.5 三方协议销毁 4.5.1根据资料的保存期限及有效期限，如到期资料需销毁的，各PMC按实际情况，填写《档案销毁申请书》，并将对应三方协议找出来，一起提交部门主管审核后，报总经理批准后，再予以销毁。 4.5.3 PMC收到批准的《档案销毁申请单》后，将存档的资料和电子档中作好销毁记录； 支持文件 无 6、相关记录文件 三方协议 资料销毁申请单 资料借阅申请单 目录样板 文件夹外标识卡 序号样板 档案借阅登记表 第 2 页 共 3 页 第 1 页 共 3 页