YL-90B-009图书管理程序(B)说明.docVIP

标 题 图书管理程序 编 号 YL-90B-009 版 本 B 管理归口 总 务 部 制订日期 2006-7-23 页 次 1/3 1.目的： 为了妥善管理公司各类图书，使其得到充分有效的利用，特制定本程序。 2.范围： 经由公司购置及报销的所有书籍 包括杂志 、教学/娱乐光盘及报纸等。 3.权责： 3.1总经理：负责图书申购的审批。 3.2报纸、阅览室书籍、娱乐光盘的登记、注册、编码等委托柏力总务部管理。 3.3企划部：负责工作类书籍及教学光盘的登记、注册、编码等管理。 3.4使用部门：负责本部门业务用书籍的申购、购买及保管。 4.作业内容： 4.1 各部门与工作直接相关的书籍或教学光盘 4.1.1申购： 各部门因工作需要而申购书籍或教学光盘时，由该部门提出书面申请，经部门主管审核后，提交总经理审批。 4.1.2采购： 经总经理批准之申购单，由申购部门负责安排合适人员在适当时间购回。 4.1.3登记注册： 已购回之书籍或教学光盘，由企划部统一登记注册于《书籍一览表》中，并在书籍上加盖图书专用章。《书籍一览表》须存放于公共文件夹中并动态更新。 4.1.4使用与保管： 经企划部登记后的书籍，由申购部门保管，部门书籍原则上责任人为部门主管。当相关责任人员离职时，人事部须同企划部确认离职人员已经交清有关工作，方可办理离职手续。责任部门需妥善保管书籍，若非正常损坏或遗失，责任部门提出减损申请后还需按原价赔偿；教学光盘由企划部文员统一保管。 4.1.5借阅和回收: 有关人员要借阅各类书籍或教学光盘需到相关的责任保管人员处借阅, 并由责任保管人员负责收回。借阅期限一般为15天，若超出此期限仍不能归还者，需同相关责任保管人员续借。同一人借阅相同书籍 光盘 不得在归还后2天内重借。 修订记录：日期/版本 批 准 确 认 审 核 拟 定 2006-3-30 A ；2006-07-23 B版； 修订：2、3.2、4.1、4.1.1、4.1.3~4.1.5、4.2、4.2.1、4.2.2、7.2、7.5；增加:3.3、4.2.3、4.2.4、4.3、4.5、5、删除:4.4、6.2条款 刘运媚 2006-7-28 何军 2006-7-27 潘四 2006-7-26 张望梅 2006-7-23 标 题 图书管理程序 编 号 YL-90B-009 版本 B 管理归口 总 务 部 制订日期 2006-7-23 页次 2/3 4.2 阅览室书籍、报纸、娱乐光盘的申购与管理由柏力总务部按以下流程进行： 4.2.1阅览室书籍的申购与管理： 总务部每年年底提出申请，经总经理批准后，每月依据员工喜好与实际需求量，进行订购。总务部内部须明确责任人，负责期刊杂志的接收、编号，统一登记于《书籍一览表》中，并加盖图书专用单，具体落实责任人进行管理。对破损严重之期刊杂志由总务部依据实际情况提出报废申请，呈交总经理批准后执行，删除相应流水编号，待新购进相关书籍后再进行添加补充；阅览室内期刊杂志一律不予外借。 4.2.2报纸的申购与管理： 总务部于12月初调查下年度各部门报纸需求，依据需求提出报纸订阅申请，经总经理批准后，在适时于邮局进行订阅；总务部内部须明确责任人，负责报纸的接收与保存，并确保当日报纸得到及时张贴、入架；过期无需再保存的旧报纸由总务部进行处理。 4.2.3娱乐光盘申购与管理： 总务部根据实际需求提出书面申请，经总经理批准后方可购买。购回之后由总务部编码管理。 4.2.4若书籍与娱乐光盘非正常损坏或遗失，总务部提出减损申请后还需按原价赔偿。 4.3编码规则: 书籍、杂志及光盘的编码规则为: □ □ □ □□□ 部门代码：使用部门代号，具体见《文件控制程序》4.2. 2. 4之部门代号； 类别代号：A:工作类书籍；B:阅览室书籍；C:光盘类资料；D：其它类书籍资料。 流水号：由编码部门按顺序连续编号。报纸不需进行编码。 4.4费用报销： 4.3.1各书籍申购部门的购书费用报销单需经企划部或总务部会签后，呈总经理批准； 4.3.2财务部报销各部门的书籍采购费用时，需凭有企划部或总务部会签的凭证方可办理。 4.5 归口部门每季度须对书籍及光盘的进行盘点,适当时，企划部进行复查。 5. 相关文件： 5.1文件控制程序 标 题 图书管理程序 编 号 YL-90B-009 版本 B 管理归口 总 务 部 制订日期 2006-7-23 页次 3/3 6.记录： 6.1书籍一览表 7.附件： 7.1 附件一：图书印章 7.2 工作类书籍管理流程图/阅览室书籍管理流程图 7.3 附件三：报纸管理流程图 毅力能源有限公司 管理体系 总务部 总经理 总务部 总 务 部 责任部门 流 程 申 购 购 审 批