FW-QMS-Q-02 记录控制程序.docVIP

版本/版次 更改履历与说明 制订人 生 效 日 期 A/0 A/1 A/2 使用ISO9001：2008版标准 修改版次 陈慧花 阳阳志阳志勇 2008/1/2 2009/9/1 2012-9-1 编 制 阳志勇 ISO专员 2012.8.9 签 名 姓 名 职 位 日 期 核 准 梁国霖 管理者代表 2012.8.20 签 名 姓 名 职 位 日 期 审 批 陈国桢 最高管理者 2012.9.1 签 名 姓 名 职 位 日 期 1.0 目的 此文件确立本公司有关品质/环境记录的存档及保存期，确保此记录于保存期内应清晰可读。 2.0 适用范围 此文件适用于品质管理体系中所有的管理过程记录。 3.0引用标准 GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008 标准之4.2.4条款 GB/T14001-2004（idtISO14001:2004）.0 职责与权限 4.1 品质部ISO文控室 制订记录控制程序。 监察记录是否根据本程序去存档及保存。 在需要的情况下，更新表格一览表。 将相关的记录存档及保存。 .将超过保存期的记录作废及销毁。 4.2 各部门 各部门负责确认记录格式的实用性。 各部门文件及记录管理人员根据本程序规定将相关记录存档及保存。 5.0 术语与定义 5.1.表格：是记录的表现形式。 52.记录：质量管理体系四级文件 6.0 相关文件 6.1 《文件控制程序》—FW-QMS-QP-01 7.0 运作程序 7.1.表格控制 7.1.1.表格的格式规定 应有公司名称、公司标志、表格编号及表格的相应内容。 7.1.2.表格制订与更改 7.1.2.1.各部门根据实际的需要皆可制订或更改相应的表格，但必须考虑到表格的实际用途和可操作性，更改表格时，还必须权衡实际需要和现有的表格数量。 7.1.2.2.需要的表格制订或更改后，经部门负责人确认，电邮给ISO。ISO编号后登录《表格明细表》回传。并知会相应部门此份表格变更。 7.1.3.表格订购控制 由于各部门表格使用量特别大而必须考虑外部订购时，按照《采购管理程序》申请购买。特急情况除外。 7.1.4.作废表格处理 当表格变更时，各部门应先确认现有的库存量。如果变更内容不多，且没有重大影响的，从减少公司资源角度考虑就应将库存用完之后再申请变更。 7.2.记录控制 7.2.1.记录的要求 记录原则上应使用统一的表格，但当统一固定的表格形式不适于记录内容和信息时，则可考虑使用其他适当格式。 7.2.2.记录审核和分发 凡记录一定要有记录人的署名和日期，必要时经相关授权人员审批。 记录分发状态由记录审批人和责任部门负责人负责确定需分发部门。 7.2.3.记录保管 记录应保存在适宜的环境中，以免损毁或遗失。 凡记录毁坏和遗失的记录，除非有可靠的途径和方法，否则不允许修复和补失。 7.2.4.记录的检索和查阅 各部门应按照记录的种类、日期先后装订成册归档，便于查寻。 记录归档应标示清楚，记录名称、起止日期、保存期限、保存地点。 7.2.5.过期记录处理，凡超过保存期限记录，相关负责人应负责视其内容的重要性分别处理： 若很重要的而短期内极有可能使用，则可在原点继续保存。 若重要但不大可能在短期内应用的，则转移地点保存或原地点保存。 没有实际应用价值的记录，做双面纸利用。 7.2.6.外来资料记录的控制 　　凡是以公司名义，与公司质量管理体系、生产流程、产品有重要关系的、来源于公司外部机构/单位的记录，由负责部门接收、登记、保管、保存及其控制。　 7.2.7.记录的保存期限 7.2.7.1.记录控制必须满足法律法规和顾客要求，在法律法规和顾客没有要求情况下，采用以下要求： 与内审及管理评审等体系运行记录保存期限不低于3年； 采购订单保存不得低于3年； 产品检测记录保存3年； 出货记录保存3年以上。 一般的日常工作记录保存期限不低于1年。 详细记录保存期限见《记录明细表》 8.0. 运作流程图 　　无. 9.0. 附件 　　无 10.0.表单记录　 9.1.《记录明细表》 东莞长安富威塑胶五金制品厂 文件名称 记录控制程序 文件编号 FW-QMS-QP-02 页 码 第 1 页 共 5 页 版 本/版次 A/2